Аудит інформаційної системи на підприємстві

Будучи складною та багатофункціональною інформаційною архітектурою, облікова система на підприємстві потребує періодичної перевірки на предмет виявлення можливих вад та помилок. Більшість компаній працює у програмах BAS роками, не замислюючись щодо справжнього стану своєї системи обліку, не аналізуючи рівень її налаштування та керованості, а також не оцінюючи відповідність системи поточним та майбутнім завданням. Зазвичай система працює, не створюючи проблем. Без експрес-діагностики ви не побачите тієї безлічі технічних недоліків, які там існують. І які обов’язково проявлять себе за певних обставин (при зростанні бізнесу, пертурбаціях у штаті, переході на іншу облікову програму тощо).

Що таке експрес-діагностика облікової системи?

Діагностика систем обліку – це процедура перевірки вашої облікової системи, під час якої ми проводимо аналіз архітектури вашого програмного продукту, з’ясовуємо його стан на технічному та функціональному рівні, виявляємо ризики та недоліки (технічні, організаційні, процесні), за підсумками – надаємо відповідні рекомендації щодо усунення цих недоліків та оптимізації стану вашої облікової системи.

Для чого потрібна діагностика програмних продуктів

Будь-яка система бухгалтерського чи управлінського обліку потребує періодичної діагностики, оскільки її функціонування пов’язане з постійним створенням доступів для користувачів, імпортом документів, зміною налаштувань, програмними модифікаціями і багато з чим ще.

В результаті в системі з’являються:

• ручні звіти з Excel;
• «тимчасові» доопрацювання, які стали постійними;
• зайві доступи;
• залежність від однієї людини;
• дублювання даних;
• тощо.

Щоденна робота неминуче засмічує вашу програму ведення обліку. У звичайних умовах це непомітно. Але при певних пертурбаціях – зростанні бізнесу, зміні команди, переході на нову ERP – технічні проблеми обов’язково проявлять себе та можуть ускладнити життя в непотрібний момент.

Коли варто замовити експрес-аналіз

Головне завдання управлінського обліку (та й будь-якого іншого) – відповідність потребам бізнесу. Тому експрес-діагностика облікової системи завжди актуальна. Особливо, якщо ви цього ніколи не робили раніше. Або робили, але дуже давно. Якщо у вас намічаються певні зміни в роботі з базою (зміна програми ведення обліку, наприклад), варто скористатися послугами експрес-діагностики, які пропонує наша компанія – це дасть чітку картину щодо стану вашої ІС, а також убереже вас від неприємних несподіванок як у найближчій перспективі, так і в майбутньому.

Які проблеми вирішує послуга?

Головне завдання експрес-діагностики облікової системи – аналіз її роботи, виявлення недоліків та пов’язаних з цим ризиків, а головне – виправлення цих недоліків та приведення інформаційно-облікової системи до 100% належного стану, перш за все з технічної точки зору.

Кому потрібна експрес-діагностика?

Будь-яке підприємство (незалежного від масштабу та форми власності), що активно використовує програми для комплексного ведення обліку (бухгалтерського, управлінського, податкового, кадрового) з модифікаціями, інтеграціями, імпортом та іншими впровадженнями, потребує періодичної перевірки технічного стану своєї облікової програми.

Що входить у послугу

Процедура експрес-діагностика облікової системи від компанії "Форт-БіТуБі" включає комплекс дій, які спрямовані на досягнення найкращого ефекту та відповідних результатів за підсумками аналізу.

Простими словами, що ми робимо:

• спілкуємось з керівником та ключовими користувачами BAS;
• задаємо правильні питання;
• аналізуємо структуру системи;
• з’ясовуємо, які є слабкі місця;
• виявляємо приховані проблеми, про які клієнт не знає;
• створюємо наочну зрозумілу візуалізацію інформаційної системи;
• надаємо зрозумілий звіт з поясненнями.

Хто бере участь у процесі:

1. З боку виконавця:
   • провідний аналітик з розробки та впровадження;
   • технічний спеціаліст/архітектор (за необхідності).
   • менеджер по роботі з клієнтом
2. З боку клієнта:
   • власник або фінансовий керівник;
   • відповідальний за ІТ/облікову систему;
   • ключові користувачі (бухгалтерія, керівники відділів, операційні підрозділи).

Результатом експрес-аналізу облікової системи є звіт, який містить всю необхідну інформацію для розуміння стану речей та подальших дій.

Що містить звіт:

1. Опис поточної архітектури системи.
2. Схему інформаційних потоків.
3. Виявлені ризики:
   • технічні;
   • організаційні;
   • процесні.
4. Виявлені проблеми та критичні зони.
5. Рекомендації:
   • мінімальні необхідні дії;
   • оптимізаційні дії;
   • стратегічні кроки розвитку.
6. Орієнтовну дорожню карту впровадження змін.

За бажання клієнта, наші спеціалісти можуть самостійно виконати відповідні роботи щодо усунення недоліків та оптимізації облікової системи.

Як проходить експрес-діагностика?

Тривалість та етапи (фіксований формат) експрес-діагностики включає стандартну покрокову процедуру.

Етап 1. Інтерв’ю та збір інформації

• аналіз структури бази;
• версії конфігурацій, платформи;
• наявні схеми взаємодій між системами;
• ролі та доступи;
• порядок постановки задач;
• проблемні зони;
• аналіз ручної обробки інформації;
• аналіз організації роботи;
• виявлення ризиків.

Етап 2. Обробка інформації, підготовка та презентація звіту

• структурований опис отриманої інформації;
• структурування проблем за пріоритетом;
• формування висновків;
• презентація результатів замовнику.

Загалом строк виконання робіт залежить від складності облікової системи. Термін виконання таких робіт може бути від 5 до 15 робочих днів.

Переваги для бізнесу

Результатом експрес-діагностики облікової системи на підприємстві є отримання повної картини стану вашої облікової системи, виявлення всіх проблем, недоліків, ризиків та слабких місць, а також розуміння як їх виправити.

Що отримує клієнт:

• об’єктивне розуміння реального стану системи;
• виявлення слабких місць та отримання списку ризиків;
• зниження залежності від окремих співробітників;
• конкретні рекомендації — що краще виправити, оптимізувати та як це зробити;
• чітке бачення напрямку розвитку та перспектив.

Простими словами, експрес-діагностика діє як превентивний захід, на кшталт техогляду автомобіля – вона дає змогу зрозуміти реальний стан речей, побачити слабкі місця до того, як вони стануть проблемою, зменшити ризики збоїв/втрат даних, а також зрозуміти, чи готова система до змін і чи не доведеться «гасити пожежі» в процесі масштабування.

Вартість експрес-діагностики

Вартість робіт для клієнта:

Чому варто замовити експрес-діагностику облікової системи у нас?

Компанія FortB2B займається впровадженням систем обліку та здійснює автоматизацією бізнес-процесів на підприємствах всіх типів, в тому числі ми надаємо послуги з обслуговування облікових програм, включно проводимо їх експрес-діагностику.

Що ми пропонуємо? Експертну оцінку вашої облікової системи з погляду її технічного стану, інтеграційних можливостей, організації роботи користувачів тощо.

Мета аналізу:

• визначення рівня стабільності та керованості облікової системи;
• виявлення ризиків та прихованих проблем;
• оцінка відповідності системи завданням бізнесу (поточним + майбутнім);
• формування пріоритетного плану розвитку.

Послуга має суто консультативно-аналітичний характер й не передбачає втручання в конфігурацію без погодження з замовником.

Онлайн заявка

Веділь обів'язкове поле "Ім'я"

Введіть номер у фоматі:
+38(022) 222-2222

Напишіть вірно e-mail, будь ласка.
Приклад: putlerKhuylo@gmail.com

Веділь обів'язкове поле "Назва програмного продукту"

Дане поле не може бути пустим

Введіть символи з картинки

Введіть символи з картинки

* - Поля, обов'язкові для заповнення