BAS Документооборот КОРП

Важно знать: BAS Документооборот КОРП работает по украинским законам. То есть всё в программе уже настроено так, как требует государство — ничего не нужно додумывать или переделывать вручную. Документы будут оформлены правильно, а с проверками не будет лишних нервов. Программа знает:

• Закон Украины "Об электронных документах и электронном документообороте".
• Закон Украины "О защите информации в информационно-телекоммуникационных системах".
• Закон Украины "Об обращениях граждан".
• Постановление КМУ "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству...".
• Постановление КМУ "Об утверждении Типового порядка осуществления электронного документооборота...".

С BAS Документооборот КОРП работа с письмами, приказами, отчётами становится простой. Для каждого из них есть специальная карточка со всей необходимой информацией. Эти карточки полностью соответствуют украинским законам, например, "Инструкции по делопроизводству №1153" и постановлениям Кабмина. Для лёгкого старта в комплекте с программой идут 45 готовых инструкций. Они простые и помогают быстро освоиться с документами, задачами и процессами.

В BAS Документооборот КОРП файлы хранятся надёжно в специальных папках. Доступ к ним строго ограничен: каждая папка настроена так, что видят её и работают с ней только те сотрудники, которым это разрешено.
Папки можно организовать так, как удобно компании: хоть по отделам, хоть по типу документов. Для каждой папки легко настроить, кто может просто читать, кто — добавлять, кто — изменять, а кто — удалять документы.
BAS Документооборот КОРП разрешает и запрещает доступ к информации. Это удобно для поддержания безопасности компании. Чтобы важные данные не попали к посторонним, есть специальный отчёт. Он показывает, кому и к чему открыт доступ, помогая избежать ошибок. Сами файлы можно хранить как внутри программы, так и на дисках сервера.

С BAS Документооборот КОРП легко учитывать и регистрировать всю почту, входящую и исходящую. Программа автоматически присваивает уникальные номера, даже при сложных правилах нумерации — ручной труд исключён.
Вся регистрация проходит строго по украинским государственным стандартам и правилам. Можно сразу печатать штрихкоды и регистрационные штампы прямо из программы!
После регистрации документа запускаются важные процессы:

• Автоматически начинается рассмотрение документа (это "бизнес-процесс"), и он сразу ставится на контроль исполнения.
• Исполнители сразу получают уведомления о новых задачах.
• Программа следит за всеми сроками, исключая просрочки.
• Документы формируются в "дела", а по завершении работы легко отправляются в архив или на удаление.
• Легко создавать отчёты: о количестве полученных файлов, их исполнении, и, конечно, видеть все просроченные документы.

В "BAS Документооборот КОРП" есть всё необходимое для регистрации и обработки обращений граждан. Программа полностью соответствует Закону Украины "Об обращениях граждан".
Без проблем отслеживаются повторные обращения и дубликаты. Также программа помогает учитывать перенаправление обращений в другие организации и их получение оттуда.
Для работы с обращениями есть специальное удобное окно. Здесь сотрудник сразу видит все запросы, историю переписки и другую важную информацию. Для анализа и контроля доступны специальные отчёты: "Исполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений" и "Список всех обращений граждан".

С "BAS Документооборот КОРП" вся бумажная волокита с договорами остаётся в прошлом. Представьте, программа берёт на себя практически всё:

• Легко готовим проекты договоров.
• Согласовываем их как внутри компании, так и с внешними партнёрами.
• Учитываем все документы, связанные с договором: акты, дополнительные соглашения.
• Следим за сроками действия договоров.
• Работаем с суммами договоров в разных валютах.
• Контролируем, как выполняются финансовые обязательства по договору.
• Проверяем, есть ли все необходимые сопроводительные документы, например, счета-фактуры.
• Следим, чтобы все переданные экземпляры документов вернулись.
• Можно зафиксировать даже расторжение договора.

Каждый договор в системе имеет свою специальную карточку. Здесь и сроки, и суммы, и налоговые правила, и прочее. А ещё в карточке есть целая таблица, где можно подробно расписать товары или услуги.
Чтобы понять, как идёт работа по договорам, есть удобные отчёты. Например, увидим: "Какие договоры заключены", "Сроки каких договоров заканчиваются", "Какие есть сопроводительные документы", "Как изменялось количество заключённых договоров", "Как изменялись суммы" и даже "Какие договоры расторгнуты".

В "BAS Документооборот КОРП" нет проблем с загрузкой любых документов и файлов прямо со сканера. Программа "дружит" со всеми сканерами, которые поддерживают стандарт TWAIN. Можно сканировать в JPG, PDF и TIF, и легко создавать многостраничные документы.
Кстати, программа умеет и "потоковое" сканирование: сканируем пачку документов, а она сама распознаёт штрихкоды и сразу создаёт многостраничные TIF или PDF файлы.
И это ещё не всё: "BAS Документооборот КОРП" автоматически распознаёт текст на отсканированных изображениях. А это означает, что потом легко найти любую информацию, просто используя поиск по словам.

"BAS Документооборот КОРП" умеет самостоятельно забирать файлы из указанной папки в вашей внутренней сети. Как только там появляется новый файл или целая папка, они сразу переносятся в нужный раздел документооборота. При этом все оригинальные названия и структура папок остаются без изменений.
Эти новые файлы программа автоматически "понимает", добавляет в свою базу для быстрого поиска. Это просто чрезвычайно удобно, чтобы связать программу с сетевыми сканерами, факсами или другими приложениями, которые сохраняют файлы в общую папку.

В "BAS Документооборот КОРП" есть встроенная электронная почта:

• Можно отправлять любые документы или файлы прямо из программы по электронной почте.
• Можно загружать входящие письма или внутренние документы из почты сразу в систему.
• Если есть электронная подпись (ЭЦП), то спокойно отправляем и получаем подписанные и зашифрованные файлы.
• Есть поиск по различным данным, а ещё можно искать по словам прямо внутри текста писем.

Не нужно даже открывать программу, чтобы справиться с задачей! Просто отвечайте на письма, которые "BAS Документооборот КОРП" отправляет вам автоматически.

В "BAS Документооборот КОРП" работать с документами легко, потому что используются привычные программы, как Word или Excel. На "рабочем столе" программы всегда видно, какие задачи сейчас в работе и что ещё нужно сделать. Его, кстати, можно настроить под себя для максимального удобства.
Все сотрудники могут просматривать и изменять файлы. Не стоит беспокоиться, что кто-то испортит работу: "BAS Документооборот КОРП" блокирует файлы, пока их редактируют. Поэтому конфликтов не будет, даже если над документом работает несколько человек.
При сохранении изменений программа сама создаёт новую версию файла. Она запоминает, кто и когда внёс правки. Из карточки файла можно просмотреть все предыдущие версии, удалить лишние или вернуться к любой старой версии. Для популярных форматов (вроде Word или TXT) даже доступно сравнение версий, чтобы быстро увидеть, что изменилось.

В "BAS Документооборот КОРП" можно использовать готовые шаблоны для документов и файлов, которые заполняются автоматически. Например, создавая новый файл из шаблона, туда сразу подтянутся нужные данные: название компании, автор, дата, сумма договора, реквизиты партнёра.
А если создаётся новый документ по шаблону, его поля заполняются сами, и к нему автоматически прикрепляются все файлы, указанные в шаблоне. Эти файлы также заполняются информацией из самого документа. Это существенно экономит время и помогает избежать ошибок!

В "BAS Документооборот КОРП" каждому документу автоматически присваивается уникальный штрихкод. Его можно:

• Напечатать на отдельном листе.
• Напечатать прямо на титульном листе бумажного документа.
• Напечатать на специальной наклейке.
• Вставить в электронный документ как изображение.

Эти штрихкоды очень полезны! Они помогают быстро находить карточки документов или автоматически прикреплять файлы к документам при потоковом сканировании.

В "BAS Документооборот КОРП" также можно напечатать регистрационный штамп для любого документа. На нём будет название организации, регистрационный номер, дата регистрации и, конечно, штрихкод. Штамп можно напечатать как на отдельном листе, так и прямо на первой странице бумажного документа.

Программа автоматически связывает документы между собой. Также можно настроить дополнительные связи между любыми документами и указать правила их работы. Программа поддерживает различные типы связей: одиночные, множественные, односторонние, двусторонние.
Удобно, что программа показывает все документы, относящиеся к конкретному партнёру. При этом разделяет их на входящие, исходящие и внутренние. Так видна вся история общения и работы.

В карточке каждого документа в "BAS Документооборот КОРП" можно добавить несколько резолюций. Они могут создаваться автоматически (через процесс "Рассмотрения") или вводиться вручную. Интересно, что авторами резолюций могут быть не только сотрудники компании, но и ответственные лица из других организаций.
При необходимости каждую резолюцию можно заверить электронной подписью (ЭП). Требование подписания зависит от правил документооборота компании.

"BAS Документооборот КОРП" удобно отслеживает передачу входящих файлов в другие организации. Также учитываются документы, полученные от сторонних организаций после переадресации. Важно, что программа помогает следить за сроками исполнения таких документов, предотвращая пропуски.

Программа также отслеживает передачу документов должностным лицам партнёров. И что важно — помогает контролировать сроки возврата этих документов, обеспечивая знание о местонахождении важного документа.

В "BAS Документооборот КОРП" вся командная работа с документами строится на умных процессах. Это помогает навести порядок и ускорить дела. Вот самые главные из них:

• Рассмотрение. Документ поступает к руководителю. Он может написать своё решение (резолюцию) или сразу направить документ в работу или просто для ознакомления.
• Исполнение. Задача отправляется группе сотрудников. Программа следит, чтобы всё было выполнено в срок. Можно даже назначить ответственного.
• Согласование. Когда документ нужно согласовать, он проходит по цепочке или сразу к нескольким лицам. После этого он возвращается к автору для просмотра результата или отправляется на доработку. Согласование бывает:
  1. параллельным: все просматривают документ одновременно;
  2. последовательным: один за другим, по очереди;
  3. смешанным: и так, и так, плюс с учётом различных условий.
• Утверждение. Документ отправляется на утверждение ответственному лицу. После этого он возвращается, чтобы можно было увидеть результат.
• Регистрация. Файл поступает к секретарю. Там ему присваивается номер, ставится печать, и он готов к отправке.
• Ознакомление. Если нужно просто ознакомить кого-то с документом, программа разошлёт его всем нужным сотрудникам.
• Поручение. Легко выдаются поручения сотрудникам и отслеживается их исполнение.
• Обработка входящего документа. Это полный цикл работы — от просмотра и исполнения до отправки в архив.
• Обработка исходящего документа. Это полный цикл создания — от согласования и утверждения до регистрации.

Задачи можно назначать не только конкретным сотрудникам, но и целым ролям в компании. Например, документ отправляется на утверждение "директору", и система сама найдёт, кто сейчас занимает эту должность (сам директор или его заместитель), и доставит задачу прямо ему.

Для сложных задач можно заранее настроить готовые шаблоны для каждого процесса. Программа сама решит, каким путём пойдёт документ. Например, договор на большую сумму пойдёт одним маршрутом согласования, а обычный — другим. Эти правила легко настроить в программе.

Сроки исполнения контролируются очень строго. Программа учитывает графики работы сотрудников и может считать время не только в днях, но и в часах и даже в минутах.

Не нужно держать всё в голове! Программа сама запускает процессы по расписанию. А если что-то задерживается, она автоматически "бьёт тревогу": например, передаёт просроченную задачу прямо начальнику отдела или даже сама завершает зависшее согласование (если так настроено).

Все процессы и задачи можно выстроить в иерархию, как дерево. То есть один процесс может быть частью другого. Так все, кто участвует в работе, видят полную картину, но только те части, к которым имеют доступ.

Можно остановить любой процесс, и тогда все задачи и подпроцессы, которые к нему относятся, также остановятся.

Чтобы избежать ошибок и быть уверенным, что задача действительно выполнена, можно настроить дополнительные проверки. Например, система не позволит закрыть задачу, пока не заполнены все важные поля в документе или не прикреплён подтверждающий файл. Так ничто не проскочит!

Эта программа умеет "дружить" с другими системами BAS. Например, заказ клиента можно начать оформлять в "BAS Управление торговлей", затем он попадёт в "BAS Документооборот КОРП" для согласования, а затем снова вернётся в "BAS Управление торговлей" для завершения. Для пользователя это происходит незаметно и автоматически, как единое целое.

"BAS Документооборот КОРП" помогает управлять проектами так, чтобы все данные были под рукой. Программа собирает всю информацию — документы, файлы, задачи — и раскладывает её по проектам. Она также помогает организовать работу так, чтобы план проекта выполнялся шаг за шагом.
Что умеет программа для проектов:

• Можно создать полную карту проекта и разбить его на более мелкие задачи.
• Отслеживает, сколько времени сотрудники тратят на работу по каждому проекту.
• Создаёт различные отчёты, чтобы видеть, как идут дела по проектам.
• Проекты можно загружать из Microsoft Project (через XML-файл).
• Работает с планом проекта и показывает его на диаграмме Ганта (это такая наглядная графика задач во времени).

Процесс работы над проектом в программе состоит из таких этапов:

• Начало (Инициация): запускаем проект.
• Планирование: составляем детальный план.
• Утверждение плана: получаем разрешение на план.
• Старт работ: начинаем выполнение задач.
• Исполнение: работаем по плану.
• Завершение: финализируем проект.

Для контроля проектов есть специальные отчёты:

• "Текущее состояние задач": показывает, что происходит с задачами прямо сейчас.
• "Задачи, которые скоро начнутся": напоминает о ближайших стартах.
• "Задачи, которые скоро завершатся": помогает отслеживать предстоящие дедлайны.
• "План-факт по срокам": сравнивает, укладываемся ли в запланированные сроки.
• "План-факт трудозатрат": показывает, сколько времени планировали потратить и сколько ушло на самом деле.

В "BAS Документооборот КОРП" есть замечательные инструменты, которые значительно упрощают и ускоряют всю работу по организации мероприятий. Будь то совещания, конференции или что-то другое — программа поможет:

• Быстрее всё подготовить.
• Легко собрать нужных участников и уведомить их.
• Следить за выполнением решений, принятых на встречах.

Система проведёт вас через все этапы — от начальной подготовки до анализа того, насколько эффективно прошло мероприятие и выполнены ли все решения. Она умеет работать со всем:

• Внешними и внутренними встречами.
• Официальными заседаниями (например, совет директоров, совещания).
• Бронированием переговорных комнат.
• Подбором времени, удобного для всех участников.
• Созданием программы встречи и её протокола.
• Фиксацией решений и контролем их исполнения в срок.

Процесс в программе выглядит так:

Подготовка:

• Планируем, кто придёт, где и когда это будет.
• Составляем программу мероприятия.
• Согласовываем участие (место, время).
• Готовим все нужные материалы.
• Отправляем эти материалы участникам.

Проведение:

• Отмечаем, кто пришёл, а кто нет.
• Фиксируем все принятые решения.

Оформление протокола:

• Готовим сам протокол встречи.
• Согласовываем протокол.
• Утверждаем протокол.

Исполнение решений:

• Следим, чтобы все принятые решения были исполнены.

Полезные отчёты по мероприятиям

В программе уже есть много готовых отчётов, чтобы посмотреть, насколько эффективно организованы мероприятия:

• "Какие мероприятия были проведены за период". Показывает список всех встреч.
• "Как изменяется количество мероприятий". Увидим, стали ли собираться чаще или реже.
• "Сколько времени тратится на мероприятия". Поможет оценить затраты времени.
• "Какие мероприятия проводим чаще всего". Показывает наиболее популярные форматы встреч.
• "Кто из сотрудников игнорирует мероприятия". Выявит тех, кто пропускает.
• "Кто из руководителей/организаторов нарушает сроки". Показывает, кто затягивает подготовку.
• "По каким мероприятиям решения остались невыполненными". Подсветит, где решения не были реализованы.

При запуске "BAS Документооборот КОРП" сразу открывается окно "Текущие дела". Это такой центр управления, где видно всё самое важное:

• Что нужно сделать и что делают подчинённые (если занимаете руководящую должность).
• Всё, что запланировано в календаре.
• Новые письма и сообщения из внутреннего форума.
• Информация о встречах и совещаниях.
• Какие документы сейчас в процессе.
• Сколько времени потрачено на различные задачи.
• Специальный виджет "Отсутствия" показывает, кого сегодня нет в офисе и почему (например, кто работает удалённо).

В отдельном окне "Мои задачи" удобно рассортированы все дела. Есть две вкладки:

• "Задачи мне": Здесь собраны задачи, которые поступили напрямую, или для вашей должности (роли), или по делегированию.
• "Задачи от меня": Здесь видны задачи, которые вы кому-то поручили.

Кстати, задачи можно отмечать разноцветными флажками. Это очень удобно, когда дел много и нужно быстро сориентироваться!

Электронный документ — это не просто файл, а структурированный набор данных. В нём есть и реквизиты, и сам текст. Вся эта информация используется для быстрого поиска нужного документа.
В программе работает полнотекстовый поиск, который находит файлы и даже текст внутри файлов популярных форматов (Word, Excel и т.д.). Поиск осуществляется по всем полям в карточках и по содержимому файлов, причём с учётом всех форм слов на украинском, русском и английском языках.

Руководителям нужны данные, чтобы принимать правильные решения и сделать работу сотрудников более эффективной.
В программе есть ежедневные отчёты, которые сотрудники заполняют сами. Там указывается, сколько времени потрачено на какой проект, чем занимались или почему отсутствовали (например, отпуск или дистанционная работа).
Можно вести общие и личные календари. Программа помогает подобрать удобное время для встреч, учитывая занятость. В запись календаря можно превратить что угодно: задачу, документ, письмо или мероприятие.

В программе можно работать, даже если офисы расположены в разных местах. Система умеет работать в режиме распределённой информационной базы, даже если файлы хранятся не в самой программе, а на дисках.

"BAS Документооборот КОРП" легко обменивается данными с другими популярными программами, такими как "BAS ERP", "BAS Управление холдингом", "BAS Управление торговлей". Благодаря такой "бесшовной" интеграции можно начать процесс в одной системе, а продолжить в другой — для пользователя это происходит незаметно.
В комплекте с программой уже идут готовые правила обмена. Их можно сразу использовать или настроить под свои нужды, например, с помощью "Универсального обмена данными в формате XML".

"BAS Документооборот КОРП" может работать как внешнее хранилище файлов для других программ. Связь между ними осуществляется через веб-сервисы.
Использование программы в качестве библиотеки файлов даёт много преимуществ:

• Прикрепляются файлы к объектам в любой информационной базе.
• Снижается нагрузка на основную базу, поскольку файлы хранятся в "BAS Документооборот КОРП".
• Обеспечивается безопасное, надёжное и централизованное хранение всех документов.
• Файлы, прикреплённые в других программах, автоматически становятся частью общего документооборота.
• Создаётся единое хранилище для файлов из разных программ.