Ця програма орієнтована виключно на управлінський облік. Якщо потрібно вести повноцінний бухгалтерський та податковий, фахівці рекомендують додатково використовувати “BAS Бухгалтерія”. Між двома цими програмами налаштований зручний обмін інформацією. Документи переносяться автоматично.
Коли підприємство складається з кількох юридичних осіб, “BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях” дозволяє вести облік окремо по кожній з них. Це дуже зручно для холдингів та великих структур.
Вся інформація про операції заноситься один раз через первинні документи. Після цього дані автоматично розподіляються по різних розділах. Програма сама формує потрібні звіти та аналітику.
Користувачі можуть реєструвати фінансові та складські документи прямо в програмі. Електронний формат значно зручніший за паперовий. Операції фіксуються швидко й без помилок. Доступні різноманітні аналітичні звіти. Вони показують повну картину за всіма потрібними розрізами обліку.
При цьому кожен користувач може самостійно налаштувати рівень деталізації. Фільтри та параметри обираються під конкретні бізнес-задачі. Збережені налаштування можна використовувати повторно.
Ось основні можливості, які пропонує “BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях”:
- Автоматичний розрахунок вартості послуг для кожного споживача. Програма враховує чинні тарифи, встановлені норми та всі додаткові умови.
- Коригування сум до оплати залежно від пільг і субсидій, оформлених на конкретного споживача.
- Детальний облік взаєморозрахунків з жителями та організаціями за кожною послугою окремо, з урахуванням наданих пільг.
- Визначення сум, які мають компенсувати державні органи за витрати компанії на пільги та субсидії.
- Ведення розрахунків з державними структурами, що відшкодовують кошти на пільгові категорії населення.
- Створення й друк квитанцій для оплати послуг споживачами.
- Повний контроль над платежами, які надходять від власників квартир та приміщень.
- Фіксація коштів, що приходять від державних структур як компенсація.
- Аналіз поточного стану розрахунків з усіма споживачами послуг.
- Перевірка взаєморозрахунків з органами, відповідальними за компенсації.
Для зручного старту в програмі передбачена спеціальна покрокова обробка. Вона розділена на десять логічних етапів. Кожен наступний розділ йде строго після попереднього. Такий підхід допомагає нічого не пропустити й правильно налаштувати всі параметри з самого початку.
Обробка включає наступні блоки:
- Основні параметри обліку.
- Загальна інформація про організацію.
- Дані про будівлі.
- Об’єкти, прив’язані до особових рахунків.
- Перелік послуг.
- Налаштування пільг.
- Діючі тарифи.
- Список усіх фізичних осіб.
- Формування особових рахунків.
- Внесення початкових залишків.
“BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях” дозволяє детально описати кожен особ. рахунок. Це один з найважливіших розділів. Для кожного з них вказується таке:
- Тип приміщення: квартира, її частина, офіс, гараж, паркомісце чи інший об’єкт.
- Площа об’єкта: загальна, житлова, опалювана та додаткова.
- ПІБ відповідального власника, на якого оформлено.
- Кількість людей, які фактично проживають і які зареєстровані за цією адресою.
- Повний список послуг, які надає керуюча організація.
- Метод розрахунку споживання кожної послуги – за нормами чи за показаннями лічильників.
- Паспортні дані всіх мешканців із зазначенням частки власності та родинних зв’язків.
- Встановлені прилади обліку.
- Додаткові параметри для розрахунків.
- Актуальні тарифи на кожну послугу.
- Надані пільги для власника та членів його сім’ї.
- Оформлене субсидіювання.
- Регіональні види допомоги, якщо вони застосовуються.
У ПЗ добре реалізований облік лічильників різних типів. Програма дозволяє виконувати такі дії:
- Формувати та вести реєстр усіх приладів обліку.
- Вносити технічні параметри кожного лічильника.
- Закріплювати їх за конкретними особовими рахунками та вказувати початкові показання.
- Відключати прилади при необхідності.
- Щомісяця вводити актуальні показання.
- Фіксувати факт демонтажу для проведення перевірки.
- Реєструвати повернення та монтаж приладу після повірки.
Саме в цьому розділі відбувається основна робота з розрахунками. Тут формуються нарахування за місяць, друкуються квитанції, фіксуються платежі та проводиться глибокий аналіз заборгованості.
Основні операції, які можна виконувати:
- Регулярні щомісячні нарахування за всіма особовими рахунками.
- Перерахунок сум за попередні періоди.
- Проведення разових нарахувань у будь-який момент.
- Розподіл додаткових витрат між споживачами.
- Автоматичне нарахування пені за прострочені платежі.
Крім того, програма фіксує всі надходження коштів:
- Безготівкові платежі від власників і компенсації від фондів.
- Готівкові розрахунки з постачальниками послуг.
- Надходження готівки безпосередньо від мешканців.
Програма також допомагає контролювати рух матеріалів. Вона автоматизує такі процеси:
- Кількісний облік на всіх складах організації.
- Закупівлю комунальних послуг у зовнішніх постачальників.
- Придбання інших необхідних матеріалів і послуг.
Під запасами маються на увазі витратні матеріали, запчастини й інструменти. Вони потрібні як для усунення аварій, так і для проведення планових ремонтних робіт у будинках.
Ще одна сильна сторона програми – організація роботи диспетчерської та ремонтних бригад. “BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях” дозволяє чітко фіксувати взаємодію між жителями та керуючою компанією.
Можна організовувати:
- Планові ремонтні роботи в житлових і нежитлових приміщеннях.
- Швидке усунення аварій на інженерному обладнанні.
Роботи виконуються як по окремому рахунку, так і по цілій будівлі.
У цьому розділі виконують такі кроки:
- Прийняття та реєстрація заявки від споживача.
- Уточнення всіх деталей проблеми.
- Призначення відповідальних фахівців.
- Визначення необхідних матеріалів для ремонту.
- Перевірка наявності на складі та, за потреби, створення заявки на закупівлю.
- Видача завдання виконавцям.
- Підтвердження виконання робіт і списання використаних матеріалів.
- Отримання зворотного зв’язку від заявника: оцінка якості, витрачений час.
- Формування документів для подальшого нарахування вартості робіт.
- Загальний аналіз та контроль усіх відкритих заявок.
Цей блок призначений для співробітників, які займаються реєстрацією мешканців. Він повністю автономний і не впливає на інші ділянки обліку. У програмі автоматизовано:
- Ведення бази фіз. осіб.
- Первинну реєстрацію відповідального власника з друком форми А1.
- Додавання членів сім’ї та оновлення форми А1.
- Додавання будь-яких змін у реєстраційні дані.
- Виключення громадян з реєстрації з автоматичним друком оновленої форми.
Програма значно спрощує проведення заг. зборів. Вона допомагає підготувати питання, провести голосування, підрахувати голоси та зберегти всю історію. Основні етапи:
- Встановлення правил, які роблять рішення легітимними.
- Підготовка до голосування.
- Фіксація проведення зборів.
- Детальний аналіз результатів.
Під час підготовки формують список питань. До кожного можна додати розгорнутий опис, терміни, вартість, платників тощо.
В результаті програма формує:
- Оголошення про збори (окремо по кожному питанню).
- Протокол з поіменними результатами голосування.
- Персональні бюлетені для учасників.
“BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях” має сучасні інструменти для комунікації. Налаштовуються такі канали:
- Telegram-бот.
- Власний сайт ЖКГ.
- Розсилка SMS-повідомлень.
Налаштування бота проходить у кілька етапів. Серед них: підключення, створення користувачів, управління підписниками та клавіатурою.
Через бот власники можуть швидко перевіряти свою заборгованість. Також там передаються показання лічильників та отримуються нагадування про оплату.
Наприкінці варто згадати зручні сервісні функції. Тут налаштовуються базові параметри роботи. Крім того, доступні:
- Реєстрація нових користувачів і розподіл прав доступу.
- Аналіз активності співробітників через журнал подій.
- Перегляд поточних активних сеансів.
- Обмін даними між різними базами.
- Швидкий повнотекстовий пошук.
- Масове видалення непотрібних записів.
- Встановлення дати заборони редагування.
- Регулярне резервне копіювання.
- Оновлення програми до нової версії.
- Відновлення бази даних у разі проблем.
Ось основні можливості, які пропонує «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях»:
- Автоматичний розрахунок вартості послуг для кожного споживача. Програма враховує діючі тарифи, встановлені норми та всі додаткові умови.
- Коригування сум до оплати залежно від пільг та субсидій, оформлених на конкретного споживача.
- Детальний облік взаєморозрахунків з мешканцями та організаціями за кожною послугою окремо, з урахуванням наданих пільг.
- Визначення сум, які повинні компенсувати державні органи за витрати компанії на пільги та субсидії.
- Ведення розрахунків з державними структурами, що відшкодовують кошти на пільгові категорії населення.
- Створення та друк квитанцій для оплати послуг споживачами.
- Повний контроль над платежами, що надходять від власників квартир і приміщень.
- Фіксація коштів, що надходять від державних структур в якості компенсації.
- Аналіз поточного стану розрахунків з усіма споживачами послуг.
- Перевірка взаєморозрахунків з органами, відповідальними за компенсації.
