Нарахування та виплата лікарняних у конфігураціях BAS

В даній статті розглянемо облік лікарняних листів співробітників в конфігураціях BAS КУП чи Бухгалтерія Корп. В конфігурації BAS Бухгалтерія проф, облік лікарняних не автоматизований, і нараховується вручну в документі нарахування зарплати.

В типових конфігураціях BAS КУП чи Бухгалтерія Корп, порядок відображення нарахування і виплати лікарняних відповідає чинному законодавству. Тому зараз хочемо приділити увагу правилам коректного заповнення документів, і взагалі правильній послідовності створення документів.

Примітка

Усі картинки в даній статті зроблені в українському інтерфейсі програми. При бажанні користувачів працювати з російськомовним інтерфейсом, така можливість є. Мова інтерфейсу налаштовується для кожного окремого користувача бази даних. Це налаштування виконується в настройці користувача (головне меню “НДІ і адміністрування” – «Адміністрування» - «Настройки користувачів і прав» - «Користувачі» - «Мова інтерфейсу програми» - українська/ російська)

Налаштування

В програмі усі необхідні налаштування створені розробником, і зазвичай не потребують додаткових налаштувань. Єдине що потрібно ввести для коректного розрахунку лікарняних, це страховий стаж співробітника.

Розділ “Кадри”, довідник “Співробітники”.

В картці співробітника, в шапці, переходимо за посиланням “Трудова діяльність”, і по гіперпосиланню вносимо стаж для розрахунку лікарняних (на дату прийому співробітника в поточну організацію)

Послідовність документів

Розглянемо загальну схему нарахування та виплати лікарняних:

1. 1 Документ "Неявка"

Якщо співробітник не вийшов на роботу, і не відомо коли буде лікарняний лист, для коректного обліку робочого часу, необхідно створити документ "Неявка".

1. 2 Документ "Лікарняний лист"

Коли співробітник надав інформацію по лікарняному листу, створюємо документ "Лікарняний лист".

1. 3 Документ "Заява розрахунок в ФСС"

Якщо співробітник був на лікарняному більше ніж 5 днів, і лікарняний нарахував лікарняні за рахунок в ФСС, необхідно створити документ "Заява-розрахунок у ФСС".

1. 4 Документ "Табель"

Документ "Табель" заповнюється автоматично згідно кадровим документам.

1. 5 Документ "Нарахування зарплати"

З нарахованого лікарняного за рахунок підприємства будуть утримані ПДФО та Військовий збір.

1. 6 Документ "Відомість в банк"

Створюємо відомість на виплату лікарняних чи зарплати разом з лікарняними за рахунок підприємства.

1. 7 Документ "Надходження безготівкових коштів", операція "інше надходження"

Отримання грошових коштів від ФСС на окремий розрахунковий рахунок підприємства.

1. 8 Документ "Підтвердження оплати заяви - розрахунку в ФСС"
2. 9 Документ "Відомість в банк"

Після отримання коштів від ФСС створюємо відомість в банк на виплату лікарняних за рахунок ФСС співробітнику.

1. 10 Документ "Списання безготівкових коштів", вид операції "Виплата зарплати"

Перераховуємо суму лікарняних за рахунок ФСС співробітнику по відомості створеній в п.9.

1. 11 Документ "Списання безготівкових коштів", вид операції "Перерахування податку"

Так як ФСС нам перерахувало усю суму лікарняних разом в ПДФО та Військовим збором, окрім виплати лікарняного, створюємо платіж на перерахування податків з лікарняного.

1. 12 Документ "Підтвердження виплат".

Тепер розглянемо більш уважно заповнення кожного документу.

Документ “Неявка”

Розділ “Кадри” - “Усі кадрові документи”

При створенні нового обираємо тип документ “Неявка”

В документі потрібно вказати:

Місяць, організацію, співробітника, вибрати відсутність з нез’ясованих причин, вибрати вид нарахувань “Відсутність з нез’ясованої причини”, дату початку та кінця.

Якщо в попередньому періоді на цей період були якісь нарахування (наприклад відпустка, чи оклад), то вони будуть автоматично сторновані і відобразяться на вкладці “Перерахунок минулого періоду”.

Якщо в цьому місяці лікарняний не буде представлений, то при розрахунку зарплати, співробітнику буде призначене нарахування Відсутність з нез’ясованої причини з Нульовою сумою.

В табелі неявка відобразиться з типом часу НЗ.

Документ “Лікарняний лист”

Документ “Лікарняний лист” призначений для нарахувань різних видів захворювань, їх перелік на фото нижче:

Документ цей єдиний і для співробітників кадрової служби, так і для бухгалтера, що розраховує зарплату. Доступ до документу може бути розділений на рівні прав доступу.

Ітак що потрібно заповнити в лікарняному:

• “Місяць” - місяць в якому нараховується лікарняний співробітнику
• “Організація” - вказати організацію, в якій оформлений співробітник
• “Співробітник”
• “Електронний лікарняний” - встановити прапорець і вказати номер
• “Є продовженням листа непрацездатності”. Якщо цей лікарняний є продовженням минулого лікарняного, потрібно встановити позначку “Продовження” та вибрати документ минулий лікарняний лист.
• “Причина непрацездатності” - вибрати причину з запропонованого переліку. В залежності від обраної причини система автоматично розрахує суму та порядок нарахування лікарняних (тобто скільки за рахунок підприємства, скільки за рахунок ФСС)
• “Звільнення від роботи З - ПО” - вказати період звільнення від роботи відповідно до листка непрацездатності. При заповненні дати закінчення, автоматично розрахується кількість днів лікарняного і, відповідно, суми нарахувань.
• В реквізитах “Нараховано”, “Утримано”, “Внески ФОП”, “Середній заробіток” відображаються результати розрахунку допомоги.

Суми “Утримано” та “Внески ФОП” заповнюються тільки для варіанту “Виплата” лікарняного у між розрахунковий період. Якщо виплата вказана із зарплатою, утримання внесків та нарахування ФОП будуть виконані в документі розрахунку зарплати.

“Середній заробіток”. Дані для розрахунку середньої заробітної плати можуть бути переглянуті/ відредаговані за допомогою кнопки “Змінити дані для розрахунку середнього заробітку”.

Важливо! Якщо в інформаційній базі є дані що враховуються при розрахунку середньої зарплати, вони автоматично заповняться у формі редагування розрахунку середньої. І при виправленні їх вручну, вони будуть виділені жирним шрифтом , і впливатимуть тільки на розрахунок поточного документу.

Коригуванням розрахунку середньої з/п слід користуватися коли програма використовується для розрахунку зарплати менше року, і відповідно розрахунок середньої не може бути коректним. В такому випадку можна вводити дані за більш ранні періоди, і ці дані повинні зберегтися для наступного розрахунку даного співробітника.

• “Виплата” - потрібно вказати коли планується виплата допомоги - “Із зарплатою”, “З авансом” чи “В між розрахунковий період”. “Дата виплати ”-планова, за замовчуванням встановлюється рівна поточній та може бути встановлена яка потрібна.

Важливо! Якщо встановити тип виплати “із зарплатою”, усі лікарняні нарахування мають виплачуватися в зарплату (дані по лікарняним просто не заповняться у відомості). Тож якщо в компанії лікарняні за рахунок ФСС виплачуються коли прийшли кошти, то спосіб потрібно вказати “В між розрахунковий період”.

Закладка “Оплата” заповнюється автоматично

• - “Призначити допомогу” встановлено автоматично на період лікарняного. При вимкнені цієї опції, допомогу буде розраховано з нульовою сумою.
• - “Дата початку непрацездатності” вказується дата початку тимчасової непрацездатності. В даному реквізиті автоматично вказується дата, яка була вказана раніше в реквізиті «Звільнення від роботи з» на закладці «Головне». Якщо лікарняний лист є продовженням (встановлений прапор «Є продовженням листка непрацездатності:»), то за замовчуванням вказується дата початку непрацездатності з первинного лікарняного листа і дане поле стає недоступним;
• - “Порушення режиму з”- при стандартному лікарняному - пусто. Але при порушенні режиму без поважної причини є підставою для зниження розміру допомоги. Якщо вказана дата порушення режиму, то від цієї дати оплата днів непрацездатності не здійснюється.
• - “Страховий стаж” - автоматично заповнюється стажем співробітника на дату початку лікарняного.
• - “Відсоток оплати”- заповнюється автоматично відповідно до стажу співробітника та причин непрацездатності.
• - «Стаж в місяцях для ФСС» в реквізиті «Стаж в місяцях» розраховується загальний страховий стаж, а в реквізиті «Стаж за 12 місяців в місяцях» - страховий стаж за останні 12 місяців. Для коректного розрахунку страхового стажу слід ввести документ «Введення відомостей для розрахунку страхового стажу». Можна роздрукувати докладний розрахунок стажу за даними ПФУ за допомогою кнопки «Друк»;
• - “Обмеження допомоги”- також заповнюється автоматично відповідно до законодавства в залежності від причини непрацездатності та страхового стажу співробітника.
• - “Враховувати заробіток попередніх страхувальників” - можна встановити коли необхідно при розрахунку врахувати заробіток, який співробітник отримав у інших роботодавців. Суму заробітку, отриману у інших роботодавців, необхідно ввести документом «Довідка для розрахунку допомоги (вхідна)» (розділ «Зарплата» - «Довідки для розрахунку допомоги»).

• - “Застосовувати пільги” - необхідно встановити якщо співробітник має право на допомогу у підвищених розмірах. При встановлені прапорця необхідно вибрати із запропонованого переліку підставу для надання пільги. При цьому стають доступні додаткові налаштування розмірів допомоги.

Закладка “Нараховано (детально)”

На даній вкладці можна перевірити детальний розрахунок допомоги.

Суми допомоги за рахунок роботодавця та за рахунок ФСС відображаються окремими рядками.

Розрахунок можна роздрукувати (кнопка “Друк - Докладний розрахунок”).

Документ “Заява розрахунок в ФСС”

Розділ “Зарплата” - “Розрахунки з ФФ по допомогах”.

Після проведення усіх лікарняних, необхідно створити документ “Заява розрахунок в ФСС”.

Заявку можна заповнити автоматично за введеними в поточному місяці документами.

Після того як заяву буде передано до ФСС, в документі необхідно змінити статус на “Переданий в ФСС”.

Користувачі сервісу Fredo Звіт можуть вивантажити документ для відправки в електронному вигляді.

Документ “Табель”

Документ “Табель” заповнюється автоматично згідно кадровим документам.

Документ “Нарахування зарплати”

В документі Нарахування зарплати з лікарняних нарахувань будуть утримані ПДФО та Військовий збір окремими сумами по лікарняному за рахунок ФСС і лікарняний за рахунок підприємства.

Документ “Відомість на виплату зарплати через банк”/ “Відомість перерахувань на рахунки”

Увага.

В продуктах лінійки BAS відомість в банк реалізована двома типами документів.

Якщо співробітнику зарплата нараховується за зарплатним проектом, то для виплат йому використовується документ “Відомість в банк”.

А якщо співробітнику зарплата перераховується на його особистий рахунок в банку, то маємо використовувати документ “Відомість перерахувань на рахунки”.

Отже для виплати лікарняного створюємо документ відомість відповідного типу.

Якщо лікарняні за рахунок підприємства необхідно виплатити окремо від зарплати, у відомості необхідно вибрати тип виплати “Лікарняні листи за рахунок підприємства” і вибрати документи лікарняний лист. Після цього заповнити документ за допомогою кнопки Заповнити.

На основі відомості - створити платіжний документ “Списання безготівкових коштів”, з видом операції “Виплата зарплати за зарплатним проектом” чи “Виплата зарплати на особові рахунки” в залежності від параметрів виплат співробітників.

Документ “Надходження безготівкових коштів”, операція “інше надходження”

При імпорті виписки з банку, при надходженні коштів на спец рахунок для розрахунків по виплатам за рахунок ФСС, створюємо документ “Надходження коштів” з видом операції “інше надходження”.

Документ “Підтвердження оплати заяви розрахунку в ФСС”

Після отримання грошових коштів від ФСС на окремий розрахунковий рахунок підприємства, введенням на підставі заяви-розрахунку, необхідно створити документ “Підтвердження оплати заяви - розрахунку в ФСС”. Документ буде автоматично заповнений. Якщо заява у ФСС відхилена для одного чи декількох працівників, також необхідно створити документ Підтвердження, і по відповідним співробітникам встановити позначку “Відхилено”.

Важливо! Поки не створений документ підтвердження оплати заяви - розрахунку, зуми лікарняних не будуть потрапляти у відомості на виплату.

Документ “Відомість в банк”

Після отримання коштів від ФСС створюємо відомість в банк відповідного типу (в банк/ чи на рахунок співробітника) на виплату лікарняних за рахунок ФСС співробітнику.

В документі потрібно вибрати вид виплати Лікарняні за рахунок ФСС, та вибрати лікарняні листи за які хочемо перерахувати кошти співробітникам.

Документ “Списання безготівкових коштів”, вид операції “Виплата зарплати”

Перераховуємо суму лікарняних за рахунок ФСС співробітнику по відомості створеній в попередньому пункті за допомогою документ “Списання безготівкових коштів” вид операції “Виплата зарплати” та вказуємо відомість на виплату.

Так як ФСС нам перерахувало усю суму лікарняних разом в ПДФО та Військовим збором, окрім виплати лікарняного, створюємо ще платежі на перерахування податків з лікарняного.

Документ “Підтвердження виплат за рахунок ФСС”

Після усіх виплат, в розділі “Розрахунки з ФСС по допомогах”, необхідно створити документ “Підтвердження виплат за рахунок ФСС”.

Після вивантаження документа до ФСС, встановіть йому статус = “Переданий до ФСС”.

Для вивантаження, користувачі FREDO Звіт можуть це зробити з форми документу.

На цьому ланцюжок документів по нарахуванню та виплати лікарняних виконаний.

Якщо у вас виникли складнощі з обліком лікарняних, наші спеціалісти з радістю вам допоможуть.

Переваги BAS Бухгалтерія КОРП

BAS Бухгалтерія КОРП — це сучасний програмний продукт європейського рівня від європейської компанії розробників, який створений спеціально під українські бізнесові та правові реалії. Ліцензований продукт був створений і регулярно оновлюється задля того, щоб бути ефективним помічником для бухгалтерської служби будь-якого типу підприємства, установи чи організації.

Придбання ліцензійної версії БАС Бухгалтерія КОРП у таких офіційних дистрибʼюторів, як компанія Форт Бі-Ту-Бі, стане гарантією того, що вже за лічені дні чи тижні ви відчуєте описані нижче та деякі інші покращення:

1. Прискорення виконання поставлених перед бухгалтерською службою завдань.
2. Оптимізація ресурсів бухгалтерської служби та передача більшості рутинних завдань «у руки» автоматизованого механізму.
3. Вивільнення робочого часу спеціалістів під інші необхідні задачі.
4. Можливість скоротити бухгалтерський штат до мінімально можливої необхідної кількості працівників без необхідності тримати зайвих спеціалістів і без втрати продуктивності.
5. Отримання легкого і простого у використанні технологічного інструмента, який буде радувати працівників бухгалтерії оптимізованим інтерфейсом, можливістю віддаленої роботи, легкістю налаштувань «під себе».

Ліцензійна програма BAS Бухгалтерія КОРП від Форт Бі-Ту-Бі налаштована так, щоб автоматизований облік був доступний як вузькопрофільним компаніям, так і тим підприємтсвам, які зайняті у декількох різних сферах з різними видами діяльності, типами оподаткування, тощо. У програми є єдина технологічна база, яка регулярно оновлюється, а також гнучка конфігураційна частина, яку кожен бізнес може видозмінювати відповідно до завдань та цілей.

Чому варто придбати ліцензію BAS Бухгалтерія КОРП та замовити впровадження програмного продукту у компанії Форт

Компанія Форт — це інтегратор та команда професіоналів з впровадження лінійки програмних продуктів для бізнесу під назвою BAS в Україні. Купити БАС Бухгалтерія КОРП на офіційному сайті даної компанії, означає:

• отримати повну впевненість в достовірності ліцензії;
• мати гарантію на регулярні та постійні оновлення;
• отримувати компетентну допомогу, відповіді на запитання і навіть підтримку в процесі налаштувань у випадку тих чи інших проблем;
• мати можливість пільгового замовлення навчальних послуг по освоєнню програмного продукту з нуля або по переходу на нього з технологічного попередника в лиці програм типу 1C.

Купівля BAS Бухгалтерія КОРП через компанію Форт — це перший крок на шляху побудови дійсно сучасного (у всіх сенсах цього слова) бізнесу, який працює швидко, ефективно та безпомилково.

Відповіді на поширені питання

Як діяти у випадку, коли наявних у програмі відомостей не вистачає для розрахунку середнього заробітку співробітника (або тоді, коли даний параметр необхідно відредагувати)?

Покроково діяти потрібно наступним чином:

• перейти на вкладку «Головне»;
• знайти поле с параметром «Середній заробіток» і клікнути на олівці справа від нього для редагування;
• у нововідкритому вікні буде наявна можливість вручну внести фінансові дані про заробіток за періоди часу, яких до цього не вистачало (також там буде можливість змінити параметр середнього заробітку просто вручну).

Що потрібно зробити для того, щоб відобразити продовження листа непрацездатності по співробітнику?

Для того, щоб відобразити необхідне продовження листа непрацездатності, потрібно:

• відкрити Лікарняний лист;
• створити продовження листа через пункт «Створити на підставі».

Якщо продовження листа непрацездатності по співробітнику уже створене (його треба просто додати), робимо наступне:

• знаходимо вкладку «Головне» на сторінці Лікарняного листа;
• ставимо галочку навпроти «Є продовженням листа непрацездатності»;
• вказуємо відповідний документ.

Що робити у випадку появи повідомлення «Не заповнений стаж, допомоги можуть бути розраховані невірно»?

Для цього діємо наступним чином:

• переходимо у документ «Лікарняний лист»;
• у вкладці «Головне» знаходимо виділений синім пункт відповідної проблеми;
• у нововідкритій вкладці редагуємо відомості про стаж працівника.

Виконані дії та внесені дані будуть впливати як на поточні розрахунки, так і на нарахування лікарняних в 1С по цьому ж співробітнику у майбутньому.

Що робити для того, щоб зафіксувати у програму ізоляцію співробітника у звʼязку з COVID-19?

Для цього необхідно:

• перейти до вкладки «Головне» у лікарняному листі;
• клікнути по «Причині непрацездатності»;
• у випадаючому меню вибрати «Ізоляцію від Covid-19».

Якщо потрібно обрати будь-яку іншу причину, дії ідентичні. Доведеться лише обрати щось інше із доступних варіантів у випадаючому списку.

Як активувати застосування пільги в процесі розрахунку лікарняного для донора, який має відповідне право?

Для цього потрібно:

• перейти до вкладки «Оплата» в лікарняному листі (правіше від вкладки «Головне»);
• опуститись трішки вниз і знайти пункт «Застосувати пільги», після чого поставити там галочку;
• трішки правіше клікнути по рядку можливих типів пільг і обрати у випадаючому списку потрібну.