Аудит информационной системы на предприятии

Аудит информационной системы на предприятииБудучи сложной и многофункциональной информационной архитектурой, учетная система на предприятии требует периодической проверки на предмет выявления возможных недостатков и ошибок. Большинство компаний работает в программах BAS годами, не задумываясь о реальном состоянии своей системы учета, не анализируя уровень ее настройки и управляемости, а также не оценивая соответствие системы текущим и будущим задачам. Обычно система работает, не создавая проблем. Без экспресс-диагностики вы не увидите того множества технических недостатков, которые там существуют. И которые обязательно проявят себя при определенных обстоятельствах (при росте бизнеса, пертурбациях в штате, переходе на другую учетную программу и т.д.).

Что такое экспресс-диагностика учетной системы?

Диагностика систем учета — это процедура проверки вашей учетной системы, в ходе которой мы проводим анализ архитектуры вашего программного продукта, выясняем его состояние на техническом и функциональном уровне, выявляем риски и недостатки (технические, организационные, процессные), по итогам — предоставляем соответствующие рекомендации по устранению этих недостатков и оптимизации состояния вашей учетной системы.

Для чего нужна диагностика программных продуктов

Любая система бухгалтерского или управленческого учета требует периодической диагностики, поскольку ее функционирование связано с постоянным созданием доступов для пользователей, импортом документов, изменением настроек, программными модификациями и многим другим.

В результате в системе появляются:

• ручные отчеты из Excel;
• «временные» доработки, которые стали постоянными;
• лишние доступы;
• зависимость от одного человека;
• дублирование данных;
• и т.д.

Ежедневная работа неизбежно засоряет вашу программу учета. В обычных условиях это незаметно. Но при определенных пертурбациях – росте бизнеса, смене команды, переходе на новую ERP – технические проблемы обязательно проявят себя и могут усложнить жизнь в неподходящий момент.

Когда стоит заказать экспресс-анализ

Главная задача управленческого учета (да и любого другого) — соответствие потребностям бизнеса. Поэтому экспресс-диагностика учетной системы всегда актуальна. Особенно, если вы этого никогда не делали раньше. Или делали, но очень давно. Если у вас намечаются определенные изменения в работе с базой (смена программы ведения учета, например), стоит воспользоваться услугами экспресс-диагностики, которые предлагает наша компания — это даст четкую картину состояния вашей ИС, а также убережет вас от неприятных неожиданностей как в ближайшей перспективе, так и в будущем.

Какие проблемы решает услуга?

Главная задача экспресс-диагностики учетной системы — анализ ее работы, выявление недостатков и связанных с этим рисков, а главное — устранение этих недостатков и приведение информационно-учетной системы к 100% надлежащему состоянию, прежде всего с технической точки зрения.

Кому нужна экспресс-диагностика?

Любое предприятие (независимо от масштаба и формы собственности), активно использующее программы для комплексного ведения учета (бухгалтерского, управленческого, налогового, кадрового) с модификациями, интеграциями, импортом и другими внедрениями, нуждается в периодической проверке технического состояния своей учетной программы.

Что входит в услугу

Процедура экспресс-диагностики учетной системы от компании «Форт-БиТуБи» включает комплекс действий, направленных на достижение наилучшего эффекта и соответствующих результатов по итогам анализа.

Простыми словами, что мы делаем:

• общаемся с руководителем и ключевыми пользователями BAS;
• задаем правильные вопросы;
• анализируем структуру системы;
• выясняем, какие есть слабые места;
• выявляем скрытые проблемы, о которых клиент не знает;
• создаем наглядную понятную визуализацию информационной системы;
• предоставляем понятный отчет с пояснениями.

Кто участвует в процессе:

1. Со стороны исполнителя:
   • ведущий аналитик по разработке и внедрению;
   • технический специалист/архитектор (при необходимости).
   • менеджер по работе с клиентом
2. Со стороны клиента:
   • владелец или финансовый руководитель;
   • ответственный за ИТ/учетную систему;
   • ключевые пользователи (бухгалтерия, руководители отделов, операционные подразделения).

Результатом экспресс-анализа учетной системы является отчет, который содержит всю необходимую информацию для понимания текущего состояния дел и дальнейших действий.

Что содержит отчет:

1. Описание текущей архитектуры системы.
2. Схему информационных потоков.
3. Выявленные риски:
   • технические;
   • организационные;
   • процессные.
4. Выявленные проблемы и критические зоны.
5. Рекомендации:
   • минимально необходимые действия;
   • оптимизационные действия;
   • стратегические шаги развития.
6. Ориентировочную дорожную карту внедрения изменений.

По желанию клиента, наши специалисты могут самостоятельно выполнить соответствующие работы по устранению недостатков и оптимизации учетной системы.

Как проходит экспресс-диагностика?

Продолжительность и этапы (фиксированный формат) экспресс-диагностики включает стандартную пошаговую процедуру.

Этап 1. Интервью и сбор информации

• анализ структуры базы;
• версии конфигураций, платформы;
• имеющиеся схемы взаимодействия между системами;
• роли и доступы;
• порядок постановки задач;
• проблемные зоны;
• анализ ручной обработки информации;
• анализ организации работы;
• выявление рисков.

Этап 2. Обработка информации, подготовка и презентация отчета

• структурированное описание полученной информации;
• структурирование проблем по приоритету;
• формирование выводов;
• презентация результатов заказчику.

В целом срок выполнения работ зависит от сложности учетной системы. Срок выполнения таких работ может составлять от 5 до 15 рабочих дней.

Преимущества для бизнеса

Результатом экспресс-диагностики учетной системы на предприятии является получение полной картины состояния вашей учетной системы, выявление всех проблем, недостатков, рисков и слабых мест, а также понимание того, как их исправить.

Что получает клиент:

• объективное понимание реального состояния системы;
• выявление слабых мест и получение списка рисков;
• снижение зависимости от отдельных сотрудников;
• конкретные рекомендации — что лучше исправить, оптимизировать и как это сделать;
• четкое видение направления развития и перспектив.

Простыми словами, экспресс-диагностика действует как превентивная мера, наподобие техосмотра автомобиля — она позволяет понять реальное состояние дел, увидеть слабые места до того, как они станут проблемой, снизить риски сбоев/потерь данных, а также понять, готова ли система к изменениям и не придется ли «тушить пожары» в процессе масштабирования.

Стоимость экспресс-диагностики

Стоимость работ для клиента:

Почему стоит заказать экспресс-диагностику учетной системы у нас?

Компания FortB2B занимается внедрением систем учета и осуществляет автоматизацию бизнес-процессов на предприятиях всех типов, в том числе мы предоставляем услуги по обслуживанию учетных программ, включая проведение их экспресс-диагностики.

Что мы предлагаем? Экспертную оценку вашей учетной системы с точки зрения ее технического состояния, интеграционных возможностей, организации работы пользователей и т.д.

Цель анализа:

• определение уровня стабильности и управляемости учетной системы;
• выявление рисков и скрытых проблем;
• оценка соответствия системы задачам бизнеса (текущим + будущим);
• формирование приоритетного плана развития.

Услуга имеет исключительно консультативно-аналитический характер и не предусматривает вмешательства в конфигурацию без согласования с заказчиком.

Часто задаваемые вопросы

• Нужен ли доступ к базам данных?

  Необязательно, но желательно, поскольку только детальный анализ информационной системы на всех уровнях может дать ответы на все вопросы относительно ее производительности, позволит выявить узкие места, проанализировать все недостатки, предоставить соответствующие рекомендации и предложить план устранения существующих проблем.

• Сколько времени занимает диагностика?

  Время, необходимое для качественного экспресс-анализа учетной системы, зависит от ее типа, сложности информационной архитектуры, количества баз данных и продуктов, количества пользователей и автоматизированных процессов, наличия сторонних доработок, количества выявленных проблем в ходе анализа и т.д. Максимально процедура диагностики может занимать до 15 дней.

• Подходит ли услуга для малого бизнеса?

  Да, конечно. Любое предприятие (малое/среднее/крупное), использующее программы для ведения учета BAS, нуждается в периодической диагностике их работы и технического состояния с целью выявления проблем и оптимизации.