BAS Документооборот КОРП

Важно знать: "BAS Документооборот КОРП" работает по украинским законам. То есть всё в программе уже настроено так, как требует государство – ничего не нужно додумывать или переделывать вручную. Документы будут оформлены правильно, а с проверками не будет лишних нервов. Программа знает:

• Закон Украины "Об электронных документах и ​​электронном документообороте".
• Закон Украины "О защите информации в информационно-телекоммуникационных системах".
• Закон Украины "Об обращении граждан".
• Постановление КМУ "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству...".
• Постановление КМУ "Об утверждении Типового порядка осуществления электронного документооборота...".

С "BAS Документооборот КОРП" работа с письмами, приказами, отчётами становится простой. Для каждого из них есть специальная карточка со всей нужной информацией. Эти карточки полностью соответствуют украинским законам, например, "Инструкции по делопроизводству №1153" и постановлениям Кабмина. Для легкого старта в комплекте с программой идет 45 готовых инструкций. Они простые и помогают быстро освоиться с документами, задачами и процессами.

В "BAS Документооборот КОРП" файлы хранятся надёжно в специальных папках. Доступ к ним строго ограничен: каждую папку настроили так, что видят и работают с ней только те сотрудники, кому это положено.

Папки можно организовать как удобно компании: хоть по отделам, хоть по типу документов. Для каждой папки легко настроить, кто может просто читать, кто – добавлять, кто – менять, а кто – удалять документы.

"BAS Документооборот КОРП" разрешает и запрещает доступ к информации. Это удобно для поддержания безопасности компании. Чтобы важные данные не попали к посторонним, есть специальный отчет. Он показывает, кому и к чему открыт доступ, помогая избежать ошибок. Сами файлы можно хранить как внутри программы, так и на дисках сервера.

С "BAS Документооборот КОРП" легко учитывать и регистрировать всю почту, входящую и исходящую. Программа автоматически присваивает уникальные номера, даже при сложных правилах нумерации – ручной труд исключен.

Вся регистрация проходит строго по украинским госстандартам и правилам. Можно сразу печатать штрихкоды и регистрационные штампы прямо из программы!

После регистрации документа запускаются важные процессы:

• Автоматически начинается рассмотрение документа (это "бизнес-процесс"), и он сразу ставится на контроль выполнения.
• Исполнители тут же получают уведомления о новых задачах.
• Программа следит за всеми сроками, исключая просрочки.
• Документы формируются в "дела", а по завершении работы легко отправляются в архив или на удаление.
• Легко создавать отчёты: о количестве поступивших файлов, их выполнении, и, конечно, видеть все просроченные документы.

В "BAS Документооборот КОРП" есть все для регистрации и обработки обращений от граждан. Программа полностью соответствует Закону Украины "Об обращениях граждан".

Без проблем отслеживаются повторные обращения и дубликаты. Также программа помогает учитывать перенаправление обращений в другие организации и их получение оттуда.

Для работы с обращениями есть специальное удобное окно. Здесь сотрудник сразу видит все запросы, историю переписки и другую важную информацию. Для анализа и контроля доступны специальные отчеты: "Выполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений" и "Список всех обращений граждан".

С "BAS Документооборот КОРП" вся волокита с договорами уходит в прошлое. Представьте, программа берёт на себя вообще всё:

• Легко готовим проекты договоров.
• Согласовываем их хоть внутри компании, хоть с внешними партнёрами.
• Учитываем все бумаги, которые связаны с договором: акты, дополнительные соглашения.
• Следим за датами действия договоров.
• Работаем с суммами договоров в разных валютах.
• Контролируем, как выполняются финансовые обязательства по договору.
• Проверяем, есть ли все нужные сопроводительные документы, например, счета-фактуры.
• Следим, чтобы все переданные экземпляры документов вернулись.
• Можно зафиксировать даже разрыв договора.

Каждый договор в системе живет своей специальной карточкой. Тут и сроки, и суммы, и налоговые правила, и прочее. А ещё в карточке есть целая таблица, где можно подробно расписать товары или услуги.

Для того чтобы понять, как идёт работа по договорам, есть удобные отчёты. Например, увидим: "Какие договоры заключены", "Сроки каких договоров истекают", "Какие есть сопроводительные документы", "Как менялось количество заключённых договоров", "Как менялись суммы" и даже "Какие договоры расторгнуты".

В "BAS Документооборот КОРП" нет проблем с загрузкой любых документов и файлов прямо со сканера. Программа "дружит" со всеми сканерами, которые поддерживают стандарт TWAIN. Можно сканировать в JPG, PDF и TIF, и легко создавать многостраничные документы.

Кстати, программа умеет и "потоковое" сканирование: вот сканируем пачку документов, а она сама распознаёт штрихкоды и сразу же создает многостраничные TIF или PDF файлы.

И это ещё не всё: "BAS Документооборот КОРП" автоматически распознаёт текст на отсканированных картинках. А это значит, что потом легко найти любую информацию, просто используя поиск по словам.

"BAS Документооборот КОРП" умеет сама забирать файлы из указанной папки в вашей внутренней сети. Как только там появляется новый файл или целая папка, они тут же переносятся в нужный раздел документооборота. При этом все оригинальные названия и структура папок остаются на месте.

Эти новые файлы программа автоматически "понимает", добавляет в свою базу для быстрого поиска. Это просто супер удобно, чтобы связать программу с сетевыми сканерами, факсами или другими приложениями, которые сохраняют файлы в общую папку.

В "BAS Документооборот КОРП" есть встроенная электронная почта:

• Можно отправлять любые документы или файлы прямо из программы по email.
• Можно загружать входящие письма или внутренние документы из почты сразу в систему.
• Если есть электронная подпись (ЭЦП), то спокойно отправляем и получаем подписанные и зашифрованные файлы.
• Есть поиск по разным данным, а ещё можно искать по словам прямо внутри текста писем.

Не нужно даже открывать программу, чтобы справиться с задачей! Просто отвечайте на письма, которые "BAS Документооборот КОРП" присылает вам автоматом.

В "BAS Документооборот КОРП" работать с документами легко, потому что используются привычные программы, как Word или Excel. На "рабочем столе" программы всегда видно, какие задачи сейчас в работе и что ещё нужно сделать. Его, кстати, можно настроить под себя для максимального удобства.

Все сотрудники могут просматривать и изменять файлы. Не стоит беспокоиться, что кто-то испортит работу: "BAS Документооборот КОРП" блокирует файлы, пока их редактируют. Поэтому конфликтов не будет, даже если над документом трудится несколько человек.

При сохранении изменений программа сама делает новую версию файла. Она запоминает, кто и когда внёс правки. Из карточки файла можно посмотреть все предыдущие версии, удалить лишние или вернуться к любой старой версии. Для популярных форматов (вроде Word или TXT) даже доступно сравнение версий, чтобы быстро увидеть, что изменилось.

В "BAS Документооборот КОРП" можно использовать готовые шаблоны для документов и файлов, которые заполняются автоматически. Например, создавая новый файл из шаблона, туда сразу подтянутся нужные данные: название компании, автор, дата, сумма договора, реквизиты партнера.

А если создается новый документ по шаблону, его поля заполняются сами, и к нему автоматически прикрепляются все файлы, указанные в шаблоне. Эти файлы также заполняются информацией из самого документа. Это заметно экономит время и помогает избежать ошибок!

В "BAS Документооборот КОРП" каждому документу автоматически присваивается уникальный штрих-код. Его можно:

• Распечатать на отдельном листе.
• Напечатать прямо на титульном листе бумажного документа.
• Распечатать на специальной наклейке.
• Вставить в электронный документ как картинку.

Эти штрих-коды очень полезны! Помогают быстро найти карточки документов или автоматически прикреплять файлы к документам при потоковом сканировании.

В "BAS Документооборот КОРП" также можно распечатать регистрационный штамп для любого документа. На нем будет название организации, регистрационный номер, дата регистрации и, конечно, штрих-код. Штамп можно напечатать как на отдельном листе, так и прямо на первой странице бумажного документа.

Программа автоматически связывает документы между собой. Также можно настроить дополнительные связи между любыми документами и указать правила их работы. Программа поддерживает разные типы связей: единичные, множественные, односторонние, двусторонние.

Удобно, что программа показывает все документы, касающиеся конкретного партнера. При этом разделяет их на входящие, исходящие и внутренние. Так видна вся история общения и работы.

В карточке каждого документа в "BAS Документооборот КОРП" можно добавить несколько резолюций. Они могут создаваться автоматически (через процесс "Рассмотрения") или вводиться вручную. Интересно, что авторами резолюций могут быть не только сотрудники компании, но и ответственные лица из других организаций.

При необходимости каждую резолюцию можно заверить электронной подписью (ЭП). Требование подписания зависит от правил документооборота компании.

"BAS Документооборот КОРП" удобно отслеживает передачу входящих файлов в другие организации. Также учитываются документы, пришедшие от сторонних организаций после перенаправления. Важно, что программа помогает следить за сроками выполнения таких документов, исключая пропуски.

Программа также следит за передачей документов должностным лицам партнеров. И, что немаловажно, помогает контролировать сроки возврата этих документов, обеспечивая знание о местонахождении важной бумаги.

В "BAS Документооборот КОРП" вся командная работа с документами строится на умных процессах. Это помогает навести порядок и ускорить дела. Вот самые главные из них:

• Рассмотрение. Документ попадает к руководителю. Он может написать своё решение (резолюцию) или сразу отправить документ в работу, или просто для ознакомления.
• Выполнение. Задача отправляется группе сотрудников. Программа следит, чтобы всё было сделано в срок. Можно даже назначить главного.
• Согласование. Когда документ нужно согласовать, он пройдет по цепочке или сразу к нескольким людям. После этого он вернётся к автору для просмотра результата или отправки на доработку. Согласование бывает:
  1. параллельным: все смотрят документ одновременно;
  2. последовательным: один за другим, по очереди;
  3. смешанным: и так, и так, плюс с учетом разных условий.
• Утверждение. Документ отправляется на утверждение к ответственному человеку. После этого он возвращается, чтобы можно было увидеть результат.
• Регистрация: Файл попадает к секретарю. Там ему присваивается номер, ставится печать, и он готов к отправке.
• Ознакомление. Если нужно просто ознакомить кого-то с документом, программа разошлет его всем нужным сотрудникам.
• Поручение. Легко выдаются поручения сотрудникам и отслеживается их выполнение.
• Обработка входящего документа. Это полный цикл работы – от просмотра и выполнения до отправки в архив.
• Обработка исходящего документа: Это полный цикл создания – от согласования и утверждения до регистрации.

Задачи можно назначать не только конкретным сотрудникам, но и целым ролям в компании. Например, документ отправляется на утверждение "директору", и система сама найдет, кто сейчас занимает эту должность (сам директор или его заместитель), и доставит задачу прямо ему.

Для сложных задач можно заранее настроить готовые шаблоны для каждого процесса. Программа сама решит, по какому пути пойдет документ. Например, договор на крупную сумму пойдет по одному маршруту согласования, а обычный – по другому. Эти правила легко настроить в программе.

Сроки выполнения контролируются очень строго. Программа учитывает графики работы сотрудников и может считать время не только в днях, но и в часах, и даже в минутах.

Не нужно держать всё в голове! Программа сама запускает процессы по расписанию. А если что-то задерживается, она автоматически "бьет тревогу": например, передает просроченную задачу прямо начальнику отдела или даже сама завершает зависшее согласование (если так настроить).

Все процессы и задачи можно выстроить в иерархию, как дерево. То есть, один процесс может быть частью другого. Так все, кто участвует в работе, видят полную картину, но только те части, к которым есть доступ.

Можно остановить любой процесс, и тогда все задачи и подпроцессы, которые к нему относятся, тоже остановятся.

Чтобы избежать ошибок и быть уверенным, что задача действительно выполнена, можно настроить дополнительные проверки. Например, система не даст закрыть задачу, пока не заполнены все важные поля в документе, или пока не прикреплен подтверждающий файл. Так ничего не проскочит!

Эта программа умеет "дружить" с другими системами BAS. Например, заказ клиента можно начать оформлять в "BAS Управление торговлей", потом он попадет в "BAS Документооборот КОРП" для согласования, а потом снова вернется в "BAS Управление торговлей" для завершения. Для пользователя это происходит незаметно и автоматически, как одно целое.

"BAS Документооборот КОРП" помогает управлять проектами так, чтобы все данные были под рукой. Программа собирает всю информацию – документы, файлы, задачи – и раскладывает её по проектам. Ещё она помогает организовать работу так, чтобы план проекта выполнялся шаг за шагом.

Что умеет программа для проектов:

• Можно создать полную карту проекта и разбить его на более мелкие задачи.
• Отслеживает, сколько времени сотрудники тратят на работу по каждому проекту.
• Создаёт разные отчёты, чтобы видеть, как идут дела по проектам.
• Проекты можно загружать из Microsoft Project (через XML-файл).
• Работает с планом проекта и показывает его на диаграмме Ганта (это такой наглядный график задач по времени).

Процесс работы над проектом в программе состоит из таких этапов:

• Начало (Инициация): запускаем проект.
• Планирование: составляем подробный план.
• Утверждение плана: получаем добро на план.
• Старт работ: начинаем выполнять задачи.
• Выполнение: работаем по плану.
• Завершение: финализируем проект.

Для контроля проектов есть специальные отчёты:

• "Текущее состояние задач": показывает, что происходит с задачами прямо сейчас.
• "Задачи, которые скоро начнутся": напоминает о ближайших стартах.
• "Задачи, которые скоро закончатся": помогает отследить предстоящие дедлайны.
• "План-факт по срокам": сравнивает, укладываемся ли в запланированные сроки.
• "План-факт трудозатрат": показывает, сколько времени планировали потратить, и сколько ушло на самом деле.

В "BAS Документооборот КОРП" есть классные инструменты, которые очень сильно упрощают и ускоряют всю работу с организацией мероприятий. Будь то совещания, конференции или что-то ещё, программа поможет:

• Быстрее всё подготовить.
• Легко собрать нужных участников и оповестить их.
• Следить за выполнением решений, которые были приняты на встречах.

Система проведет вас через все этапы – от начальной подготовки до анализа, насколько эффективно прошло мероприятие и выполнены ли все решения. Она умеет работать со всем:

• Внешними и внутренними встречами.
• Официальными заседаниями (например, советы директоров, совещания).
• Бронированием переговорных комнат.
• Подбором времени, удобного для всех участников.
• Созданием программы встречи и её протокола.
• Фиксацией решений и контролем их выполнения в срок.

Процесс в программе выглядит так:

Подготовка:

• Планируем, кто придет, где и когда это будет.
• Составляем программу мероприятия.
• Согласовываем участие (место, время).
• Готовим все нужные материалы.
• Рассылаем эти материалы участникам.

Проведение:

• Отмечаем, кто пришел, а кто нет.
• Фиксируем все принятые решения.

Оформление протокола:

• Готовим сам протокол встречи.
• Согласовываем протокол.
• Утверждаем протокол.

Выполнение решений:

• Следим, чтобы все принятые решения были выполнены.
• Полезные отчёты по мероприятиям

В программе уже есть много готовых отчётов, чтобы посмотреть, насколько эффективно организованы мероприятия:

• "Какие мероприятия были проведены за период". Покажет список всех встреч.
• "Как меняется количество мероприятий". Увидим, чаще или реже стали собираться.
• "Сколько времени уходит на мероприятия". Поможет оценить затраты времени.
• "Какие мероприятия проводим чаще всего". Покажет самые популярные форматы встреч.
• "Кто из сотрудников игнорирует мероприятия". Выявит тех, кто пропускает.
• "Кто из руководителей/организаторов нарушает сроки". Покажет, кто затягивает подготовку.
• "По каким мероприятиям были пропущены решения". Подсветит, где решения остались невыполненными.

Когда запускается "BAS Документооборот КОРП", сразу открывается окно "Текущие дела". Это такой центр управления, где видно всё самое важное:

• Что нужно сделать и что делают подчиненные (если должность руководителя).
• Все, что запланировано в календаре.
• Новые письма и сообщения с внутреннего форума.
• Информация о встречах и совещаниях.
• Какие бумаги сейчас в процессе.
• Сколько времени потрачено на разные задачи.
• Специальный виджет "Отсутствия" показывает, кого сегодня нет в офисе и почему (например, кто работает удаленно).

В отдельном окне "Мои задачи" удобно рассортированы все дела. Есть две вкладки:

• "Задания мне": Здесь собраны задачи, которые пришли напрямую, или потому что они для вашей должности (роли), или по делегированию.
• "Задачи от меня": Тут видны задачи, которые кто-то поручил.

Кстати, задачи можно отмечать разноцветными флажками. Это очень удобно, когда дел много и нужно быстро сориентироваться!

Электронный документ – это не просто файл, а структурированный набор данных. В нём есть и реквизиты, и сам текст. Вся эта информация используется, чтобы быстро найти нужный документ.

В программе работает полнотекстовый поиск, который ищет файлы и даже текст внутри файлов популярных форматов (Word, Excel и т.д.). Ищет по всем полям в карточках и по содержимому файлов, причём с учетом всех форм слов в русском, украинском и английском языках.

Руководителям нужны данные, чтобы принимать правильные решения и сделать работу сотрудников более эффективной.

В программе есть ежедневные отчёты, которые сотрудники сами заполняют. Там указывают, сколько времени ушло на какой проект, чем занимались, или почему отсутствовали (например, отпуск или удалёнка).

Можно вести общие и личные календари. Программа помогает подобрать удобное время для встреч, учитывая, кто чем занят. В запись календаря можно превратить что угодно: задачу, документ, письмо или мероприятие.

В программе можно работать, даже если офисы разбросаны по разным местам. Система умеет работать в режиме распределенной информационной базы, даже если файлы хранятся не в самой программе, а на дисках.

"BAS Документооборот КОРП" легко обменивается данными с другими популярными программами, такими как "BAS ERP", "BAS Управление холдингом", "BAS Управление торговлей". Благодаря такой "бесшовной" интеграции можно начать процесс в одной системе, а продолжить в другой — для пользователя это происходит незаметно.

В комплекте с программой идут уже готовые правила обмена. Их можно сразу использовать или настроить под свои нужды, например, с помощью "Универсального обмена данными в формате XML".

"BAS Документооборот КОРП" может работать как внешнее хранилище для файлов для других программ. Связь между ними происходит через веб-сервисы.

Использование программы в качестве библиотеки файлов даёт много преимуществ:

• Прикрепляются файлы к объектам в любой вашей информационной базе.
• Снижается нагрузка на основную базу, так как файлы хранятся в "BAS Документооборот КОРП".
• Обеспечивается безопасное, надёжное и централизованное хранение всех документов.
• Файлы, прикрепленные к другим программам, автоматически становятся частью общего документооборота.
• Создаётся единое хранилище для файлов из разных программ.