BAS Управление автотранспортом Стандарт

Это ПО охватывает процессы, среди которых:

• приём и распределение заявок на использование транспорта;
• учёт нарядов и контроль исполнения;
• работа с маршрутными листами и их редактирование.

«BAS Управление автотранспортом Стандарт» предлагает механизм для учёта заявок и их последующего распределения автопарком. Заявки на автомобили поступают как от внутренних подразделений организации, так и от сторонних партнёров или клиентов. Каждый заказ на транспортное средство отображает:

• адреса и временные промежутки, в которые выполняется доставка;
• характеристики перевозимого груза и дополнительные параметры;
• перечень услуг при перевозке;
• специальные требования к используемому транспорту.

В программе также предусмотрено формирование ежедневных нарядов на рейсы. В процессе учитываются режимы эксплуатации автомобилей и графики водителей для планирования работы автопарка.

Что касается диспетчеризации, роль автоматизированного рабочего места диспетчера состоит в том, чтобы ускорить обработку клиентских заказов и обеспечить оперативное формирование заданий на перевозку. Среди доступных инструментов:

• поиск и подбор заявок;
• оформление в формате «Маршрутный лист»;
• работа с журналами «Маршрутные листы» и «Путевые листы»;
• групповое создание и печать «Наряда».

В этом направлении ПО решает ряд практических задач:

• ведение ценовых справочников и тарифов на транспортные услуги;
• автоматический расчёт стоимости выполненных перевозок;
• подготовка документов реализации, счетов, актов и сводных реестров.

Преимущество — гибкий справочник тарифов. Через него формируются как простые, так и многоуровневые тарифные схемы с учётом условий договоров, специфики маршрутов и характеристик используемых транспортных средств.

Настройки включают:

• привязку тарифа к объёму выполненной работы;
• установку фиксированных ставок;
• конструирование сложных тарифных комбинаций.

На основе тарифов программа автоматически рассчитывает стоимость услуг в документе «Товарно-транспортная накладная», который формируется прямо в путевом листе. За выбранный период для клиентов легко подготовить счета и акты оказанных услуг с необходимой детализацией. Дополнительно предусмотрено формирование сводных реестров.

Все созданные документы реализации могут быть выгружены в «BAS Бухгалтерия», что обеспечивает полную совместимость и упрощает работу бухгалтерии.

Через это ПО решаются следующие задачи:

• фиксация прямых расходов, связанных с эксплуатацией собственного автопарка;
• настройка правил распределения доходов и затрат по выбранным аналитикам;
• учёт дополнительных затрат на содержание и использование автомобилей.

Прямые расходы формируются на основе информации из путевых и ремонтных листов: сюда входят затраты на горюче-смазочные материалы, стоимость технического обслуживания и ремонтов, а также амортизация и износ шин.

Для каждой статьи доходов, расходов или себестоимости можно определить базу и способ распределения, выбрав наиболее удобный вариант для анализа. Отчётность по расходам доступна в различных разрезах — по заказам на транспорт, отдельным автомобилям, структурным подразделениям или клиентам.

Итоговая информация позволяет оценить рентабельность работы автопарка и понять, насколько эффективно используется транспорт.

В программе предусмотрена работа с путевыми листами различных типов:

• для легковых автомобилей;
• для грузового транспорта (почасовая и сдельная формы);
• для спецтехники;
• для междугородних рейсов;
• для автобусов;
• для водителей — физических лиц-предпринимателей;
• для строительной техники (рапорты о работе машин).

Печатные формы унифицированы и соответствуют установленным требованиям. Оформление путевого листа можно выполнить вручную или с помощью пакетной генерации. Последний вариант удобен для предприятий с большим парком автомобилей: он даёт возможность за короткое время выпустить и распечатать сразу серию документов, заметно снизив нагрузку на диспетчера.

При обработке путевого листа ПО автоматически рассчитывает показатели по каждому рейсу: пробег с грузом, время в наряде, занятость, простой, а также нормативный и фактический расход топлива и технических жидкостей.

На основе введённых параметров формируются аналитические отчёты, среди которых:

• учёт выработки оборудования в моточасах;
• карточка работы транспортных средств;
• пробег автомобилей;
• показатели выработки;
• диаграмма состояния транспорта (в формате диаграммы Ганта);
• и другие формы аналитики.

В этой программе решаются следующие задачи:

• ведение оборотов и учёт расхода ГСМ / рабочих жидкостей по каждому транспортному средству;
• фиксация экономии или перерасхода топлива в разрезе рейсов и водителей;
• контроль остатков топлива и жидкостей в баках автомобилей с возможностью их инвентаризации.

Для автомобилей можно устанавливать как базовые нормы расхода ГСМ, так и нормативы для специальных видов работ. Также учитываются корректирующие коэффициенты: сезонные надбавки, температурные поправки и особенности эксплуатации в сложных условиях. Все алгоритмы соответствуют требованиям приказа Министерства транспорта Украины.

Что касается заправки и слива топлива, функционал охватывает:

• учёт фактов слива топлива;
• проведение инвентаризации остатков в баках;
• регистрацию заправок со склада, за наличные, по картам, талонам или непосредственно от поставщиков;
• загрузку отчётов из процессинговых центров с детализацией по картам;
• сопоставление информации о заправках с кассовыми чеками водителей.

Для анализа движения топлива и технических жидкостей доступны отчёты, среди которых:

• ведомость движения ГСМ;
• отчёты прихода и расхода по каждому автомобилю;
• учёт заправок;
• сравнение заправок, проведённых по картам.

В этом ПО предусмотрены следующие функции:

• регистрация заявок на проведение ремонтных работ;
• учёт плановых технических обслуживаний и выполненных ремонтов как в собственной мастерской, так и в сторонних сервисах;
• формирование и печать документа «Требование-накладная» прямо из «Ремонтного листа»;
• ведение учёта агрегатов;
• фиксация фактов установки и замены шин, аккумуляторов и других элементов дополнительного оснащения.

Решение позволяет детально анализировать предстоящие и завершённые работы по техническому обслуживанию и ремонту автомобилей с помощью отчётов «Планирование ТО» и «График ТО». Для углублённого анализа предусмотрены отчёты по использованным запчастям и расходным материалам, а также возможность составить рейтинг автомобилей по затратам на ремонт.

Отдельный модуль «Учёт агрегатов и комплектации» охватывает контроль шин, аккумуляторов, аптечек, раций и другого оборудования. Для шин дополнительно ведётся учёт по конкретным местам установки.

Для упрощения работы механика в ремонтном листе реализован мастер установки шин. С его помощью можно:

• устанавливать, менять или снимать покрышки,
• проверять информацию о текущем комплекте шин на автомобиле.

Программа сохраняет информацию о дате и месте каждой установки. По пробегу транспортного средства автоматически рассчитывается степень износа покрышек, что позволяет заблаговременно планировать их замену.

ПО обеспечивает ведение учёта всех дорожно-транспортных происшествий, связанных с автопарком компании.

Функционал включает:

• оформление и регистрация документов о ДТП;
• учёт причинённого транспортным средствам ущерба и страховых выплат;
• анализ причин аварий и выявление характерных нарушений правил дорожного движения;
• формирование рейтинга водителей с нарушениями.

Через отчёты можно изучать причины аварий, частоту участия водителей в ДТП, а также сопоставлять затраты на восстановительный ремонт с суммами страховых выплат. Помимо ДТП, программа ведёт учёт штрафов, наложенных на водителей. Среди возможностей:

• печать формы согласия на удержание штрафов из заработной платы;
• хранение фотофиксаций нарушений;
• формирование рейтингов водителей по нарушениям;
• аналитика по типам правонарушений.

В документах фиксируется информация о транспорте и водителе, описываются нарушения, указываются суммы штрафов и информация об оплате. Через отчёты можно проводить анализ статистики, находить повторных нарушителей и оценивать типичные нарушения правил дорожного движения.

ПО позволяет вести полный контроль движения запчастей, топлива, технических жидкостей и других расходных материалов на складах.

Функционал состоит из следующих элементов:

• регистрация поступлений и списаний товаров;
• учёт выдачи запчастей и расходников для работы автопарка;
• внутренние перемещения номенклатуры между складами;
• списание материалов на конкретные транспортные средства;
• проведение инвентаризаций для сверки фактических остатков;
• контроль состояния запасов на всех складах.

Информацию о движении товаров и остатках можно анализировать через отчёты. Это делает складскую деятельность прозрачной и помогает правильно управлять запасами.

ПО обеспечивает учёт всех аспектов работы водителей и расчёт их заработной платы.

Функции включают:

• фиксацию выработки и отработанных часов каждого водителя;
• начисление зарплаты на основе информации из путевых листов.

Функционал даёт возможность:

• создавать, сохранять и распечатывать графики работы водителей на период — месяц, год или другой интервал;
• формировать табели учёта рабочего дня для точного контроля.

Информация о начислениях указывается в документе «Начисление зарплаты». Он полезен для расчёта налогов, подготовки отчётности и передачи в «BAS Бухгалтерия» для дальнейшей работы бухгалтерии.