Огляд підсистем «Бюджетування та Планування» у конфігурації BAS КУП

Всі зображення в цій статті створені в українському інтерфейсі конфігурації. Для тих, кому зручніше працювати з російськомовним інтерфейсом, є можливість перемикання мови програми BAS комплексне управління підприємством для кожного окремого Користувача. Зробити це можна через налаштування користувача (головне меню «НСІ та Адміністрація» – «Адміністрування» – «Налаштування користувачів та прав» – «Користувачі» – «Мова інтерфейсу» – російська/українська).

Загальний опис можливостей

У конфігурації BAS КУП розробниками реалізовано інтуїтивно зрозуміле налаштування блоків Бюджетування та Планування завдяки табличній моделі.

Багаторівнева аналітика статей бюджетування ( 6 рівнів + додаткова деталізація по Організаціям та Підрозділам для обраної моделі бюджетування) дозволяє налаштовувати складні варіанти бюджетів.

Можливість створювати версії моделей бюджетування, вивантажувати бюджетну модель у файл та завантажувати з файлу, значно полегшують процес налаштування та впровадження блоку Бюджетування у БАС КУП.

Взаємодія блоку Бюджетування з даними оперативного та регламентованого обліку зображена на наступній схемі:

Тобто підсистема Бюджетування може використовувати дані як оперативного обліку, так і регламентованого обліку. Складність налаштування бюджетування полягає в тому, що для побудови моделі бюджетування та коректного заповнення план-фактного аналізу обов'язковою умовою є те, щоб необхідні аналітичні розрізи були налаштовані та заповнювалися в оперативному контурі обліку.

Розглянемо коротко загальні принципи налаштування та роботи з Бюджетами та Планами, які пропонує клієнт цієї програми.

Налаштування

Головне меню «НСІ та адміністрування» - «Налаштування розділів» - «Бюджетування та планування»

У підменю «Бюджетування» - включається можливість використання системи бюджетів.

У підменю «Планування» є можливість включити використання необхідних планів, бюджетів (план продажів, укрупнений план продажів за категоріями з можливістю його деталізації за номенклатурою, план збирання/розбирання, план виробництва, план закупівель).

Також у цьому меню програмний продукт BAS дозволяє включити можливість використання сезонних коефіцієнтів для розрахунку планової кількості на основі фактичних продажів.

З налаштувань видно, що блок «Бюджетування» може працювати як у зв'язці з блоком Планування, так і без нього. Це означає, що, якщо у вас в компанії ведуться або планується вести детальні операційні плани закупівель, плани продажів, плани виробництва, то можна для них настроїти автоматичне відображення у Бюджетах на відповідних статтях.

Важливо!

Якщо у вас вже є робоча система BAS КУП, де працюють ліміти в розділі Казначейство, при включенні блоку Бюджетування всі ліміти, налаштовані там, автоматично перестануть працювати. Так влаштована система та управління її функціями.

Таким чином, коли Бюджетування запускається пізніше, ніж інші блоки обліку, рекомендується виконувати налаштування моделі бюджетування на копії бази. Тобто ви берете копію робочої бази, налаштовуєте блок Бюджетування, і потім, коли отримуєте модель, що задовольняє вас, завантажуєте її в робочу базу.

На вкладці «Бюджетування та планування» зібрано основні налаштування, довідники, документи, звіти підсистем Бюджетування та Планування.

Усі налаштування зручно виконувати з меню «Налаштування та довідники»

Розглянемо докладніше загальне призначення довідників.

Довідники підсистеми «Бюджетування»:

• Довідник «Моделі бюджетування». Модель визначає сукупність використовуваних бюджетних форм та звітів для введення та аналізу даних. Також у моделі визначається деталізація (бюджет у розрізі організацій чи розрізі підрозділів) і налаштовуються ліміти витрат коштів за даними бюджетування підприємства.

  Налаштуванню моделі бюджетування передує налаштування довідників за такими параметрами:

  • статті бюджетів;

  • показники бюджетів;

  • сценарії бюджетування;

  • пов'язані показники бюджетів;

  • правила одержання фактичних даних.

  Модель бюджетування має статус та термін дії. Одночасно може діяти кілька затверджених моделей.

• Довідник «Сценарії бюджетування». Сценарій – це аналітичний розріз запланованого показника, який служить для зв'язування блоку Планування з Бюджетуванням. Фактичні дані завантажуються в підсистему Бюджетування за окремим сценарієм (наприклад, «Факт»). Також у сценарії вказується валюта сценарію та прогнозні курси обраної валюти.

• Довідник «Статті бюджетів». Це ключовий довідник підсистеми Бюджетування. Довідник, у якому налаштовуються статті майбутніх бюджетів. Ієрархічний довідник, тому в кожній статті налаштовується до 6 рівнів аналітичної деталізації, налагоджується кількісний/сумовий облік.

  

  Також у кожній статті є гіперпосилання, за яким налаштовується правило автоматизації завантаження Фактичних даних та Залежні показники.

  

• Довідник «Аналітики статей бюджетів». У довіднику відображаються існуючі зумовлені варіанти аналітики статей бюджетів (32 варіанти). Також можна додати свій варіант.

  

• Довідник «Показники бюджетів». У цьому довіднику налаштовують залишкові показники бюджетів, які використовують у прогнозному балансі.

  

• Довідник «Зв'язки показників бюджетів». У блоці бюджетування виконується планування за статтями бюджетів та оцінка цього планування у показниках бюджетів. У цьому довіднику налаштовується те, як кожна стаття бюджету впливає на відповідний показник.

  

• Довідник «Нефінансові показники». У цьому довіднику налаштовуються нефінансові показники фактного контролю (кількість, чисельність, ціни, коефіцієнти тощо). При цьому нефінансові показники дають змогу розраховувати залежні статті бюджетів. Тобто, наприклад, розрахувати бюджетний фонд оплати праці за плановою чисельністю та ставками. Бухгалтерське введення планових значень за нефінансовими показниками запроваджується спеціальним документом «Встановлення значень нефінансових показників». Документ можна заповнити вручну або завантажити з інших підсистем (якщо для показника налаштований спосіб отримання з інших підсистем).

  

  

• Довідник «Правила отримання фактичних даних». Фактично, дані бюджетів не зберігаються і не вводяться десь у підсистемі бюджетування, вони розраховуються за налаштованими правилами у звітах. Назва цього довідника говорить сама за себе. Тут за кожною статтею, показником бюджету налаштовуються правила/формули/запити моніторингу та отримання фактичних даних із різних розділів обліку системи.

  

  

• Довідник «Види бюджетів». У цьому довіднику в розрізі Моделей бюджетування налаштовуються структури форм звітів бюджетів, а також форма введення планових показників.

  

  

  

• «Вивантажити модель бюджетування». Даний функціонал дозволяє вивантажити налаштовану модель бюджетування в файл для подальшого її завантаження в аналогічну базу. При розвантаженні зберігаються: модель бюджетування (статті, показники, сценарії, зв'язки, правила отримання фактичних даних), види бюджетів, етапи підготовки, правила лімітування витрат коштів у файл.

• «Завантажити модель бюджетування». За допомогою цієї функції виконується завантаження параметрів бюджетування з файлу.

 

Довідники підсистеми «Планування»

• Довідник «Сценарії товарного планування». Тут налаштовуються сценарії товарного планування. Для сценарію вказується період планування, у яких планах може використовуватися, а також вказується, чи потрібно використовувати дані планування у бюджетуванні.

  

  

• Довідник «Види планів». У довіднику налаштовуються правила заповнення планів у розрізі сценаріїв. Якщо у сценарії налаштовано відображення в підсистемі бюджетування, то документи за видами планів можуть формувати плановий оборот за статтями бюджетів товарів та оплат.

  

  

• Довідник «Джерела даних планування». У цьому довіднику можна налаштувати джерела, за допомогою яких у подальшому можна налаштувати плани за даними системи. Для налаштування джерел використовується схема компонування даних.

  

• Регістр відомостей «Сезонні коефіцієнти». Може використовуватися для планування продажів. Використання сезонних коефіцієнтів налаштовується у налаштуваннях підсистеми.

  

Планування запасів

Усі плани створюються на закладці «Планування та Бюджетування».

Плани можуть створюватися зі списку документів (меню «Бюджетування та планування» – розділ «Планування продажів» – зайти до відповідного списку документів) або за допомогою помічника створення планів «Бюджетування та планування» – розділ «Створити» – вибрати необхідний тип плану.

При заповненні планів можна вносити планові показники вручну або автоматично за допомогою налаштованих правил, або завантажити з файлу.

При проведенні плану формуються рухи по регістрам планування та рухи по регістрам бюджетування (якщо зроблено відповідні налаштування).

Також для затверджених планів (з плану) є можливість сформувати Звіт про збалансованість планів, де можна зайнятися аналізом (за введеними товарами) можливості забезпечення потреб за рахунок створених планів забезпечення.

Бюджетування

Усі бюджети створюються на закладці «Планування та Бюджетування».

Бюджет можна створювати зі списку документів «Примірники бюджетів» (меню «Бюджетування та планування» - розділ «Бюджети» -«Примірники бюджетів») або за допомогою помічника створення екземпляра бюджету («Бюджетування та планування» - розділ «Створити» - Примірник бюджету) .

Таблична частина документа заповнюється автоматично - формою введення значень бюджету після вказівки періоду, сценарію та виду бюджету.

При проведенні документ робить рухи по регістру накопичень «Оберти бюджетів».

Звіти щодо бюджетів налаштованих форм формуються у меню «Бюджетні звіти».

Тут відображаються усі налаштовані варіанти видів бюджетів.

Звіт формується за кнопкою Сформувати.

Для аналізу зроблених налаштувань, введених планових показників, встановлених лімітів — реалізовано низку звітів, всі вони зібрані в меню «Планування та Бюджетування» - «Звіти з бюджетування та планування».

У результаті схему налаштування блоку бюджетування можна зобразити так:

Замовити ліцензовану версію BAS Комплексне управління підприємством можна, перейшовши за цим посиланням. Використовуючи офіційне програмне забезпечення, ви отримуєте безпроблемний програмний продукт, який дозволить спростити формування та аналіз звітності, полегшити збір та обробку різних даних та прискорити роботу компанії в цілому. Функціональністю регулярно оновлюваного та покращуваного ПЗ буде задоволений як персонал, так і керівництво.