ERP система для малого бізнесу: переваги, види та ризики впровадження

Бізнес у сучасних умовах стрімко розвивається. Одночасно зростає і суперництво між компаніями. Для того щоб бути попереду інших, потрібно постійно зростати та підвищувати свою ефективність. Одним із варіантів для цього може стати автоматизація бізнес-процесів. Саме ERP - це система, яка здатна об'єднати всі відділи в єдине ціле і оптимізувати управління компанією. За допомогою такого програмного комплексу можна підвищити прибуток та скоротити збитки. Однозначно не варто відмовлятися від такого варіанту. А навпаки – запровадити його у свій бізнес.

Що таке ERP-система

ERP - це простими словами програма для об'єднання одному місці всієї важливої ​​інформації. До неї включаються дані про:

• фінансових показниках та зарплаті;
• продажі товарів та послуг;
• закупівлі та їх планування;
• складі та товарні запаси;
• персонал.

У такій системі можуть бути враховані й інші напрямки діяльності. А її мета – забезпечити прозорість усіх бізнес-процесів. Правильно впроваджена в бізнес система ERP допомагає керівництву та співробітникам приймати рішення на основі актуальної та свіжої інформації. А отримувати реальні дані можна віддалено з будь-якого місця у світі.

Особливість такого ПО в тому, що воно працює як "цифрове серце". Кожен підрозділ компанії окремо вносить свої дані. Але вони одразу стають доступними для всіх, хто має дозвіл на доступ. Так легше працювати суміжним відділам. Наприклад, бухгалтерія може бачити актуальні продажі. Також відділ закупівель здатний використовувати програми ERP контролю залишків товару.

Як працюють системи ERP

Робота такої системи базується на поєднанні кількох моделей. При цьому кожен відповідає за свій напрямок у бізнесі:

• бухгалтерія та фінансові операції: контроль руху коштів, аналіз доходів та витрат, документообіг;
• закупівлі та контроль складу: автоматизація замовлень, контроль запасів, облік поставок;
• продажу та оплати: фіксація замовлень, формування рахунків, облік оплат;
• обслуговування клієнтів та сервіс;
• кадровий облік: ведення штату співробітників, розрахунок заробітної плати, графіки роботи;
• виробництво: контроль всіх етапів, собівартість продукції.

Всі ці модулі систем ERP пов'язані між собою. Це дозволяє інформації на підприємстві бути актуальною в будь-який час доби і оновлюватися в реальному часі.

Чим відрізняється система CRM від ERP

Що таке ERP та CRM іноді плутають. Адже дві програми забезпечують автоматизацію бізнесу. Але натомість мета їх кардинально відрізняється. CRM спрямована на роботу із клієнтами. З її допомогою можна вести облік клієнтів та автоматизувати продажі. Також подібна система актуальна для сервісу та маркетингу.

Дещо інша схема, як працює ERP система. Такий інструмент можна назвати ширшим. Він охоплює весь бізнес і включає як фінанси, так і виробництво, логістику та персонал.

Якщо пояснити різницю між цими поняттями простими словами, то CRM допомагає продавати, а ERP – керувати бізнесом загалом. Існують сучасні програмні рішення з інтеграцією обох варіантів. І це справді зручно. Такою системою насамперед може скористатися малий бізнес.

Види ERP-систем

Які бувають ERP системи – ключове питання при їх виборі. Таке програмне забезпечення для автоматизації бізнесу представлене трьома основними групами. Вони відрізняються способом встановлення та масштабністю бізнесу:

1. Хмарні. Подібні варіанти зберігаються на віддалених серверах та доступні через інтернет. Перевагами хмарних систем автоматизації бізнесу є низька вартість впровадження та безпека даних. Також їх легко впровадити.
2. Локальні. Встановлюються сервер компанії. Подібні види систем ERP забезпечують більший контроль над даними. При цьому вони потребують витрат на обладнання та обслуговування.
3. Гібридні. Об'єднують локальні та хмарні елементи. Наприклад, дані бухгалтерії можуть зберігатися локально, а склад - у хмарі.

Як ERP для малого бізнесу найчастіше обирають хмари. І це пояснюється їхньою доступною ціною і більш простим використанням.

Для чого потрібні системи ERP

Впровадження системи ERP здатне вирішити ключові завдання бізнесу будь-якого масштабу. Така програма автоматизації перебирає кілька ключових завдань бізнесу, централізує дані та виключає дублювання інформації. До того ж вона ще й допомагає контролювати витрати та аналізувати фінансові показники. Основні функції системи ERP включають також:

• автоматизацію рутинних процесів та зниження навантаження на персонал;
• покращення взаємодії між різними відділами однієї компанії;
• підвищення точності прогнозування бізнесу та планування його процесів;
• зниження ризику виникнення людських помилок.

Такий інструмент є особливо актуальним для керівника. Саме він здатний показати живу картинку бізнесу у будь-який несподіваний момент.

Як зрозуміти, що компанії настав час впроваджувати ERP

Багато власників бізнесу вважають, що такі системи потрібні виключно масштабним підприємствам. Але це однозначна помилка. Малому бізнесу їхня інтеграція допомагає позбутися хаосу в управлінні і відповідно почати зростати. А сигналізувати про це можуть такі ознаки:

• дані зберігаються у різних таблицях та співробітники плутаються у версіях;
• відділи працюють ізольовано і рішення приймаються надто повільно та часто неточно;
• в обліках збільшилась кількість помилок. Також можуть пропадати товари чи рахунки;
• запаси на складі та замовлення все складніше контролювати;
• керівництво не має повної картини бізнесу та не може впливати на більшість процесів.

Переваги системи ERP для малого бізнесу

Перед впровадженням будь-якої програми власники бізнесу враховують її плюси та мінуси. ERP системи гідності та недоліки легко оцінити. Серед перших особливу роль відіграє прозорість операцій. Усі процеси від продажу до бухгалтерії відображаються у реальному часі.

Також система забезпечує фінансову точність. Усі звіти та документи формуються автоматично. Це унеможливлює людський фактор помилки.

Ще важливі переваги ERP полягають у економії часу. З такою системою кількість ручної роботи зменшується. Це своє чергу сприяє швидкому прийняттю рішень. До того ж із нею можна точно контролювати залишки на складі. ERP не допускає нестачі та надлишку на складі.

І все це у свою чергу – задоволені клієнти. З точною логістикою та продажем якість обслуговування суттєво підвищується. А фактично, єдиним недоліком може стати ціна системи, оскільки вона не дешева.

Які відділи можна оптимізувати за допомогою ERP

ERP інтегрує роботу всіх підрозділів:

• продажі: автоматизація замовлень, облік оплат, аналіз виручки;
• склад та закупівлі: контроль поставок, залишків, формування заявок;
• бухгалтерія: синхронізація з банківськими операціями, звітність;
• HR та кадри: облік співробітників, графіки, відпустки, зарплата.
• виробництво: планування ресурсів, контроль термінів та собівартості.

Як вибрати ERP для вашої компанії

Перед вибором системи важливо оцінити масштаби бізнесу та цілі впровадження. Основним критерієм ERP для середнього чи малого бізнесу буде функціональність. Потрібно дізнатися, чи підтримує система необхідні модулі.

Також значення має і можливість інтеграції з сайтом, CRM або BAS та масштабованість. Система має зростати одночасно з бізнесом. А наявність

служби техпідтримки та оновлень буде ще одним аргументом за вибір саме такого варіанту.

Як впровадити ERP-систему: покрокова інструкція

Автоматизувати свій бізнес за допомогою такого програмного забезпечення буде легко при дотриманні основних етапів: Вони полягають у:

1. Аналіз бізнес-процесів. Важливо визначити, які завдання потребують автоматизації. Вони будуть різними для кожної компанії. І це так має бути.
2. Вибір рішення. Оптимально порівняти 2–3 системи та протестувати демо-версії. У більшості компаній-розробників надають таку можливість. Іноді можна скористатися “сарафанним радіо” та вибрати варіант за відгуками інших.
3. Створення план впровадження. Актуально прописати етапи, терміни та відповідальних. Все має бути чітким. Такий план дозволить швидко та без помилок виконати подібне завдання.
4. Навчання співробітників. ЄРП не запрацює без підготовки команди. Важливо, щоб усі пройшли його, познайомилися не лише з інтерфейсом, а й із функціоналом.
5. Запуску та тестування. Впроваджувати потрібно поетапно, починаючи з ключових модулів.
6. Моніторинг та оптимізація. Після запуску необхідно регулярно оцінювати ефективність системи.

Висновок

ERP-система – це далеко не просто програмне забезпечення. Такий інструмент може стати стратегічним у розвиток малого бізнесу чи виробництві. З його допомогою можна автоматизувати рутину. Це ще й можливість побачити повну картину діяльності компанії та приймати виважені рішення.

Впровадження системи ERP вимагає чимало коштів та достатньо часу. Але одночасно воно дає кілька плюсів для розвитку бізнесу: допомагає його контролювати, робить більш ефективним та конкурентним, а найголовніше – дає можливість прогнозувати. І всі зусилля, закладені в такі програми, цілком виправдовують себе.

ERP - це крок до сучасного управління, де кожен процес під контролем, а кожне рішення ґрунтується на точних даних.