FlyDoc — зручний обмін документами безпосередньо з BAS

Сервіс FlyDoc (Флайдок) — це система електронного документообігу (передусім первинних документів — рахунків, актів, накладних тощо), яка здійснюється в межах більшості популярних в Україні облікових систем, а також забезпечує кросплатформеність (взаємодію між різними платформами). Серед підтримуваних вендорів — усі відомі на вітчизняному ринку EDI та ERP, зокрема BAS, M.E.Doc, Fredo, СОТА та інші. Сервіс FlyDoc працює через глобальну роумінгову платформу ПТАХ, яка виступає консолідатором усіх учасників документообігу в Україні.

Чому бізнес переходить на електронний документообіг?

Обмін електронними документами всередині підприємства (між співробітниками та підрозділами) і з зовнішніми контрагентами має 3 основні цілі — автоматизувати документообіг → скоротити час на обробку документації → зменшити витрати (на папір, друк, доставку, архівацію тощо).

Переваги електронного документообігу:

• миттєве отримання / відправлення документів;

• їх автоматизована обробка у звичному програмному середовищі;

• юридична відповідність усім нормам оформлення;

• візування (підписання) безпечними засобами КЕП;

• надійне зберігання в електронному вигляді (на сервері EDI та/або у внутрішньому середовищі ERP).

Завдяки платформам EDI (Electronic Data Interchange), зокрема M.E.Doc, Fredo, СОТА та FlyDoc, можна суттєво скоротити часові й фінансові витрати на роботу з документацією.

Для яких завдань використовують FlyDoc у повсякденній роботі?

Платформа FlyDoc забезпечує функціонал, необхідний для підвищення ефективності управління документообігом (рахунки-фактури, акти виконаних робіт, видаткові накладні, податкові накладні, договори, прайс-листи, внутрішні звіти та інша інформація у форматі XML/PDF).

Основними перевагами системи є — інтеграція з іншими обліковими системами, мультиканальність (робота не лише в межах однієї облікової системи, а й між різними EDI/ERP), стандартизація документів із використанням шаблонів, безпека та конфіденційність.

Як FlyDoc вбудовується в робочі процеси BAS?

Платформа BAS є ідеальною основою для впровадження FlyDoc. Модуль інтегрується в програму BAS, після чого користувач може створювати документи у звичному середовищі облікової системи, підписувати їх за допомогою КЕП і надсилати через FlyDoc, а також приймати документи від контрагентів зі збереженням їх у базі BAS.

Можливості FlyDoc у реальних бізнес-сценаріях

Програмний модуль FlyDoc забезпечує обмін документами з контрагентами (внутрішніми філіями, а також постачальниками й клієнтами), зокрема у великих обсягах, автоматично визначає EDI-провайдера (через «СЕД за замовчуванням») і загалом створює єдину систему документообігу в одному кабінеті (без необхідності перемикання між різними інтерфейсами).

Основні функціональні можливості FlyDoc:

• автоматичне створення документів на підставі вхідних, їх надсилання та отримання від контрагентів;

• підписання документів електронним цифровим підписом (КЕП із криптографічним сертифікатом);

• реєстрація податкових накладних і отримання виписок з ЄР;

• обробка та контроль документації, зокрема автоматична звірка первинного документа з електронним;

• відповідність усіх документів законодавчим стандартам.

Завдяки цій платформі можна досягти оптимізації витрат, підвищення ефективності документообігу, відповідності юридичним вимогам оформлення, а також мультиплатформеності (використання функцій різних програмних EDI-рішень в одній обраній обліковій системі).

Безпека та надійність електронного обміну документами

Безпека документообігу в середовищі FlyDoc забезпечується завдяки підписанню кожного документа кваліфікованим електронним підписом (КЕП) — найдосконалішим на сьогодні форматом ЕЦП, захищеним криптографічним сертифікатом відкритого ключа і з юридичної точки зору прирівняним до власноручного підпису.

Чим електронний документообіг через BAS відрізняється від зовнішніх сервісів?

На відміну від деяких відомих EDI, зокрема M.E.Doc і Вчасно, для інтеграції яких з окремими обліковими системами потрібне додаткове ПЗ (для додаткового вивантаження), впровадження FlyDoc у середовище BAS можливе напряму, без додаткових інтеграційних модулів.

Якщо ви користувач основних рішень BAS (Бухгалтерія, Комплексне управління підприємством, Управління торгівлею, Малий бізнес та деякі інші), отримати всі можливості дуже просто — достатньо оновити ПЗ та налаштувати модуль під цільові потреби.

На що звернути увагу при виборі сервісу електронного документообігу?

Під час вибору EDI-платформи бажано, щоб вона мала такі функції, як можливість документообігу в одній ERP (без додаткового модуля інтеграції), автоматична звірка первинного документа з електронним, а також можливість доопрацювання програмного середовища під потреби клієнта.

Висновок: коли FlyDoc стає логічним кроком для бізнесу

Рішення FlyDoc забезпечує автоматизований обмін документами в електронному вигляді без необхідності виконувати зайві ручні дії, завдяки чому бізнес отримує очевидні переваги.

Переходити на FlyDoc актуально, якщо ви:

1. Хочете спростити собі роботу:

   • готове рішення для обміну первинними документами з будь-якої ERP/EDI-системи, зокрема BAS, M.E.Doc, FREDO ДокМен тощо;

   • легка інтеграція в основну облікову систему BAS і можливість роботи в межах звичного програмного інтерфейсу;

   • усі документи формуються в середовищі BAS, що забезпечує 100% автоматизацію процесу (без потреби створювати їх вручну).

2. Хочете заощадити ресурси:
   • вартість одна (річна) і не залежить від обсягу оброблених документів;
   • більше не потрібно витрачати час на обробку кожного документа вручну;
   • не потрібно витрачати кошти на кур’єрські служби (для доставки документів контрагентам).
3. Хочете зробити документообіг надійним — система ПТАХ гарантує безпеку, а також:

   • підписання документів засобами КЕП;

   • їх зберігання в архіві необмежений час;

   • відповідність електронних документів державним юридичним нормам.

Бажаєте автоматизувати документообіг на підприємстві та позбутися зайвої роботи? Програмний модуль FlyDoc забезпечить швидкий обмін (миттєве отримання / відправлення) первинними документами, їх підписання та погодження, масову обробку в довільній кількості, а також безпечне зберігання в архіві з вільним доступом для користувача.