SAF-T в Україні: декларація, вимоги та терміни

Що таке звітність SAF-T в Україні?

Цей тип звітності — це встановлений законом формат передачі бухгалтерських даних до контролюючих органів. Його ціль — створення інструмента, через який аудитор, бухгалтер і податкова працюють з однаково зрозумілими даними.

Що містить звіт SAF-T:

• ідентифікаційна інформація про компанію та її складові частини;
• план рахунків і залишки за рахунками;
• записи первинних бухгалтерських документів;
• журнали господарських операцій;
• дані про товари, послуги та залишки на складах;
• інформацію про розрахунки з контрагентами;
• реєстри податкових накладних і дані по ПДВ;
• дані про суб’єктів, які використовують систему.

Важливо те, що SAF-T — не копія звичних декларацій, а повноцінний об’єм даних, через які податкова проводить аудит. І все це без запитів додаткових документів. Бізнес отримав можливість брати участь у вибудовуванні цифрової довіри між державою і підприємством. Це не тиск, а крок до рівного доступу до автоматизованих перевірок, коли людський фактор не створює проблем.

Що потрібно знати про формат SAF-Т

Формат базується на XML-структурі й призначений для чіткого відображення бухгалтерських даних у цифровому вигляді через такі аспекти, як:

1. XML-синтаксис для структурованості і читабельності даних.
2. Уніфіковані теги для записів.
3. Підтримка українських національних особливостей обліку (версія SAF-T UA).
4. Повна відповідність технічним специфікаціям, затвердженим ДПС.
5. Відображення інформації у хронологічному й логічному порядку.
6. Стандартизація ідентифікаторів компанії, контрагента, рахунку.

З його допомогою в національному податковому полі з’явився формат, через який легко перевіряти передану інформацію без жодної участі бухгалтера.

Терміни подання SAF-T

Формат SAF-T в Україні подається за запитом податкової під час перевірки. Термін для надання — до 2 робочих днів після отримання запиту від ДПС. Суб’єкт може звернутись з обґрунтованим проханням про продовження строку. Але таке рішення ухвалюється виключно на розсуд податкової і документується.

Порушення строків вважається ненаданням документів на перевірку. Як результат — відповідальність за КПАП України. Бухгалтерам, аудиторам та користувачам треба завчасно підготуватися для створення звіту в потрібному форматі.

Що таке SAF-T UA 2.0?

SAF-T UA 2.0 — це оновлена національна специфікація формату, адаптована під українське законодавство та технічні стандарти Державної податкової служби. Вона ґрунтується на міжнародній структурі OECD SAF-T Version 2.0, але враховує особливості української системи бухгалтерського обліку, податкової звітності та електронної взаємодії між компаніями й регулятором.

Ця версія має нові обов’язкові розділи, розширену деталізацію записів, локалізовані довідники та повну сумісність з електронним кабінетом платника. Бізнес, що працює з нею, отримує впевненість у тому, що дані відповідають критеріям перевірки з боку аудиторів і податкових інспекторів.

Графік поетапного впровадження

Впровадження SAF-T всередині компанії вимагає чіткої поетапності:

• Етап 1. Аудит поточної ІТ-інфраструктури — перевірка сумісності облікових систем із вимогами формату, оцінка технічних ризиків
• Етап 2. Визначення відповідальних осіб — формування команди з представників ІТ, бухгалтерського відділу та юридичної служби
• Етап 3. Інтеграція модулю — встановлення або оновлення програмного забезпечення для генерації звіту у форматі SAF-T UA 2.0
• Етап 4. Тестове формування звітів — перевірка структури, повноти та коректності файлів у внутрішньому режимі
• Етап 5. Навчання користувачів — проведення інструктажів для бухгалтерів, аудиторів та інших фахівців.
• Етап 6. Регламентна робота — визначення внутрішніх процедур на випадок запиту від ДПС, термінів формування та перевірки файлів.

Такий графік дає змогу адаптувати модуль до діяльності конкретної організації. Це важливо для зниження ризиків у разі першого подання звіту до ДПС.

Підготовка до дотримання вимог

Підготовка компанії до дотримання вимог SAF-T передбачає:

• оновлення бухгалтерського програмного забезпечення;
• удосконалення внутрішніх процедур обліку;
• координацію між бухгалтером, аудитором та ІТ-відділом;
• постійне навчання користувачів системи.

Треба створити прозору систему контролю за якістю даних, щоб звіт відповідав вимогам податкової з першої спроби. Це допоможе знизити вірогідність штрафів та додаткових перевірок.

Чи є SAF-T обов'язковим в Україні?

Наразі подання звіту є обов’язковим лише для окремих категорій компаній. Переважно це стосується великих підприємств із високим рівнем податкових ризиків. Для більшості бізнесів цей формат залишається добровільним. Проте поступове розширення кола користувачів може призвести до повсюдного запровадження SAF-T у найближчі роки.

Коли SAF-T було запроваджено в Україні

Робота над форматом в Україні офіційно стартувала у 2023 році з пілотних проєктів і тестування. З того часу система проходить поступове розширення з урахуванням зворотного зв’язку від бізнесу та аудиторів.

Вимоги SAF-T

Звіт повинен містити структуровані бухгалтерські дані у форматі XML відповідно до національних технічних стандартів. Компанія повинна гарантувати повноту і достовірність змісту, а також своєчасність подання файлу.

Декларація SAF-T

Декларація SAF-T — це електронний документ, який супроводжує подання звіту і підтверджує відповідність даних. Вона створюється в електронному кабінеті користувача та підтверджує факт подання.

Які компанії повинні декларувати SAF-T в Україні

Обов’язок покладено на великі компанії та організації з розгалуженою бухгалтерською системою. Особливо ті, які працюють у сферах із підвищеним податковим контролем. Користувачі електронного кабінету, які мають складні бізнес-процеси і високий обсяг операцій, повинні бути готові до своєчасного формування та подання звіту SAF-T за запитом податкової служби.