BAS Документообіг КОРП

Важливо знати: BAS Документообіг КОРП працює за українськими законами. Тобто все в програмі вже налаштовано так, як вимагає держава — нічого не потрібно додумувати або переробляти вручну. Документи будуть оформлені правильно, а з перевірками не буде зайвих нервів. Програма знає:

• Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг".
• Закон України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах".
• Закон України "Про звернення громадян".
• Постанову КМУ "Про затвердження Типової інструкції з діловодства...".
• Постанову КМУ "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу...".

З BAS Документообіг КОРП робота з листами, наказами, звітами стає простою. Для кожного з них є спеціальна картка з усією необхідною інформацією. Ці картки повністю відповідають українським законам, наприклад, "Інструкції з діловодства №1153" та постановам Кабміну. Для легкого старту в комплекті з програмою йде 45 готових інструкцій. Вони прості й допомагають швидко освоїтися з документами, завданнями та процесами.

У BAS Документообіг КОРП файли зберігаються надійно в спеціальних папках. Доступ до них строго обмежений: кожну папку налаштовано так, що бачать і працюють з нею лише ті працівники, кому це дозволено.
Папки можна організувати як зручно компанії: хоч за відділами, хоч за типом документів. Для кожної папки легко налаштувати, хто може просто читати, хто — додавати, хто — змінювати, а хто — видаляти документи.
BAS Документообіг КОРП дозволяє і забороняє доступ до інформації. Це зручно для підтримання безпеки компанії. Щоб важливі дані не потрапили до сторонніх, є спеціальний звіт. Він показує, кому і до чого відкрито доступ, допомагаючи уникнути помилок. Самі файли можна зберігати як всередині програми, так і на дисках сервера.

З BAS Документообіг КОРП легко враховувати та реєструвати всю пошту, вхідну та вихідну. Програма автоматично присвоює унікальні номери, навіть при складних правилах нумерації — ручна праця виключена.
Уся реєстрація проходить строго за українськими держстандартами та правилами. Можна відразу друкувати штрихкоди та реєстраційні штампи прямо з програми!
Після реєстрації документа запускаються важливі процеси:

• Автоматично починається розгляд документа (це "бізнес-процес"), і він відразу ставиться на контроль виконання.
• Виконавці одразу отримують повідомлення про нові завдання.
• Програма слідкує за всіма термінами, виключаючи прострочення.
• Документи формуються в "справи", а по завершенні роботи легко відправляються в архів або на видалення.
• Легко створювати звіти: про кількість отриманих файлів, їх виконання, і, звичайно, бачити всі прострочені документи.

У "BAS Документообіг КОРП" є все необхідне для реєстрації та обробки звернень громадян. Програма повністю відповідає Закону України "Про звернення громадян".
Без проблем відстежуються повторні звернення та дублікати. Також програма допомагає враховувати перенаправлення звернень до інших організацій і їх отримання звідти.
Для роботи зі зверненнями є спеціальне зручне вікно. Тут співробітник одразу бачить усі запити, історію листування та іншу важливу інформацію. Для аналізу та контролю доступні спеціальні звіти: "Виконання звернень громадян", "Структура звернень за період", "Динаміка кількості звернень" та "Список усіх звернень громадян".

З "BAS Документообіг КОРП" уся паперова тяганина з договорами залишається у минулому. Уявіть, програма бере на себе практично все:

• Легко готуємо проєкти договорів.
• Узгоджуємо їх як всередині компанії, так і з зовнішніми партнерами.
• Враховуємо всі документи, пов’язані з договором: акти, додаткові угоди.
• Слідкуємо за строками дії договорів.
• Працюємо з сумами договорів у різних валютах.
• Контролюємо, як виконуються фінансові зобов’язання за договором.
• Перевіряємо, чи є всі необхідні супровідні документи, наприклад, рахунки-фактури.
• Слідкуємо, щоб усі передані екземпляри документів повернулися.
• Можна зафіксувати навіть розірвання договору.

Кожен договір у системі має свою спеціальну картку. Тут і строки, і суми, і податкові правила, і інше. А ще в картці є ціла таблиця, де можна докладно розписати товари або послуги.
Щоб зрозуміти, як іде робота за договорами, є зручні звіти. Наприклад, побачимо: "Які договори укладено", "Строки яких договорів закінчуються", "Які є супровідні документи", "Як змінювалася кількість укладених договорів", "Як змінювалися суми" і навіть "Які договори розірвано".

У "BAS Документообіг КОРП" немає проблем із завантаженням будь-яких документів і файлів прямо зі сканера. Програма "дружить" з усіма сканерами, які підтримують стандарт TWAIN. Можна сканувати у JPG, PDF і TIF, і легко створювати багатосторінкові документи.
До речі, програма вміє і "потокове" сканування: скануємо пачку документів, а вона сама розпізнає штрихкоди і одразу створює багатосторінкові TIF або PDF файли.
І це ще не все: "BAS Документообіг КОРП" автоматично розпізнає текст на відсканованих зображеннях. А це означає, що потім легко знайти будь-яку інформацію, просто використовуючи пошук за словами.

"BAS Документообіг КОРП" вміє самостійно забирати файли з вказаної папки у вашій внутрішній мережі. Щойно там з’являється новий файл або ціла папка, вони одразу переносяться до потрібного розділу документообігу. При цьому всі оригінальні назви та структура папок залишаються без змін.
Ці нові файли програма автоматично "розуміє", додає у свою базу для швидкого пошуку. Це просто надзвичайно зручно, щоб зв’язати програму з мережевими сканерами, факсами або іншими застосунками, які зберігають файли у спільну папку.

У "BAS Документообіг КОРП" є вбудована електронна пошта:

• Можна надсилати будь-які документи або файли прямо з програми електронною поштою.
• Можна завантажувати вхідні листи або внутрішні документи з пошти одразу в систему.
• Якщо є електронний підпис (ЕЦП), то спокійно надсилаємо і отримуємо підписані та зашифровані файли.
• Є пошук за різними даними, а ще можна шукати за словами прямо всередині тексту листів.

Не потрібно навіть відкривати програму, щоб впоратись із завданням! Просто відповідайте на листи, які "BAS Документообіг КОРП" надсилає вам автоматично.

У "BAS Документообіг КОРП" працювати з документами легко, тому що використовуються звичні програми, як Word або Excel. На "робочому столі" програми завжди видно, які завдання зараз у роботі і що ще потрібно зробити. Його, до речі, можна налаштувати під себе для максимальної зручності.
Усі співробітники можуть переглядати та змінювати файли. Не варто хвилюватися, що хтось зіпсує роботу: "BAS Документообіг КОРП" блокує файли, поки їх редагують. Тому конфліктів не буде, навіть якщо над документом працює кілька людей.
Під час збереження змін програма сама створює нову версію файлу. Вона запам’ятовує, хто і коли вніс правки. З картки файлу можна переглянути всі попередні версії, видалити зайві або повернутися до будь-якої старої версії. Для популярних форматів (на кшталт Word або TXT) навіть доступне порівняння версій, щоб швидко побачити, що змінилося.

У "BAS Документообіг КОРП" можна використовувати готові шаблони для документів і файлів, які заповнюються автоматично. Наприклад, створюючи новий файл із шаблону, туди одразу підтягнуться потрібні дані: назва компанії, автор, дата, сума договору, реквізити партнера.
А якщо створюється новий документ за шаблоном, його поля заповнюються самі, і до нього автоматично прикріплюються всі файли, зазначені в шаблоні. Ці файли також заповнюються інформацією з самого документа. Це суттєво економить час і допомагає уникнути помилок!

У "BAS Документообіг КОРП" кожному документу автоматично присвоюється унікальний штрихкод. Його можна:

• Надрукувати на окремому аркуші.
• Надрукувати прямо на титульному аркуші паперового документа.
• Надрукувати на спеціальній наклейці.
• Вставити в електронний документ як зображення.

Ці штрихкоди дуже корисні! Вони допомагають швидко знаходити картки документів або автоматично прикріплювати файли до документів під час потокового сканування.

У "BAS Документообіг КОРП" також можна надрукувати реєстраційний штамп для будь-якого документа. На ньому буде назва організації, реєстраційний номер, дата реєстрації і, звісно, штрихкод. Штамп можна надрукувати як на окремому аркуші, так і прямо на першій сторінці паперового документа.

Програма автоматично пов’язує документи між собою. Також можна налаштувати додаткові зв’язки між будь-якими документами та вказати правила їхньої роботи. Програма підтримує різні типи зв’язків: одиничні, множинні, односторонні, двосторонні.
Зручно, що програма показує всі документи, які стосуються конкретного партнера. При цьому розділяє їх на вхідні, вихідні та внутрішні. Так видно всю історію спілкування та роботи.

У картці кожного документа в "BAS Документообіг КОРП" можна додати кілька резолюцій. Вони можуть створюватись автоматично (через процес "Розгляду") або вводитись вручну. Цікаво, що авторами резолюцій можуть бути не тільки співробітники компанії, але й відповідальні особи з інших організацій.
За необхідності кожну резолюцію можна завірити електронним підписом (ЕП). Вимога підписання залежить від правил документообігу компанії.

"BAS Документообіг КОРП" зручно відстежує передачу вхідних файлів до інших організацій. Також враховуються документи, отримані від сторонніх організацій після переадресації. Важливо, що програма допомагає слідкувати за строками виконання таких документів, запобігаючи пропускам.

Програма також відстежує передачу документів посадовим особам партнерів. І що важливо — допомагає контролювати строки повернення цих документів, забезпечуючи знання про місцезнаходження важливого документа.

У "BAS Документообіг КОРП" вся командна робота з документами будується на розумних процесах. Це допомагає навести лад і пришвидшити справи. Ось найголовніші з них:

• Розгляд. Документ потрапляє до керівника. Він може написати своє рішення (резолюцію) або одразу надіслати документ у роботу чи просто для ознайомлення.
• Виконання. Завдання надсилається групі співробітників. Програма слідкує, щоб усе було виконано в строк. Можна навіть призначити відповідального.
• Узгодження. Коли документ потрібно погодити, він проходить по ланцюгу або одразу до кількох осіб. Після цього він повертається до автора для перегляду результату або надсилається на доопрацювання. Узгодження буває:
  1. паралельним: всі переглядають документ одночасно;
  2. послідовним: один за одним, по черзі;
  3. змішаним: і так, і так, плюс з урахуванням різних умов.
• Затвердження. Документ надсилається на затвердження відповідальній особі. Після цього він повертається, щоб можна було побачити результат.
• Реєстрація. Файл потрапляє до секретаря. Там йому присвоюється номер, ставиться печатка, і він готовий до відправки.
• Ознайомлення. Якщо потрібно просто ознайомити когось із документом, програма розішле його всім потрібним співробітникам.
• Доручення. Легко видаються доручення співробітникам і відстежується їхнє виконання.
• Обробка вхідного документа. Це повний цикл роботи — від перегляду і виконання до відправки в архів.
• Обробка вихідного документа. Це повний цикл створення — від погодження і затвердження до реєстрації.

Завдання можна призначати не лише конкретним співробітникам, а й цілим ролям у компанії. Наприклад, документ надсилається на затвердження "директору", і система сама знайде, хто зараз обіймає цю посаду (сам директор чи його заступник), і доставить завдання прямо йому.

Для складних завдань можна заздалегідь налаштувати готові шаблони для кожного процесу. Програма сама вирішить, яким шляхом піде документ. Наприклад, договір на велику суму піде одним маршрутом погодження, а звичайний – іншим. Ці правила легко налаштувати в програмі.

Строки виконання контролюються дуже суворо. Програма враховує графіки роботи співробітників і може рахувати час не лише в днях, а й у годинах і навіть у хвилинах.

Не потрібно тримати все в голові! Програма сама запускає процеси за розкладом. А якщо щось затримується, вона автоматично "б'є на сполох": наприклад, передає прострочене завдання прямо начальнику відділу або навіть сама завершує зависле погодження (якщо так налаштовано).

Усі процеси й завдання можна вибудувати в ієрархію, як дерево. Тобто один процес може бути частиною іншого. Так усі, хто бере участь у роботі, бачать повну картину, але тільки ті частини, до яких мають доступ.

Можна зупинити будь-який процес, і тоді всі завдання й підпроцеси, які до нього належать, також зупиняться.

Щоб уникнути помилок і бути впевненим, що завдання справді виконано, можна налаштувати додаткові перевірки. Наприклад, система не дозволить закрити завдання, доки не заповнено всі важливі поля в документі або не прикріплено підтверджувальний файл. Так нічого не проскочить!

Ця програма вміє "дружити" з іншими системами BAS. Наприклад, замовлення клієнта можна почати оформлювати в "BAS Управління торгівлею", потім воно потрапить у "BAS Документообіг КОРП" для погодження, а потім знову повернеться в "BAS Управління торгівлею" для завершення. Для користувача це відбувається непомітно й автоматично, як єдине ціле.

"BAS Документообіг КОРП" допомагає керувати проєктами так, щоб усі дані були під рукою. Програма збирає всю інформацію – документи, файли, завдання – і розкладає її по проєктах. Вона також допомагає організувати роботу так, щоб план проєкту виконувався крок за кроком.
Що вміє програма для проєктів:

• Можна створити повну карту проєкту й розбити його на дрібніші завдання.
• Відстежує, скільки часу співробітники витрачають на роботу по кожному проєкту.
• Створює різні звіти, щоб бачити, як ідуть справи по проєктах.
• Проєкти можна завантажувати з Microsoft Project (через XML-файл).
• Працює з планом проєкту й показує його на діаграмі Ґанта (це така наочна графіка завдань у часі).

Процес роботи над проєктом у програмі складається з таких етапів:

• Початок (Ініціація): запускаємо проєкт.
• Планування: складаємо детальний план.
• Затвердження плану: отримуємо дозвіл на план.
• Старт робіт: починаємо виконання завдань.
• Виконання: працюємо за планом.
• Завершення: фіналізуємо проєкт.

Для контролю проєктів є спеціальні звіти:

• "Поточний стан завдань": показує, що відбувається із завданнями прямо зараз.
• "Завдання, які скоро почнуться": нагадує про найближчі старти.
• "Завдання, які скоро завершаться": допомагає відстежити майбутні дедлайни.
• "План-факт за строками": порівнює, чи вкладаємося у заплановані строки.
• "План-факт трудовитрат": показує, скільки часу планували витратити й скільки пішло насправді.

У "BAS Документообіг КОРП" є чудові інструменти, які значно спрощують і прискорюють усю роботу з організацією заходів. Чи то наради, конференції чи щось інше — програма допоможе:

• Швидше все підготувати.
• Легко зібрати потрібних учасників і повідомити їх.
• Слідкувати за виконанням рішень, прийнятих на зустрічах.

Система проведе вас через усі етапи — від початкової підготовки до аналізу того, наскільки ефективно пройшов захід і чи виконані всі рішення. Вона вміє працювати з усім:

• Зовнішніми й внутрішніми зустрічами.
• Офіційними засіданнями (наприклад, ради директорів, наради).
• Бронюванням переговорних кімнат.
• Підбором часу, зручного для всіх учасників.
• Створенням програми зустрічі та її протоколу.
• Фіксацією рішень і контролем їх виконання в строк.

Процес у програмі виглядає так:

Підготовка:

• Плануємо, хто прийде, де і коли це буде.
• Складаємо програму заходу.
• Узгоджуємо участь (місце, час).
• Готуємо всі потрібні матеріали.
• Надсилаємо ці матеріали учасникам.

Проведення:

• Відзначаємо, хто прийшов, а хто ні.
• Фіксуємо всі прийняті рішення.

Оформлення протоколу:

• Готуємо сам протокол зустрічі.
• Узгоджуємо протокол.
• Затверджуємо протокол.

Виконання рішень:

• Слідкуємо, щоб усі прийняті рішення були виконані.

Корисні звіти щодо заходів

У програмі вже є багато готових звітів, щоб переглянути, наскільки ефективно організовані заходи:

• "Які заходи були проведені за період". Показує список усіх зустрічей.
• "Як змінюється кількість заходів". Побачимо, чи частіше, чи рідше стали збиратися.
• "Скільки часу витрачається на заходи". Допоможе оцінити витрати часу.
• "Які заходи проводимо найчастіше". Показує найпопулярніші формати зустрічей.
• "Хто з працівників ігнорує заходи". Виявить тих, хто пропускає.
• "Хто з керівників/організаторів порушує строки". Показує, хто затягує підготовку.
• "За якими заходами рішення залишилися невиконаними". Підсвітить, де рішення не були реалізовані.

Під час запуску "BAS Документообіг КОРП" одразу відкривається вікно "Поточні справи". Це такий центр управління, де видно все найважливіше:

• Що потрібно зробити і що роблять підлеглі (якщо обіймаєте керівну посаду).
• Усе, що заплановано в календарі.
• Нові листи та повідомлення з внутрішнього форуму.
• Інформація про зустрічі та наради.
• Які документи зараз у процесі.
• Скільки часу витрачено на різні задачі.
• Спеціальний віджет "Відсутності" показує, кого сьогодні немає в офісі і чому (наприклад, хто працює віддалено).

В окремому вікні "Мої задачі" зручно розсортовані всі справи. Є дві вкладки:

• "Завдання мені": Тут зібрані задачі, які надійшли напряму, або для вашої посади (ролі), або за делегуванням.
• "Завдання від мене": Тут видно задачі, які ви комусь доручили.

До речі, задачі можна позначати різнокольоровими прапорцями. Це дуже зручно, коли справ багато і потрібно швидко зорієнтуватися!

Електронний документ — це не просто файл, а структурований набір даних. У ньому є й реквізити, і сам текст. Уся ця інформація використовується для швидкого пошуку потрібного документа.
У програмі працює повнотекстовий пошук, який знаходить файли і навіть текст всередині файлів популярних форматів (Word, Excel тощо). Пошук здійснюється по всіх полях у картках і по вмісту файлів, причому з урахуванням усіх форм слів українською, російською та англійською мовами.

Керівникам потрібні дані, щоб приймати правильні рішення й зробити роботу співробітників ефективнішою.
У програмі є щоденні звіти, які співробітники заповнюють самі. Там зазначається, скільки часу витрачено на який проєкт, чим займалися або чому були відсутні (наприклад, відпустка чи дистанційна робота).
Можна вести загальні та особисті календарі. Програма допомагає підібрати зручний час для зустрічей, враховуючи зайнятість. У запис календаря можна перетворити будь-що: задачу, документ, лист або захід.

У програмі можна працювати, навіть якщо офіси розташовані в різних місцях. Система вміє працювати в режимі розподіленої інформаційної бази, навіть якщо файли зберігаються не в самій програмі, а на дисках.

"BAS Документообіг КОРП" легко обмінюється даними з іншими популярними програмами, такими як "BAS ERP", "BAS Управління холдингом", "BAS Управління торгівлею". Завдяки такій "безшовній" інтеграції можна почати процес в одній системі, а продовжити в іншій — для користувача це відбувається непомітно.
У комплекті з програмою вже йдуть готові правила обміну. Їх можна одразу використовувати або налаштувати під свої потреби, наприклад, за допомогою "Універсального обміну даними у форматі XML".

"BAS Документообіг КОРП" може працювати як зовнішнє сховище файлів для інших програм. Зв’язок між ними здійснюється через веб-сервіси.
Використання програми як бібліотеки файлів дає багато переваг:

• Прикріплюються файли до об’єктів у будь-якій інформаційній базі.
• Зменшується навантаження на основну базу, оскільки файли зберігаються в "BAS Документообіг КОРП".
• Забезпечується безпечне, надійне й централізоване зберігання всіх документів.
• Файли, прикріплені в інших програмах, автоматично стають частиною загального документообігу.
• Створюється єдине сховище для файлів з різних програм.