Автоматизація e-mail оповіщень у BAS Малий бізнес

У сучасному бізнесі швидкість реакції на події часто визначає якість сервісу та ефективність роботи компанії. Важливо, щоб інформація про зміни в замовленнях, оплатах або інших важливих процесах своєчасно отримували як співробітники компанії, так і клієнти або партнери. У програмі BAS Малий бізнес передбачений зручний механізм автоматичних e-mail оповіщень, який дозволяє системі самостійно відправляти повідомлення за настання певних подій у програмі.

Що таке автоматичні e-mail оповіщення у BAS Малий бізнес?

Програма BAS Малий бізнес має достатній функціонал не лише для ведення облікових операцій, але й здатна автоматизувати таку важливу комунікаційну компоненту як e-mail оповіщення. В тому числі програмне забезпечення може надсилати контрагентам автоматичні повідомлення відповідно до налаштованих сценаріїв (подій).

Налаштування e-mail для автоматичних оповіщень

Завдяки гнучкості програмного забезпечення BAS, можна створити свою систему реагувань на ті чи інші події, за настання яких BAS Малий бізнес буде автоматично надсилати e-mail повідомлення співробітникам та контрагентам (клієнтам/постачальникам/партнерам).

Події, що запускають автоматичні e-mail повідомлення

Першою чергою в системі налаштовується обліковий запис електронної пошти, через який програма буде відправляти повідомлення. Після цього створюються правила робочого процесу, що визначають які повідомлення повинні бути відправлені та у яких ситуаціях.

Основою автоматизації є правила робочого процесу. Вони дозволяють визначити, за якої події система повинна виконати певну дію — відправити e-mail, створити подію, нагадування або запис у календарі.

Кожне правило може реагувати на різні події в системі, наприклад:

• зміну стану замовлення покупця;
• зміну стану замовлення постачальника;
• зміну стану замовлення на виробництво;
• надходження передоплати за замовленням;
• зміну стану завдань або сервісних робіт.

Завдяки такому підходу можна автоматизувати інформування як співробітників компанії, так і клієнтів або партнерів про ключові етапи виконання бізнес-процесів.

Умови спрацювання автоматичних оповіщень

У правилах визначаються умови, за яких система повинна виконати дію. Наприклад, коли замовлення переходить у певний стан або документ проведений у системі.

Після виконання заданих умов програма автоматично запускає необхідну дію. Одним з найпоширеніших сценаріїв є відправка електронного листа на підставі документа.

Відправка e-mail на підставі документів

Повідомлення можуть надсилатися відповідальним співробітникам, керівникам підрозділів, клієнтам або партнерам. Наприклад, система може автоматично повідомити покупця про зміну статусу замовлення, підготовку товару до відвантаження або іншу важливу подію.

Механізм правил у BAS Малий бізнес охоплює багато типів подій, пов’язаних із роботою компанії. Наприклад, система може реагувати на зміну стану замовлень, виробничих процесів або сервісних робіт.

Це дозволяє використовувати e-mail сповіщення в різних напрямках діяльності компанії: у продажах, закупівлі, виробництві, сервісному обслуговуванні тощо.

Використання автоматичних оповіщень у бізнес-процесах

Головним завданням модуля «email автоматизація» є прискорення обміну інформацією, що в свою чергу веде до зниження витрат на базові бізнес-процеси (за рахунок покращення продуктивності праці та гнучкості всередині штату, підвищення якості обслуговування, виведення внутрішньої аналітики та прийняття рішень на новий якісний рівень).

Переваги автоматизації e-mail оповіщень у BAS Малий бізнес

Автоматизація процесів e-mail оповіщень у BAS Малий бізнес дозволяє систематизувати інформування про події, що відбуваються у системі підприємства. Такий підхід забезпечує відповідну реакцію у вигляді автоматичного e-mail сповіщення за кожного відповідного сценарію (події).

Використання автоматичних повідомлень у BAS Малий бізнес дає компанії ряд практичних переваг:

• оперативне інформування співробітників про важливі події;
• автоматичне повідомлення клієнтів про статус їхніх замовлень;
• зменшення ризику пропустити важливі зміни у документах (зміна завдання, поточний статус замовлення тощо);
• скорочення ручного контролю за виконанням процесів;
• підвищення прозорості роботи компанії;
• покращення комунікації з клієнтами та партнерами.

Програма самостійно відстежує зміни у документах та надсилає повідомлення відповідним отримувачам. Все це допомагає підвищити швидкість обміну інформацією, покращити взаємодію з клієнтами та зробити бізнес-процеси більш контрольованими та ефективними.

Замовити безкоштовну консультацію. Онлайн заявка