ERP система для малого бизнеса: преимущества, виды и риски внедрения

Бизнес в современных условиях стремительно развивается. Одновременно растет и соперничество между компаниями. Для того чтобы быть впереди других, нужно постоянно расти и повышать свою эффективность. Одним из вариантов для этого может стать автоматизация бизнес-процессов. Именно ERP - это та система, которая способна объединить все отделы в единое целое и оптимизировать управление компанией. С помощью такого программного комплекса можно повысить прибыль и сократить убытки. Однозначно не стоит отказываться от подобного варианта. А наоборот - внедрить его в свой бизнес.

Что такое ERP-система

ERP - это простыми словами программа для объединения в одном месте всей важной информации. В нее включаются данные о:

• финансовых показателях и зарплате;
• продажах товаров и услуг;
• закупках и их планировании;
• складе и товарных запасах;
• персонале.

В такой системе могут быть учтены и другие направлениях деятельности. А ее цель - обеспечить прозрачность всех бизнес-процессов. Правильно внедренная в бизнес система ERP помогает руководству и сотрудникам принимать решения на основе актуальной и свежей информации. А получать реальные данные можно удаленно с любого места в мире.

Особенность такого ПО в том, что оно работает в качестве “цифрового сердца”. Каждое подразделение компании отдельно вносит свои данные. Но они сразу же становятся доступными для всех, у кого есть разрешение на доступ. Так легче работать смежным отделам. Например, бухгалтерия может видеть актуальные продажи. Так же и отдел закупок способен использовать программы ERP для контроля остатков товара.

Как работают системы ERP

Работа такой системы базируется на объединении нескольких моделей. При этом каждый отвечает за свое направление в бизнесе:

• бухгалтерия и финансовые операции: контроль движения средств, анализ доходов и расходов, документооборот;
• закупки и контроль склада: автоматизация заказов, контроль запасов, учет поставок;
• продажи и оплаты: фиксация заказов, формирование счетов, учет оплат;
• обслуживание клиентов и сервис;
• кадровый учет: ведение штата сотрудников, расчет зарплаты, графики работы;
• производство: контроль всех этапов, себестоимость продукции.

Все эти модули ERP систем связаны между собой. Это и позволяет информации на предприятии быть актуальной в любое время суток и обновляться в реальном времени.

Чем отличается CRM-система от ERP

Что такое ERP и CRM иногда путают. Ведь две программы обеспечивают автоматизацию бизнеса. Но вместе с тем цель их кардинально отличается. CRM направлена на работу с клиентами. С ее помощью можно вести учет клиентов и автоматизировать продажи. Также подобная система актуальная для сервиса и маркетинга.

Немного другая схема, как работает ERP система. Такой инструмент можно назвать более широким. Он охватывает весь бизнес и включает как финансы, так и производство, логистику и персонал.

Если объяснить разницу между этими понятиями простыми словами, то CRM помогает продавать, а ERP - управлять бизнесом в целом. Есть современные программные решения с интеграцией обоих вариантов. И это действительно удобно. Такой системой в первую очередь может воспользоваться малый бизнес.

Виды ERP-систем

Какие бывают ERP системы - ключевой вопрос при их выборе. Такое ПО для автоматизации бизнеса представлено тремя основными группами. Они отличаются способом установки и масштабностью бизнеса:

1. Облачные. Подобные варианты хранятся на удаленных серверах и доступны через интернет. Преимуществами облачных систем автоматизации бизнеса является низкая стоимость внедрения и безопасность данных. Также их легко внедрить.
2. Локальные. Устанавливаются на сервер компании. Подобные виды ERP систем обеспечивают больший контроль над данными. При этом они требуют затрат на оборудование и обслуживание.
3. Гибридные. Объединяют локальные и облачные элементы. Например, данные бухгалтерии могут храниться локально, а склад - в облаке.

В качестве ERP для малого бизнеса чаще всего выбирают облачные. И это объясняется их доступной ценой и более простым внедрением.

Для чего нужны ERP системы

Внедрение системы ERP способно решить ключевые задачи бизнеса любого масштаба. Така программа автоматизации берет на себя несколько ключевых задач бизнеса, централизует данные и исключает дублирование информации. К тому же она еще и помогает контролировать расходы и анализировать финансовые показатели. Основные функции ERP системы включают также:

• автоматизацию рутинных процессов и снижение нагрузки на персонал;
• улучшение взаимодействия между разными отделами одной компании;
• повышение точности прогнозирования бизнеса и планирования его процессов;
• снижение риска возникновения человеческих ошибок.

Такой инструмент особо актуален для руководителя. Именно он способен показать живую картинку бизнеса в любой неожиданный момент.

Как понять, что компании пора внедрять ERP

Многие владельцы бизнеса думают, что такие системы нужны исключительно масштабным предприятиям. Но это однозначно ошибка. Малому бизнесу их интеграция помогает избавиться от хаоса в управлении и соответственно начать расти. А сигнализировать об этом могут следующие признаки:

• данные хранятся в разных таблицах и сотрудники путаются в версиях;
• отделы работают изолированно и решения принимаются слишком медленно и часто неточно;
• в учетах увеличилось количество ошибок. Также могут пропадать товары или счета;
• запасы на складе и заказы все сложнее контролировать;
• руководство не имеет полной картины бизнеса и не может влиять на большинство процессов.

Преимущества ERP системы для малого бизнеса

Перед внедрением любой программы владельцы бизнеса учитывают ее плюсы и минусы. ERP системы достоинства и недостатки легко оценить. Среди первых особую роль играет прозрачность операций. Все процессы от продаж до бухгалтерии отображаются в реальном времени.

Также система обеспечивает финансовую точность. Все отчеты и документы формируются автоматически. Это исключает человеческий фактор ошибки.

Еще важные преимущества ERP заключаются в экономии времени. С такой системой количество ручной работы уменьшается. Это в свою очередь способствует быстрому принятию решений. К тому же с ней можно точно контролировать остатки на складе. ERP не допускает нехватки и излишка на складе.

И все это в свою очередь - довольные клиенты. С точной логистикой и продажами качество обслуживания существенно повышается. А фактически единственным недостатком может стать цена системы, поскольку она не дешевая.

Какие отделы можно оптимизировать с помощью ERP

ERP интегрирует работу всех подразделений:

• продажи: автоматизация заказов, учёт оплат, анализ выручки;
• склад и закупки: контроль поставок, остатков, формирование заявок;
• бухгалтерия: синхронизация с банковскими операциями, отчётность;
• HR и кадры: учет сотрудников, графики, отпуска, зарплата.
• производство: планирование ресурсов, контроль сроков и себестоимости.

Как выбрать ERP для вашей компании

Перед выбором системы важно оценить масштабы бизнеса и цели внедрения. Основным критерием ERP для среднего бизнеса или малого будет функциональность. Необходимо узнать, поддерживает ли система нужные модули.

Также значение имеет возможность интеграции системы ERP с сайтом, CRM, банковскими сервисами и другими информационными системами, а также ее масштабируемость. А наличие службы техподдержки и обновлений будет еще одним аргументом за выбор именно такого варианта.

Как внедрить ERP-систему: пошаговая инструкция

Автоматизировать свой бизнес с помощью подобного ПО будет легко при соблюдении основных этапов: Они заключаются в:

1. Анализе бизнес-процессов. Важно определить, какие задачи требуют автоматизации. Они будут разными для каждой компании. И это так должно и быть.
2. Выборе решения. Оптимально сравнить 2–3 системы и протестировать демо-версии. В большинстве компании-разработчики предоставляют подобную возможность. Иногда можно воспользоваться “сарафанным радио” и выбрать вариант по отзывам других.
3. Создании план внедрения. Актуально прописать этапы, сроки и ответственных. Все должно быть четко. Такой план позволит быстро и без ошибок выполнить подобную задачу.
4. Обучении сотрудников. ЕРП не заработает без подготовки команды. Важно, чтобы все пройшли его, познакомились не только с интерфейсом, но и с функционалом.
5. Запуске и тестировании. Внедрять нужно поэтапно, начиная с ключевых модулей.
6. Мониторинге и оптимизации. После запуска нужно регулярно оценивать эффективность системы.

Заключение

ERP-система - это далеко не просто программное обеспечение. Такой инструмент способен стать стратегическим для развития малого бизнеса или на производстве. С его помощью можно автоматизировать рутину. Это еще и возможность увидеть полную картину деятельности компании и ппринимать взвешенные решение.

Внедрение системы ERP требует немало средств и достаточно времени. Но одновременно оно дает несколько плюсов для развития бизнеса: помогает его контролировать, делает более эффективным и конкурентным, а самое главное - дает возможность прогнозировать. И все усилия, заложенные в такие программы, полностью себя оправдывают.

ERP - это шаг к современному управлению, где каждый процесс под контролем, а каждое решение основывается на точных данных.