Віддалений доступ та мобільність у BAS: як організувати роботу

Для якісного виконання роботи не обов'язково сидіти в офісі. Віддалений варіант можливий навіть у бізнесі. Для цього достатньо мати надійні програмні рішення. Для програмних продуктів BAS можна організувати віддалений доступ, щоб користувачі могли працювати з інформаційною системою поза офісом. Конкретний спосіб підключення залежить від програмного продукту, інфраструктури та налаштувань підприємства. Вони забезпечують мобільність співробітником компанії. Але при цьому зберігають ефективність роботи навіть за умов розподілених команд. І інтерфейс такого варіанта програми такий самий простий.

Що таке віддалений доступ і навіщо він потрібний бізнесу

Робота в BAS віддалено дозволяє підключатися до корпоративних програм та баз даних через інтернет із різних пристроїв. Для цього можна використовувати комп'ютер або навіть смартфон. .

Такий варіант має кілька переваг для бізнесу:

• гнучкість роботи працівників. Бухгалтер, менеджер чи директор можуть виконувати завдання навіть перебуваючи у відрядженні чи вдома;
• своєчасний контроль процесів. Для цього керівник має доступ до звітності в реальному часі;
• скорочення ризиків простоїв. Офіс зможе продовжувати функціонувати навіть за форс-мажорів;
• підвищення мотивації персоналу. У сучасних умовах чимало спеціалістів обирають варіант дистанційної роботи.

Можливості віддаленого доступу до BAS

Залежно від програмного продукту та налаштувань інформаційної системи віддалену роботу з BAS можна організувати через веб-доступ, термінальне підключення або інші доступні технології.

Для розміщення інформаційної системи можна використовувати власну серверну інфраструктуру або орендовані хмарні ресурси — залежно від вимог підприємства.

Для окремих сценаріїв роботи може бути доступний мобільний доступ або спеціалізовані мобільні рішення. Перелік доступних функцій залежить від конкретного програмного продукту BAS та способу організації доступу.

А ще BAS інтегрується з поштою, CRM та іншими сервісами.

Чим вигідним є віддалений доступ до продуктів BAS

Використання віддаленого доступу є актуальним для бізнесу відразу з кількох причин. Така мобільність BAS забезпечує:

• оптимізацію витрат. З дистанційною роботою виходить менше витрат на оренду офісу, обладнання та техпідтримку;
• швидке реагування. Для формування рахунку клієнту або перевірку оплати менеджер не повинен перебувати в офісі;
• можливості масштабування бізнесу. Використання BAS віддалено дозволяє відкривати філії або організувати роботу поза містом. І це просто, якщо система працює через інтернет;
• безпека даних. ПЗ підтримує розмежування прав доступу та захищені протоколи;
• підвищення конкурентоспроможності. З таким доступом компанія швидше обслуговує клієнтів та приймає рішення.

Інструменти та технології для організації віддаленого доступу

Для запуску віддаленої роботи з програмою автоматизації бізнесу можна використати один із кількох варіантів:

• розміщення інформаційної системи у хмарній інфраструктурі. Для цього можуть використовуватися орендовані серверні ресурси відповідного провайдера;
• власний сервер із віддаленим підключенням. Це можливість для великих компаній із високим рівнем вимог до безпеки;
• VPN та термінальний доступ. У такій конфігурації використовується захищений канал для співробітників, які працюють із різних точок;
• мобільний доступ — залежно від програмного продукту та завдань користувачів можуть використовуватися доступні мобільні рішення або інші способи віддаленого підключення.

Мобільні програми BAS та їх функціонал

Можливості роботи з мобільних пристроїв залежать від конкретного програмного продукту BAS, використовуваного мобільного рішення та налаштувань інформаційної системи. Для окремих сценаріїв може бути доступний перегляд даних, робота з документами, звітністю та іншими функціями.

Такі інструменти особливо корисні для торгових представників, керівників відділів продажу та директорів, яким важливо завжди мати актуальні дані під рукою.

Етапи впровадження віддаленого доступу до BAS

Налаштування віддаленого доступу BAS потребує продуманого підходу. Спершу потрібно проаналізувати потреби компанії та визначити, які процеси потрібно винести у віддалений формат, хто працюватиме дистанційно. Потім можна обирати технології.

Наступний етап – налаштування системи. У ньому потрібно буде підключити користувачів. А потім налаштувати права їх доступу та забезпечити резервне копіювання. У процесі впровадження віддаленого доступу виконується також тестування та навчання працівників.

І обов'язковою є постійна підтримка. Вона передбачає моніторинг системи, оновлення та технічний супровід.

Типові помилки та як їх уникнути

Часто компанії припускаються такі помилки при впровадженні:

• економлять на інфраструктурі – використовують ненадійні хостинги чи слабкі сервери;
• не настроюють резервного копіювання. Адже втрата даних при збої може бути критичною;
• не чітко розмежовують права доступу. І це величезний ризик витоку інформації;
• недостатньо навчають персонал. У результаті співробітники не розуміють, як працювати із системою віддалено;
• ігнорують питання безпеки. Ставлять слабкі паролі та залишають доступи відкритими.

Знизити ці ризики допомагають попереднє планування інфраструктури, належне налаштування безпеки та залучення фахівців із впровадження й супроводу програмних продуктів BAS.