Аудит информационной системы на предприятии

Будучи сложной и многофункциональной информационной архитектурой, учетная система на предприятии требует периодической проверки на предмет выявления возможных недостатков и ошибок. Большинство компаний работают в программах BAS годами, не задумываясь о реальном состоянии своей системы учета, не анализируя уровень ее настройки и управляемости, а также не оценивая соответствие системы текущим и будущим задачам. Обычно система работает, не создавая проблем. Без экспресс-диагностики вы не увидите множества технических недостатков, которые в ней существуют. И которые обязательно проявят себя при определенных обстоятельствах: при росте бизнеса, изменениях в штате, переходе на другую учетную программу и т. д.

Что такое экспресс-диагностика учетной системы?

Диагностика систем учета — это процедура проверки вашей учетной системы, во время которой мы проводим анализ архитектуры вашего программного продукта, выясняем его состояние на техническом и функциональном уровне, выявляем риски и недостатки: технические, организационные, процессные. По итогам диагностики мы предоставляем рекомендации по устранению этих недостатков и оптимизации состояния вашей учетной системы.

Для чего нужна диагностика программных продуктов

Любая система бухгалтерского или управленческого учета требует периодической диагностики, поскольку ее функционирование связано с постоянным созданием доступов для пользователей, импортом документов, изменением настроек, программными модификациями и многими другими процессами.

В результате в системе появляются:

• ручные отчеты из Excel;
• «временные» доработки, которые стали постоянными;
• лишние доступы;
• зависимость от одного человека;
• дублирование данных;
• и т. д.

Ежедневная работа неизбежно засоряет вашу программу ведения учета. В обычных условиях это незаметно. Но при определенных изменениях — росте бизнеса, смене команды, переходе на новую ERP — технические проблемы обязательно проявят себя и могут усложнить работу в самый неподходящий момент.

Когда стоит заказать экспресс-анализ

Главная задача управленческого учета, как и любого другого учета, — соответствие потребностям бизнеса. Поэтому экспресс-диагностика учетной системы всегда актуальна. Особенно если вы никогда не проводили ее раньше. Или проводили, но очень давно. Если у вас планируются изменения в работе с базой, например смена программы ведения учета, стоит воспользоваться услугами экспресс-диагностики, которые предлагает наша компания. Это даст четкую картину состояния вашей ИС, а также защитит от неприятных неожиданностей как в ближайшей перспективе, так и в будущем.

Какие проблемы решает услуга?

Главная задача экспресс-диагностики учетной системы — анализ ее работы, выявление недостатков и связанных с ними рисков, а главное — исправление этих недостатков и приведение информационно-учетной системы в надлежащее состояние, прежде всего с технической точки зрения.

Кому нужна экспресс-диагностика?

Любое предприятие, независимо от масштаба и формы собственности, которое активно использует программы для комплексного ведения учета: бухгалтерского, управленческого, налогового, кадрового — с модификациями, интеграциями, импортом и другими внедрениями, нуждается в периодической проверке технического состояния своей учетной программы.

Что входит в услугу

Процедура экспресс-диагностики учетной системы от компании «Форт-БиТуБи» включает комплекс действий, направленных на достижение лучшего эффекта и получение соответствующих результатов по итогам анализа.

Простыми словами, что мы делаем:

• общаемся с руководителем и ключевыми пользователями BAS;
• задаем правильные вопросы;
• анализируем структуру системы;
• выясняем, какие есть слабые места;
• выявляем скрытые проблемы, о которых клиент не знает;
• создаем наглядную и понятную визуализацию информационной системы;
• предоставляем понятный отчет с пояснениями.

Кто участвует в процессе:

1. 1 Со стороны исполнителя:
   • ведущий аналитик по разработке и внедрению;
   • технический специалист/архитектор при необходимости;
   • менеджер по работе с клиентом.
2. 2 Со стороны клиента:
   • собственник или финансовый руководитель;
   • ответственный за ИТ/учетную систему;
   • ключевые пользователи: бухгалтерия, руководители отделов, операционные подразделения.

Результатом экспресс-анализа учетной системы является отчет, который содержит всю необходимую информацию для понимания состояния дел и дальнейших действий.

Что содержит отчет:

1. 1 Описание текущей архитектуры системы.
2. 2 Схему информационных потоков.
3. 3 Выявленные риски:
   • технические;
   • организационные;
   • процессные.
4. 4 Выявленные проблемы и критические зоны.
5. 5 Рекомендации:
   • минимально необходимые действия;
   • оптимизационные действия;
   • стратегические шаги развития.
6. 6 Ориентировочную дорожную карту внедрения изменений.

По желанию клиента наши специалисты могут самостоятельно выполнить соответствующие работы по устранению недостатков и оптимизации учетной системы.

Как проходит экспресс-диагностика?

Продолжительность и этапы экспресс-диагностики включают стандартную пошаговую процедуру.

Этап 1. Интервью и сбор информации

• анализ структуры базы;
• версии конфигураций, платформы;
• существующие схемы взаимодействия между системами;
• роли и доступы;
• порядок постановки задач;
• проблемные зоны;
• анализ ручной обработки информации;
• анализ организации работы;
• выявление рисков.

Этап 2. Обработка информации, подготовка и презентация отчета

• структурированное описание полученной информации;
• структурирование проблем по приоритетности;
• формирование выводов;
• презентация результатов заказчику.

В целом срок выполнения работ зависит от сложности учетной системы. Срок выполнения таких работ может составлять от 5 до 15 рабочих дней.

Преимущества для бизнеса

Результатом экспресс-диагностики учетной системы на предприятии является получение полной картины состояния вашей учетной системы, выявление всех проблем, недостатков, рисков и слабых мест, а также понимание того, как их исправить.

Что получает клиент:

• объективное понимание реального состояния системы;
• выявление слабых мест и получение списка рисков;
• снижение зависимости от отдельных сотрудников;
• конкретные рекомендации — что лучше исправить, оптимизировать и как это сделать;
• четкое видение направления развития и перспектив.

Простыми словами, экспресс-диагностика действует как превентивная мера, наподобие техосмотра автомобиля. Она позволяет понять реальное состояние дел, увидеть слабые места до того, как они станут проблемой, снизить риски сбоев или потери данных, а также понять, готова ли система к изменениям и не придется ли «тушить пожары» в процессе масштабирования.

Стоимость экспресс-диагностики

Стоимость работ для клиента:

Почему стоит заказать экспресс-диагностику учетной системы у нас?

Компания FortB2B занимается внедрением систем учета и автоматизацией бизнес-процессов на предприятиях всех типов. В том числе мы предоставляем услуги по обслуживанию учетных программ и проводим их экспресс-диагностику.

Что мы предлагаем? Экспертную оценку вашей учетной системы с точки зрения ее технического состояния, интеграционных возможностей, организации работы пользователей и других важных факторов.

Цель анализа:

• определение уровня стабильности и управляемости учетной системы;
• выявление рисков и скрытых проблем;
• оценка соответствия системы задачам бизнеса: текущим и будущим;
• формирование приоритетного плана развития.

Услуга имеет исключительно консультационно-аналитический характер и не предусматривает вмешательства в конфигурацию без согласования с заказчиком.

Распространенные вопросы

• • Нужен ли доступ к базам данных?

    Необязательно, но желательно, поскольку только детальный анализ информационной системы на всех уровнях может дать ответы на все вопросы ее производительности, позволит выявить узкие места, проанализировать все недостатки, предоставить соответствующие рекомендации и предложить план исправления имеющихся проблем.

  • Сколько времени занимает диагностика?

    Время, необходимое для качественного экспресс-анализа учетной системы, зависит от ее типа, сложности информационной архитектуры, количества баз данных и продуктов, количества пользователей и автоматизированных процессов, наличия сторонних наработок, количества выявленных проблем при анализе и т.д. Максимально процедура диагностики может длиться до 15 дней.

  • Подходит ли услуга для небольшого бизнеса?

    Да, конечно. Любое предприятие (малое/среднее/большое), использующее программы для ведения учета BAS, требует периодической диагностики их работы и технического состояния на предмет выявления проблем и оптимизации.