Обзор подсистем «Бюджетирование и Планирование» в конфигурации BAS КУП

Все картинки в данной статье сделаны в украинском интерфейсе конфигурации. Для тех, кому удобнее работать с русскоязычным интерфейсом, есть возможность переключения языка программы BAS комплексное управления предприятием для каждого отдельного Пользователя. Сделать это можно через настройки пользователя (главное меню «НСИ и Администрирование» — «Администрирование» — «Настройки пользователей и прав» — «Пользователи» — «Язык интерфейса» — русский/украинский).

Общее описание возможностей

В конфигурации BAS КУП разработчиками реализована интуитивно понятная настройка блоков Бюджетирование и Планирование благодаря табличной модели.

Многоуровневая аналитика статей бюджетирования ( 6 уровней + дополнительная детализация по Организациям и Подразделениям для выбранной модели бюджетирования) позволяет настраивать сложные пользовательские варианты бюджетов.

Возможность создавать версии моделей бюджетирования, выгружать бюджетную модель в файл и загружать из файла, значительно облегчают процесс настройки и внедрения блока Бюджетирование в БАС КУП.

Взаимодействие блока Бюджетирования с данными оперативного и регламентированного учета, изображено на следующей схеме:

Т.е подсистема Бюджетирования может использовать данные как оперативного учета, так и регламентированного учета. Сложность настройки бюджетирования состоит в том, что для построения модели бюджетирования и корректного заполнения план-фактного анализа, обязательным условием является то, чтобы необходимые аналитические разрезы были настроены и заполнялись в оперативном контуре учета.

Рассмотрим вкратце общие принципы настройки и работы с Бюджетами и Планами, которые предлагает клиент данной программы.

Настройки

Главное меню «НСИ и администрирование» — «Настройка разделов» — «Бюджетирование и планирование»

В подменю «Бюджетирование» – включается возможность использования системы бюджетов.

В подменю «Планирование» – есть возможность включить использование необходимых планов, бюджетов (план продаж, укрупненный план продаж по категориям с возможность его детализации по номенклатуре, план сборки/разборки, план производства, план закупок).

Также в этом же меню программный продукт BAS позволяет включить возможность использования сезонных коэффициентов для расчета планового количества на основе фактических продаж.

Из настроек видно, что блок «Бюджетирование» может работать как с связке с блоком Планирование, так и без него. Это означает, что, в случае, если у вас в компании ведутся или планируется вести детальные операционные планы закупок, планы продаж, планы производства, то можно для них настроить автоматическое отражения в Бюджетах на соответствующих статьях.

Важно!

Если у вас уже есть рабочая система BAS КУП, где работают лимиты в разделе Казначейство, при включении блока Бюджетирование – все лимиты настроенные там, автоматически перестанут работать. Так устроена система и управление ее функциями.

Таким образом, когда Бюджетирование запускается позже чем остальные блоки учета, рекомендуется выполнять настройку модели бюджетирования на копии базы. Т.е вы берете копию рабочей базы, настраиваете блок Бюджетирование, и затем, когда получаете работающую удовлетворяющую вас модель, загружаете ее в рабочую базу.

На вкладке «Бюджетирование и планирование» собраны основные настройки, справочники, документы, отчеты подсистем Бюджетирование и Планирование.

Все настройки удобно выполнять из меню «Настройки и справочники»

Рассмотрим подробнее общее назначение справочников.

Справочники подсистемы «Бюджетирование»:

• Справочник «Модели бюджетирования». Модель определяет совокупность используемых бюджетных форм и отчетов для ввода и анализа данных. Также в модели определяется детализация (бюджет в разрезе организаций или в разрезе подразделений) и настраиваются лимиты расходов денежных средств по данным бюджетирования предприятия.

  Настройке модели бюджетирования предшествует настройка справочников по таким параметрам:

  • статьи бюджетов;
  • показатели бюджетов;
  • сценарии бюджетирования;
  • связанные показатели бюджетов;
  • правила получения фактических данных.

  Модель бюджетирования имеет статус и срок действия. Одновременно может действовать несколько утвержденных моделей.

• Справочник «Сценарии бюджетирования». Сценарий это аналитический разрез планируемого показателя, который служит для связки блока Планирование с Бюджетированием. Фактические данные загружаются в подсистему Бюджетирование по отдельному сценарию (например «Факт»). Также в сценарии указывается валюта сценария и прогнозные курсы выбранной валюты.
• Справочник «Статьи бюджетов». Это ключевой справочник подсистемы Бюджетирование. Справочник в котором настраиваются статьи будущих бюджетов. Справочник иерархический, поэтому в каждой статье настраивается до 6 уровней аналитической детализации, налаживается количественный/суммовой учет.

  

  Также в каждой статье есть гиперссылка по которой настраивается правило автоматизации загрузки Фактических данных и Зависимые показатели.

  

• Справочник «Аналитики статей бюджетов». В справочнике отображаются существующие предопределенные варианты аналитики статей бюджетов (32 варианта). Также есть возможность добавить свой вариант.

  

• Справочник «Показатели бюджетов». В данном справочнике настраивают остаточные показатели бюджетов, которые используются в прогнозном балансе.

  

• Справочник «Связи показателей бюджетов». В блоке бюджетирования выполняется планирование по статьям бюджетов, и оценка этого планирования в показателях бюджетов. В данном справочнике настраивается то, каким образом каждая статья бюджета влияет на соответствующий показатель.

  

• Справочник «Нефинансовые показатели». В данном справочнике настраиваются нефинансовые показатели фактного контроля (количество, численность, цены, коэффициенты и тд). При этом нефинансовые показатели позволяют рассчитывать зависимые статьи бюджетов. Т.е например рассчитать бюджетный фонд оплаты труда по плановой численности и ставкам. Бухгалтерский ввод плановых значений по нефинансовым показателям вводятся специальным документом «Установка значений нефинансовых показателей». Документ можно заполнить вручную или загрузить данным из других подсистем (если для показателя настроен способ получения из других подсистем)

  

  

• Справочник «Правила получения фактических данных». Фактически данные бюджетов не хранятся и не вводятся где-то в подсистеме бюджетирования, они рассчитываются по настроенным правилам в отчетах. Название данного справочника говорит само за себя. Здесь по каждой статье, показателю бюджета настраиваются правила / формулы / запросы мониторинга и получения фактических данных из различных разделов учета системы.

  

  

• Справочник «Виды бюджетов». В данном справочнике в разрезе Моделей бюджетирования настраиваются структуры форм отчетов бюджетов , а также форма ввода плановых показателей

  

  

  

• «Выгрузить модель бюджетирование». Данный функционал позволяет выгрузить настроенную модель бюджетирования в файл для дальнейшей ее загрузки в аналогичную базу. При выгрузке сохраняются: модель бюджетирования (статьи, показатели, сценарии, связи, правила получения фактических данных), виды бюджетов, этапы подготовки, правила лимитирования трат денежных средств в файл.
• «Загрузить модель бюджетирования». С помощью данной функции выполняется загрузка настроек бюджетирования из файла.

Справочники подсистемы «Планирование»

• • Справочник «Сценарии товарного планирования». Здесь настраиваются сценарии товарного планирования. Для сценария указывается период планирования, в каких планах он может использоваться, а также указывается, нужно ли использовать данные планирования в бюджетировании.

    

    

  • Справочник «Виды планов». В справочнике настраиваются правила заполнения планов в разрезе сценариев. Если в сценарии настроено отображение в подсистеме бюджетирования, то документы по видам планов могут формировать плановый оборот по статьям бюджетов товаров и оплат.

    

    

  • Справочник «Источники данных планирования». В данном справочнике можно настроить источники, с помощью которых в дальнейшем можно настроить планы по данным системы. Для настройки источников используется схема компоновки данных.

• Регистр сведений «Сезонные коэффициенты». Может использоваться при планировании продаж. Использование сезонных коэффициентов настраивается в настройках подсистемы.

  

Планирование запасов

Все планы создаются на закладке «Планирование и Бюджетирование».

Планы могут создаваться из списка документов (меню «Бюджетирование и планирование» — раздел «Планирование продаж» — зайти в соответствующий список документов ) или с помощью помощника создания планов «Бюджетирование и планирование» — раздел «Создать» — выбрать необходимый тип плана.

При заполнении планов есть возможность вносить плановые показатели вручную, или автоматически с помощью настроенных правил, или загрузить из файла.

При проведении плана формируются движения по регистрам планирования и движения по регистрам бюджетирования (если сделаны соответствующие настройки).

Также для утвержденных планов (из плана) есть возможность сформировать Отчет сбалансированности планов, где можно заняться анализом (по введенным товарам) возможности обеспечения потребностей за счет созданных планов обеспечения.

Бюджетирование

Все планы создаются на закладке «Планирование и Бюджетирование».

Бюджет можно создавать из списка документов «Экземпляры бюджетов» (меню «Бюджетирование и планирование» — раздел «Бюджеты» -«Экземпляры бюджетов») или с помощью помощника создания экземпляра бюджета («Бюджетирование и планирование» — раздел «Создать» — Экземпляр бюджета).

Табличная часть документа заполняется автоматически — формой ввода значений бюджета после указания периода, сценария и вида бюджета.

При проведении, документ делает движения по регистру накоплений «Обороты бюджетов».

Отчеты по бюджетам настроенных форм формируются в меню «Бюджетные отчеты».

Тут отображаются все настроенные варианты Видов бюджетов.

Отчет формируется по кнопке Сформировать.

Для анализа сделанных настроек, введенных плановых показателей, установленных лимитов — реализован ряд отчетов, они все собраны в меню «Планирование и Бюджетирование» — «Отчеты по бюджетированию и планированию».

В итоге схему настройки блока бюджетирования можно изобразить следующим образом:

Заказать лицензированную версию BAS Комплексное управление предприятием можно перейдя по этой ссылке. Используя официальное программное обеспечение вы получаете беспроблемный программный продукт, который позволит упростить формирование и анализ отчетности, облегчить сбор и обработку различных данных и ускорить работу компании в целом. Функциональностью регулярно обновляемого и улучшаемого ПО будет доволен как персонал, так и руководство.