BAS Управління автотранспортом Стандарт

Це ПЗ охоплює процеси, серед яких:

• прийом та розподіл заявок на використання транспорту;
• облік рознарядок та контроль виконання;
• робота з маршрутними листами та редагування.

«BAS Управління автотранспортом Стандарт» пропонує механізм для обліку заявок та подальшого їх розподілу автопарком. Заявки на машини надходять як від внутрішніх підрозділів організації, і від сторонніх партнерів чи клієнтів. Кожне замовлення на транспортний засіб показує:

• адреси та часові проміжки, в які виконується доставка;
• характеристики вантажу, що перевозиться, і додаткові параметри;
• перелік послуг під час перевезення;
• спеціальні вимоги до транспорту, що використовується.

У програмі також є формування щоденних рознарядок на рейси. У процесі враховуються режими експлуатації автомобілів та графіки водіїв, щоб планувати роботу автопарку.

Щодо диспетчеризації, роль автоматизованого робочого місця диспетчера полягає в тому, щоб прискорити обробку клієнтських замовлень та забезпечити оперативне формування завдань на перевезення. Серед доступних інструментів:

• пошук та підбір заявок;
• оформлення у форматі «Маршрутний лист»;
• робота з журналами «Маршрутні листи» та «Дорожні листи»;
• групове створення та друк «Розрядки».

У цьому напрямі ПЗ вирішує ряд практичних завдань:

• ведення цінових довідників та тарифів на транспортні послуги;
• автоматичний розрахунок вартості виконаних перевезень;
• підготовка документів реалізації, рахунків, актів та зведених реєстрів.

Перевага – гнучкий довідник тарифів. Через нього формуються як прості, так і багаторівневі тарифні схеми з урахуванням умов договорів, специфіки маршрутів та характеристик транспортних засобів, що використовуються.

Установки включають:

• прив'язку тарифу до обсягу виконаної роботи;
• встановлення фіксованих ставок;
• конструювання складних тарифних комбінацій

На основі тарифів програма автоматично розраховує вартість послуг у документі «Товарно-транспортна накладна», який формується прямо у дорожньому листі. За вибраний період для клієнтів легко підготувати рахунки та акти наданих послуг із необхідною деталізацією. Додатково є формування зведених реєстрів.

Усі створені документи реалізації можуть бути вивантажені до «BAS Бухгалтерія», що забезпечує повну сумісність та спрощує роботу бухгалтерії.

Через це ПЗ вирішуються такі завдання:

• фиксация прямых расходов, связанных с эксплуатацией собственного автопарка;
• настройка правил распределения доходов и затрат по выбранным аналитикам;
• учет дополнительных трат на содержание и использование автомобилей.

Прямі витрати формуються на основі інформації з колійних та ремонтних листів: сюди входять витрати на пально-мастильні матеріали, вартість технічного обслуговування та ремонтів, а також амортизація та зношування шин.

Для кожної статті доходів, витрат чи собівартості можна визначити базу та спосіб розподілу, вибравши найбільш зручний варіант для аналізу. Звітність за витратами доступна в різних розрізах - на замовлення на транспорт, окремим автомобілям, структурним підрозділам або клієнтам.

Підсумкова інформація дозволяє оцінити рентабельність роботи автопарку та зрозуміти, наскільки ефективно використовується транспорт.

У програмі передбачена робота з дорожніми листами різних типів:

• для легкових машин;
• для вантажного транспорту (погодинна та відрядна форми);
• для спецтехніки;
• для міжміських рейсів;
• для автобусів;
• для водіїв – фізичних осіб-підприємців;
• для будівельної техніки (рапорти з роботи машин).

Друковані форми уніфіковані та відповідають встановленим вимогам. Оформлення дорожнього листа можна виконати вручну або за допомогою пакетної генерації. Останній варіант зручний для підприємств із великим парком автомобілів: він дає можливість за короткий час випустити та роздрукувати одразу серію документів, помітно знизивши навантаження на диспетчера.

При обробці дорожнього листа ПЗ автоматично розраховує показники по кожному рейсу: пробіг з вантажем, час у вбранні, зайнятість, простий, а також нормативні та фактичні витрати палива та технічних рідин.

На основі введених параметрів формуються аналітичні звіти, серед яких:

• облік вироблення обладнання у мотогодинах;
• картка роботи транспортних засобів;
• пробіг автомобілів;
• показники виробітку;
• діаграма стану транспорту (у форматі діаграми Ганта);
• та інші форми аналітики.

У цій програмі вирішуються такі завдання:

• ведення оборотів та облік витрати ПММ / робочих рідин по кожному транспортному засобу;
• фіксація економії або перевитрати палива у розрізі рейсів та водіїв;
• контроль залишків палива та рідин у баках машин з можливістю їх інвентаризації.

Для автомобілів можна ставити як базові норми витрати ПММ, так і нормативи для спеціальних видів робіт. Також враховуються коригувальні коефіцієнти: сезонні надбавки, температурні виправлення та особливості експлуатації у складних умовах. Усі алгоритми відповідають вимогам наказу Міністерства транспорту України.

Щодо заправки та зливу палива, функціонал охоплює:

• облік фактів зливу пального;
• проведення інвентаризації залишків у баках;
• реєстрацію заправок зі складу, за готівку, за картами, талонами або безпосередньо від постачальників;
• завантаження звітів із процесингових центрів з деталізацією по картах;
• зіставлення інформації про заправки з касовими чеками водіїв.

Для аналізу руху палива та технічних рідин доступні звіти, серед яких:

• відомість руху ПММ;
• звіти приходу та витрати по кожному автомобілю;
• облік заправок;
• порівняння заправок, проведених за картами.

У цьому ПО передбачені такі функції:

• реєстрація заявок на проведення ремонтних робіт;
• облік планових технічних обслуговувань та виконаних ремонтів як у власній майстерні, і у сторонніх сервісах;
• формування та друк документа «Вимога-накладна» прямо з «Ремонтного листа»;
• ведення обліку агрегатів;
• фіксація фактів встановлення та заміни шин, акумуляторів та інших елементів додаткового оснащення.

Рішення дозволяє детально аналізувати майбутні та завершені роботи з технічного обслуговування та ремонту автомобілів за допомогою звітів «Планування ТО» та «Графік ТО». Для поглибленого аналізу передбачені звіти щодо використаних запчастин та витратних матеріалів, а також можливість скласти рейтинг автомобілів за витратами на ремонт.

Окремий модуль «Облік агрегатів та комплектації» охоплює контроль шин, акумуляторів, аптечок, рацій та іншого обладнання. Для шин додатково ведеться облік щодо конкретних місць встановлення.

Щоб спростити роботу механіка, у ремонтному аркуші реалізовано майстер установки шин. З його допомогою можна:

• встановлювати, змінювати або знімати покришки,
• перевіряти інформацію про поточний комплект шин на автомобілі.

Програма зберігає інформацію про дату та місце кожної установки. З пробігу транспортного засобу автоматично розраховується ступінь зносу покришок, що дозволяє заздалегідь планувати їх заміну.

ПЗ забезпечує ведення обліку всіх дорожньо-транспортних пригод, пов'язаних із автопарком компанії.

Функціонал включає:

• оформлення та реєстрація документів про ДТП;
• облік завданих транспортним засобам збитків та страхових виплат;
• аналіз причин аварій та виявлення характерних порушень правил дорожнього руху;
• формування рейтингу водіїв із порушеннями.

Через звіти можна вивчати причини аварій, частоту участі водіїв у ДТП, а також зіставляти витрати на відновлювальний ремонт із сумами страхових виплат. Окрім ДТП, програма веде облік штрафів, накладених на водіїв. Серед можливостей:

• друк форми згоди на утримання штрафів із заробітної плати;
• зберігання фотофіксацій порушень;
• формування рейтингів водіїв щодо порушень;
• аналітика за типами правопорушень

У документах фіксується інформація про транспорт та водія, описуються порушення, зазначаються суми штрафів та інформація про оплату. Через звіти можна проводити аналіз статистики, знаходити повторюваних порушників та оцінювати типові порушення правил дорожнього руху.

ПЗ дозволяє вести повний контроль руху запчастин, палива, технічних рідин та інших витратних матеріалів на складах.

Функціонал складається з таких елементів:

• реєстрація надходжень та списань товарів;
• облік видачі запчастин та розхідників для роботи автопарку;
• внутрішні переміщення номенклатури між складами;
• списання матеріалів на конкретні транспортні засоби;
• проведення інвентаризацій для звіряння фактичних залишків;
• контроль стану запасів усім складах.

Інформацію про рух товарів та залишки можна аналізувати через звіти. Це робить складську діяльність прозорою та допомагає правильно працювати із запасами.

ПЗ забезпечує врахування всіх аспектів роботи водіїв та розрахунок їх заробітної плати.

Функції включають:

• фіксацію вироблення та відпрацьованих годин кожного водія;
• нарахування зарплати на основі інформації з дорожніх листів.

Функціонал дає можливість:

• створювати, зберігати та роздруковувати графіки роботи водіїв на період — місяць, рік чи інший інтервал;
• формувати табелі обліку робочого дня для точного контролю.

Інформація про нарахування зазначається у документі «Нарахування зарплати». Він корисний для розрахунку податків, підготовки звітності та передачі до «BAS Бухгалтерія» для подальшої роботи бухгалтерії.