BAS Управление автотранспортом Стандарт

Это ПО охватывает процессы, среди которых:

• прием и распределение заявок на использование транспорта;
• учет разнарядок и контроль исполнения;
• работа с маршрутными листами и редактирование.

«BAS Управление автотранспортом Стандарт» предлагает механизм для учета заявок и последующего их распределения по автопарку. Заявки на машины поступают как от внутренних подразделений организации, так и от сторонних партнеров или клиентов. Каждый заказ на транспортное средство показывает:

• адреса и временные промежутки, в которые выполняется доставка;
• характеристики перевозимого груза и дополнительные параметры;
• перечень услуг при перевозке;
• специальные требования к используемому транспорту.

В программе также доступно формирование ежедневных разнарядок на рейсы. В процессе учитываются режимы эксплуатации автомобилей и графики водителей, чтобы планировать работу автопарка.

Касательно диспетчеризации, роль автоматизированного рабочего места диспетчера заключается в том, чтобы ускорить обработку клиентских заказов и обеспечить оперативное формирование задач на перевозку. Среди доступных инструментов:

• поиск и подбор заявок;
• оформление в формате «Маршрутное письмо»;
• работа с журналами «Маршрутные письма» и «Путевые листы»;
• групповое создание и печать «Разнарядки».

По этому направлению ПО решает ряд практических задач:

• ведение ценовых справочников и тарифов на транспортные услуги;
• автоматический расчет стоимости выполненных перевозок;
• подготовка документов реализации, счетов, актов и сводных реестров.

Преимущество — гибкий справочник тарифов. Через него формируются как простые, так и многоуровневые тарифные схемы с учетом условий договоров, специфики маршрутов и характеристик используемых транспортных средств.

Настройки включают:

• привязку тарифа к объему выполненной работы;
• установку фиксированных ставок;
• конструирование сложных тарифных комбинаций.

На основе тарифов программа автоматически рассчитывает стоимость услуг в документе «Товарно-транспортная накладная», который формируется прямо в путевом листе. За выбранный период для клиентов легко подготовить счета и акты оказанных услуг с нужной детализацией. Дополнительно доступно формирование сводных реестров.

Все созданные документы реализации могут быть выгружены в «BAS Бухгалтерия», что обеспечивает полную совместимость и упрощает работу бухгалтерии.

Через это ПО решаются такие задачи:

• фиксация прямых расходов, связанных с эксплуатацией собственного автопарка;
• настройка правил распределения доходов и затрат по выбранным аналитикам;
• учет дополнительных трат на содержание и использование автомобилей.

Прямые издержки формируются на основе информации из путевых и ремонтных листов: сюда входят расходы на горюче-смазочные материалы, стоимость технического обслуживания и ремонтов, а также амортизация и износ шин.

Для каждой статьи доходов, затрат или себестоимости можно определить базу и способ распределения, выбрав наиболее удобный вариант для анализа. Отчетность по расходам доступна в разных разрезах — по заказам на транспорт, отдельным автомобилям, структурным подразделениям или клиентам.

Итоговая информация позволяет оценить рентабельность работы автопарка и понять, насколько эффективно используется транспорт.

В программе предусмотрена работа с путевыми листами разных типов:

• для легковых машин;
• для грузового транспорта (почасовая и сдельная формы);
• для спецтехники;
• для междугородних рейсов;
• для автобусов;
• для водителей – физических лиц-предпринимателей;
• для строительной техники (рапорты по работе машин).

Печатные формы унифицированы и соответствуют установленным требованиям. Оформление путевого листа можно выполнить вручную либо с помощью пакетной генерации. Последний вариант удобен для предприятий с крупным парком автомобилей: он дает возможность за короткое время выпустить и распечатать сразу серию документов, заметно снизив нагрузку на диспетчера.

При обработке путевого листа ПО автоматически рассчитывает показатели по каждому рейсу: пробег с грузом, время в наряде, занятость, простой, а также нормативные и фактические затраты топлива и технических жидкостей.

На основе введенных параметров формируются аналитические отчеты, среди которых:

• учет выработки оборудования в моточасах;
• карта работы транспортных средств;
• пробег автомобилей;
• показатели выработки;
• диаграмма состояния транспорта (в формате диаграммы Ганта);
• и другие формы аналитики.

В этой программе решаются следующие задачи:

• ведение оборотов и учет расхода ГСМ / рабочих жидкостей по каждому транспортному средству;
• фиксация экономии или перерасхода топлива в разрезе рейсов и водителей;
• контроль остатков топлива и жидкостей в баках машин с возможностью их инвентаризации.

Для автомобилей можно задавать как базовые нормы расхода ГСМ, так и нормативы для специальных видов работ. Также учитываются корректирующие коэффициенты: сезонные надбавки, температурные поправки и особенности эксплуатации в сложных условиях. Все алгоритмы соответствуют требованиям приказа Министерства транспорта Украины.

Касательно заправки и слива топлива, функционал охватывает:

• учет фактов слива горючего;
• проведение инвентаризации остатков в баках;
• регистрацию заправок со склада, за наличный расчет, по картам, талонам или напрямую от поставщиков;
• загрузку отчетов из процессинговых центров с детализацией по картам;
• сопоставление информации о заправках с кассовыми чеками водителей.

Для анализа движения топлива и технических жидкостей доступны отчеты, среди которых:

• ведомость движения ГСМ;
• отчеты прихода и расхода по каждому автомобилю;
• учет заправок;
• сравнение заправок, проведенных по картам.

В этом ПО предусмотрены следующие функции:

• регистрация заявок на проведение ремонтных работ;
• учет плановых технических обслуживаний и выполненных ремонтов как в собственной мастерской, так и в сторонних сервисах;
• формирование и печать документа «Требование-накладная» прямо из «Ремонтного письма»;
• ведение учета агрегатов;
• фиксация фактов установки и замены шин, аккумуляторов и других элементов дополнительного оснащения.

Решение позволяет детально анализировать будущие и завершенные работы по техническому обслуживанию и ремонту автомобилей с помощью отчетов «Планирование ТО» и «График ТО». Для углубленного анализа предусмотрены отчеты по использованным запчастям и расходным материалам, а также возможность составить рейтинг автомобилей по затратам на ремонт.

Отдельный модуль «Учет агрегатов и комплектации» охватывает контроль шин, аккумуляторов, аптечек, раций и прочего оборудования. Для шин дополнительно ведется учет по конкретным местам установки.

Чтобы упростить работу механика, в ремонтном листе реализован мастер установки шин. С его помощью можно:

• устанавливать, менять или снимать покрышки,
• проверять информацию о текущем комплекте шин на автомобиле.

Программа хранит информацию о дате и месте каждой установки. На основании пробега транспортного средства автоматически рассчитывается степень износа покрышек, что дает возможность заранее планировать их замену.

ПО обеспечивает ведение учета всех дорожно-транспортных происшествий, связанных с автопарком компании.

Функционал включает:

• оформление и регистрация документов о ДТП;
• учет нанесенного транспортным средствам ущерба и страховых выплат;
• анализ причин аварий и выявление характерных нарушений правил дорожного движения;
• формирование рейтинга водителей с нарушениями.

Через отчеты можно изучать причины аварий, частоту участия водителей в ДТП, а также сопоставлять расходы на восстановительный ремонт с суммами страховых выплат. Помимо ДТП, программа ведет учет штрафов, наложенных на водителей. Среди возможностей:

• печать формы согласия на удержание штрафов из заработной платы;
• хранение фотофиксаций нарушений;
• формирование рейтингов водителей по нарушениям;
• аналитика по типам правонарушений.

В документах фиксируется информация о транспорте и водителе, описываются нарушения, указываются суммы штрафов и информация об оплате. Через отчеты можно проводить анализ статистики, находить повторяющихся нарушителей и оценивать типичные нарушения ПДД.

ПО позволяет вести полный контроль движения запчастей, топлива, технических жидкостей и других расходников на складах.

Функционал состоит из таких элементов:

• регистрация поступлений и списаний товаров;
• учет выдачи запчастей и расходников для работы автопарка;
• внутренние перемещения номенклатуры между складами;
• списание материалов на конкретные транспортные средства;
• проведение инвентаризаций для сверки фактических остатков;
• контроль состояния запасов на всех складах.

Информацию о движении товаров и остатках можно анализировать через отчеты. Это делает складскую деятельность прозрачной и помогает правильно работать с запасами.

ПО обеспечивает учет всех аспектов работы водителей и расчет их заработной платы.

Функции включают:

• фиксацию выработки и отработанных часов каждого водителя;
• начисление зарплаты на основе информации из путевых листов.

Функционал дает возможность:

• создавать, хранить и распечатывать графики работы водителей на период — месяц, год или другой интервал;
• формировать табели учета рабочего времени для точного контроля.

Информация о начислениях отмечается в документе «Начисление зарплаты». Он полезен для расчета налогов, подготовки отчетности и передачи в «BAS Бухгалтерия» для дальнейшей работы бухгалтерии.