Автоматизация e-mail оповещений в BAS Малый бизнес

В современном бизнесе скорость реакции на события часто определяет качество сервиса и эффективность работы компании. Важно, чтобы информацию об изменениях в заказах, оплатах или других важных процессах своевременно получали как сотрудники компании, так и клиенты или партнёры. В программе BAS Малый бизнес предусмотрен удобный механизм автоматических e-mail оповещений, который позволяет системе самостоятельно отправлять сообщения при наступлении определённых событий в программе.

Что такое автоматические e-mail оповещения в BAS Малый бизнес?

Программа BAS Малый бизнес обладает достаточным функционалом не только для ведения учётных операций, но и способна автоматизировать такую важную коммуникационную компоненту как e-mail оповещения. В том числе программное обеспечение может отправлять контрагентам автоматические сообщения в соответствии с настроенными сценариями (событиями).

Настройка e-mail для автоматических оповещений

Благодаря гибкости программного обеспечения BAS, можно создать свою систему реагирования на те или иные события, при наступлении которых BAS Малый бизнес будет автоматически отправлять e-mail сообщения сотрудникам и контрагентам (клиентам/поставщикам/партнёрам).

События, запускающие автоматические e-mail сообщения

В первую очередь в системе настраивается учётная запись электронной почты, через которую программа будет отправлять сообщения. После этого создаются правила рабочего процесса, которые определяют, какие сообщения должны быть отправлены и в каких ситуациях.

Основой автоматизации являются правила рабочего процесса. Они позволяют определить, при каком событии система должна выполнить определённое действие — отправить e-mail, создать событие, напоминание или запись в календаре.

Каждое правило может реагировать на разные события в системе, например:

• изменение состояния заказа покупателя;
• изменение состояния заказа поставщика;
• изменение состояния заказа на производство;
• поступление предоплаты по заказу;
• изменение состояния задач или сервисных работ.

Благодаря такому подходу можно автоматизировать информирование как сотрудников компании, так и клиентов или партнёров о ключевых этапах выполнения бизнес-процессов.

Условия срабатывания автоматических оповещений

В правилах определяются условия, при которых система должна выполнить действие. Например, когда заказ переходит в определённое состояние или документ проведён в системе.

После выполнения заданных условий программа автоматически запускает необходимое действие. Одним из самых распространённых сценариев является отправка электронного письма на основании документа.

Отправка e-mail на основании документов

Сообщения могут отправляться ответственным сотрудникам, руководителям подразделений, клиентам или партнёрам. Например, система может автоматически уведомить покупателя об изменении статуса заказа, подготовке товара к отгрузке или другом важном событии.
Механизм правил в BAS Малый бизнес охватывает множество типов событий, связанных с работой компании. Например, система может реагировать на изменение состояния заказов, производственных процессов или сервисных работ.

Это позволяет использовать e-mail уведомления в различных направлениях деятельности компании: в продажах, закупках, производстве, сервисном обслуживании и т. д.

Использование автоматических оповещений в бизнес-процессах

Главной задачей модуля «email автоматизация» является ускорение обмена информацией, что в свою очередь ведёт к снижению затрат на базовые бизнес-процессы (за счёт повышения производительности труда и гибкости внутри штата, повышения качества обслуживания, вывода внутренней аналитики и принятия решений на новый качественный уровень).

Преимущества автоматизации e-mail оповещений в BAS Малый бизнес

Автоматизация процессов e-mail оповещений в BAS Малый бизнес позволяет систематизировать информирование о событиях, происходящих в системе предприятия. Такой подход обеспечивает соответствующую реакцию в виде автоматического e-mail уведомления при каждом соответствующем сценарии (событии).

Использование автоматических сообщений в BAS Малый бизнес даёт компании ряд практических преимуществ:

• оперативное информирование сотрудников о важных событиях;
• автоматическое уведомление клиентов о статусе их заказов;
• снижение риска пропустить важные изменения в документах (изменение задачи, текущий статус заказа и т. д.);
• сокращение ручного контроля за выполнением процессов;
• повышение прозрачности работы компании;
• улучшение коммуникации с клиентами и партнёрами.

Программа самостоятельно отслеживает изменения в документах и отправляет сообщения соответствующим получателям. Всё это помогает повысить скорость обмена информацией, улучшить взаимодействие с клиентами и сделать бизнес-процессы более контролируемыми и эффективными.

Заказать бесплатную консультацию. Онлайн заявка