FlyDoc– удобный обмен документами прямо из BAS

Сервис FlyDoc (Флайдок) – это система электронного документооборота (в первую очередь первичных документов – счётов, актов, накладных и т.д.), осуществляемая в рамках большинства популярных в Украине учётных систем, а также обеспечивающая кроссплатформенность (взаимодействие между разными платформами). Среди поддерживаемых вендоров все известные на отечественном рынке EDI и ERP, в том числе – BAS, M.E.Doc, Fredo, СОТА и не только. Сервис FlyDoc осуществляет свою работу через глобальную роуминг-платформу ПТАХ, которая выступает консолидатором всех участников документооборота в Украине.

Почему бизнес переходит на электронный документооборот?

Обмен электронными документами внутри предприятия (между сотрудниками и подразделениями) и с внешними контрагентами преследует 3 основные цели – автоматизировать документооборот → сократить время на обработку документации → снизить затраты (на бумагу, печать, доставку, архивацию и т.д.).

Преимуществаэлектронного документооборота:

• моментальное получение/отправка документов;

• их автоматизированная обработка в привычной программной среде;

• юридическое соответствие всем нормам оформления;

• визирование (подписание) безопасными средствами КЭП;

• надёжное хранение в электронном виде(на сервере EDI и/или во внутренней среде ERP).

Благодаряплатформам EDI (ElectronicDataInterchange), вчислекоторых M.E.Doc, Fredo, СОТА и FlyDoc, можно значительно сократить временные и финансовые затраты на работу с документацией.

Для каких задач используют FlyDoc в повседневной работе?

Платформа FlyDoc обеспечивает функционал, необходимый для повышения эффективности управления документооборотом (счёт-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные, налоговые накладные, договора, прайс-листы, внутренние отчёты и другая информация в формате XML/PDF).

Главными преимуществами системы являются – интеграция с другими учётными системами, мультиканальность (работа не только внутри одной учётной системы, но и между разными EDI/ERP), стандартизация документов с использованием шаблонов, безопасность и конфиденциальность.

Как FlyDoc встраивается в рабочие процессы BAS?

Платформа BAS является идеальной основой для внедрения FlyDoc. Модуль интегрируется в программу BAS, после чего пользователь может создавать документы в привычной среде учётной системы, подписывать их при помощи КЭП и отправлять через FlyDoc, а также принимать документы от контрагентов с сохранением их в базе BAS.

Возможности FlyDoc в реальных бизнес-сценариях

Программный модуль FlyDoc обеспечивает обмен документами с контрагентами (внутренними филиалами, а также поставщиками и клиентами), в том числе в больших объёмах, автоматически определяет EDI-провайдера (через «СЭД по умолчанию»), в целом – создаёт единую систему документооборота в одном кабинете (без необходимости переключения между разными интерфейсами).

Основные функциональные возможности FlyDoc:

• автоматическое создание документов на основании входящих, их отправка и получение от контрагентов;

• подписание документов электронно-цифровой подписью (КЭП с криптографическим сертификатом);

• регистрация налоговых накладных и получение выписок с ЕР;

• обработка и контроль документации, в том числе автоматическая сверка первичного документа с электронным;

• соответствие всех документов законодательным стандартам.

Благодаря данной платформе можно добиться оптимизации расходов, повышения эффективности документооборота, соответствия юридическим требованиям оформления, а также мультиплатформенности (использования функций разных программных EDI-решений в одной выбранной учётной системе).

Безопасность и надежность электронного обмена документами

Безопасность документооборота в среде FlyDoc возможна благодаря подписанию каждого документа квалифицированной электронной подписью (КЭП)– самым совершенным на сегодня форматом ЭЦП, защищённым криптографическим сертификатом открытого ключа и с точки зрения юриспруденции приравниваемым к прописной подписи.

Чем электронный документооборот через BAS отличается от внешних сервисов?

В отличие от некоторых известных EDI, в частности M.E.Doc и Вчасно, для интеграции которых с некоторыми учётными системами требуется дополнительное ПО (для доп. выгрузки), внедрение FlyDoc в среду BAS возможно напрямую, без доп. интеграционных модулей.

Если вы пользователь основных решений BAS (Бухгалтерия, Комплексное управление предприятием, Управление торговлей, Малый бизнес и некоторые другие), получить все возможности очень легко – достаточно обновить ПО и настроить модуль под целевые нужды.

На что обратить внимание при выборе сервиса электронного документооборота?

При выборе EDI-платформы, желательно наличие в ней таких функций, как возможность документооборота в одной ERP (без доп. модуля интеграции), автоматическая сверка первичного документа с электронным, а также возможность доработки программной среды под нужды клиента.

Вывод: когда FlyDoc становится логичным шагом для бизнеса

Решение FlyDoc обеспечивает автоматизированный обмен документами в электронном виде без необходимости делать лишние действия вручную, благодаря чему бизнес получает несомненные выгоды.

Переходить на FlyDoc актуально, если вы:

1. Хотите упростить себе работу:

   • готовое решение для обмена первичными документами из любой ERP/EDI-системы, включая BAS, M.E.Doc, FREDO ДокМен и т.д.;

   • с лёгкой интеграцией восновную учётную систему BAS и возможностью работы в рамках привычного программного интерфейса;

   • все документы формируются в среде BAS, что обеспечивает 100% автоматизацию процесса (без нужды создавать их вручную).

2. Хотите сэкономить ресурсы:

   • стоимость одна (годовая) и не зависит от объёма обработанных документов;

   • больше не нужно тратить время на обработку каждого документа вручную;

   • больше не придётся тратить средства на курьерские службы (для доставки документов контрагентам).

3. Хотите сделать документооборот надёжным – система ПТАХ гарантирует безопасность, а также:

   • подписание документов средствами КЭП;

   • их хранение в архиве неограниченное время;

   • соответствие электронных документов государственным юридическим нормам.

Желаете автоматизировать документооборот на предприятии и избавить себя от лишней работы? Программный модуль FlyDoc обеспечит быстрый обмен (мгновенное получение/отправку) первичными документами, их подписание и согласование, массовую обработку в произвольном количестве, а также безопасное хранение в архиве со свободным доступом для пользователя.