FlyDoc

Що таке FlyDoc і як він працює

Інструмент працює через захищений канал платформи ПТАХ. Модуль обробляє дані, шифрує їх та пересилають через сервер документообігу. Далі документи автоматично потрапляють до потрібного контрагенту (навіть, якщо замість BAS він використовує інше популярне програмне забезпечення в Україні). Завдяки такому зв'язку бізнес може швидко обмінюватися звітністю та кореспонденцією без зайвих формальностей та ризику помилок.

Принцип роботи сервісу

FlyDoc підключається до EDI-платформи ПТАХ – це єдиний вузол обміну даними між системами. Після налаштування модуль приймає вихідні документи з BAS, обробляє їх та відправляє на сервер платформи у зашифрованому вигляді

Потім вони автоматично перенаправляються контрагенту (який також підключений до ПТАХ). Кожен етап обміну фіксується, а користувачі бачать поточний статус (доставлено, прийнято, відхилено). Це полегшує контроль руху паперів. У свою чергу, обмін через центральний сервер забезпечує гарантовану доставку та безпеку. Все завдяки тому, що документи підписуються електронним цифровим підписом (ЕЦП) та шифруються.

З якими системами сумісний FlyDoc

FlyDoc розрахований на спільну роботу з будь-якими популярними системами EDI (електронний обмін даними) та ERP (планування ресурсів підприємства). Насамперед це програми BAS (наприклад, «Бухгалтерія», «Управління торгівлею» та ін.), які легко з ним інтегруються

По суті, FlyDoc — це одна з реалізацій системи обміну документами BAS, що працює через ПТАХ. За його допомогою підприємства можуть обмінюватися документами з користувачами FREDO ДокМен, MEDoc, СОТА та багатьма іншими (у тому числі SAP та Oracle на великих проектах)

Тобто обмін ЕД здійснюється з вашими клієнтами, постачальниками та державними органами незалежно від використаних програм, оскільки всі вони підключені до ПТАХ.

Які документи підтримує FlyDoc

FlyDoc підтримує повний набір юридично значимих документів для бізнесу. Серед них:

1. Рахунки-фактури та акти - первинні документи, що підтверджують угоди та послуги.

2. Податкові накладні та додатки до них з автоматичною реєстрацією в Єдиному реєстрі.

3. Товарні та видаткові накладні, прайс-листи, договори та інші документи, що підлягають обміну з контрагентами

Все вищезгадане оформляється в електронній формі прямо у вашій збірці BAS і відразу відправляється потрібним одержувачам. Сервіс зберігає створені ЕД у загальній базі (інформаційній базі BAS) та забезпечує перевірку ключових реквізитів (суми, номери, дати), що усуває людські помилки.

Функціональні можливості FlyDoc

FlyDoc є багатофункціональним EDI-модулем. Ключові можливості програми ми наведемо нижче.

Створення та обробка е-документів

Модуль автоматично генерує електронні аналоги рахунків, актів та інших первинних документів на підставі BAS даних. Він може створювати документи в обліковій системі на підставі ЕД (подвійна синхронізація)

FlyDoc контролює заповнення реквізитів – перевіряється відповідність сум, номенклатури, дат та оновлюються довідники (реквізити контрагентів та номенклатури синхронізуються з отриманими даними). Всі підготовлені ЕД зберігаються в єдиній базі, а їх статус (надіслано, доставлено, отримано) наочно відображається користувачам.

Підписання та відправка

Весь процес підписання та надсилання електронних документів відбувається безпосередньо в BAS-інтерфейсі. FlyDoc підтримує кваліфіковані підписи (КЕП) усіх акредитованих центрів

Після створення документа ви можете одним клацанням накласти цифровий підпис і надіслати його контрагенту через захищений канал. Сервіс автоматично додає позначку часу під час підписання. Інтеграція з ЕЦП та криптографічний захист гарантують юридичну силу та конфіденційність паперів, що передаються.

Отримання та синхронізація

Платформа FlyDoc регулярно перевіряє пошту та автоматично завантажує вхідні електронні документи у вашу BAS-систему. Вам не потрібно вручну вивантажувати файли – всі кореспонденції (у тому числі відповіді контрагентів та статуси документів) з'являються в системі як нові ЕД і стають помітними відповідальним співробітникам

Крім того, при отриманні даних від партнерів FlyDoc оновлює в базі реквізити контрагентів та номенклатуру товарів, що спрощує облік. Вся історія обміну доступна у додатку: співробітники можуть бачити, хто, коли і яким чином отримав чи надіслав документ.

Додаткові можливості

Модуль має низку «фішок» для зручності бізнесу:

• FlyDoc має відкритий код, що дозволяє доопрацювати його особливо вашого документообігу;
• модуль може автоматично генерувати вхідні рахунки та акти BAS після підтвердження ЕД;
• налаштування прав доступу гнучко розмежовують, хто з користувачів та які операції може виконувати;
• сервіс функціонує будь-якому робочому місці, де встановлено облікова система — від локального ПК до хмарного сервера;
• FlyDoc також легко інтегрується із зовнішніми сервісами

При цьому всі документи залишаються всередині вашої системи автоматизації, що спрощує резервне копіювання та зберігання даних.

Переваги використання FlyDoc для бізнесу

Використання FlyDoc суттєво прискорює документообіг та оптимізує витрати. Ключові вигоди:

1. Економія часу та грошей - автоматизація рутинних операцій виключає необхідність друку та поштових відправлень, заощадивши ресурси підприємства.

2. Підвищена надійність - у системі передбачена перевірка коректності заповнення ЕД та шифрування, що знижує ризик помилок та витоків.

3. Єдиний інформаційний простір — усі електронні документи зберігаються у загальній базі BAS, що спрощує пошук та архівування.

4. Адаптивність — відкритий код FlyDoc та гнучкі налаштування роблять його зручним для компаній будь-якого масштабу та галузі.

Кому підходить FlyDoc

FlyDoc буде корисним будь-якому бізнесу, що працює в середовищі BAS, хто хоче спростити обмін з партнерами та контролюючими органами. Сервіс особливо підходить підприємцям та компаніям, які прагнуть перейти на електронний документообіг та «забути» про паперові носії.

Вартість FlyDoc

Ми пропонуємо прозрілий і передбачуваний формат оплати без обмежень за кількістю відправлених або отриманих документів. Річна підписка для юридичних осіб коштує 9300 грн., для ФОП – 4650 грн. Ціни фіксовані, без додаткових комісій або прихованих платежів, що дозволяє зручно планувати витрати та масштабувати електронний документообіг без сюрпризів.

Як підключити FlyDoc

Підключити FlyDoc досить просто, особливо якщо ви працюєте з BAS. Зазвичай процедура складається з кількох кроків:

1. Отримання модуля: зверніться до служби підтримки Fort B2B для оформлення передплати.

2. Встановлення: завантажте дистрибутив FlyDoc і запустіть інсталяцію у вашій конфігурації BAS (врахуйте, що модуль підтримує всі популярні конфігурації BAS).

3. Налаштування: вкажіть параметри доступу до сервера ПТАХ та прив'яжіть ваш кваліфікований підпис (КЕП).

4. Реєстрація та запуск: після встановлення активуйте модуль, зареєструйтесь у ПТАХ та налаштуйте права доступу для користувачів.

Перейдіть на FlyDoc, щоб ваша компанія раз і назавжди забула про всі мінуси старого формату роботи з документами!

Часті питання

Які документи можна відправляти через FlyDoc?

Рахунки, акти, податкові накладні, додатки 2, видаткові накладні, договори, прайси та інші первинні документи.

Чи можна підписувати документи КЕП у FlyDoc?

Так, сервіс підтримує всі акредитовані КЕП, включно з безкоштовними підписами ДПС.

Чи потрібно встановлювати додаткові програми для роботи з FlyDoc?

Ні, робота здійснюється у звичній системі BAS.

Чи можна автоматизувати відправку документів?

Так, FlyDoc дозволяє створювати, підписувати та відправляти е-документи за розкладом.

Чи контролює FlyDoc реквізити документів?

Так, модуль перевіряє номер, дату, суму, реквізити контрагента та інші ключові параметри.