Пачка накладных от поставщика, дедлайн по отчётности уже горит, а каждую строку номенклатуры приходится вбивать руками. Знакомая картина, не так ли? Компания «Форт БиТуБи» рассказывает о решении, которое снимает эту рутину с плеч бухгалтерии – сервис AIRDoc для программ BAS. Он читает сканы, фото и электронные файлы поставщиков и сам формирует приходную накладную.
Что такое сервис AIRDoc?
AIRDoc – это облачный инструмент распознавания документов, встроенный в программы BAS. Он превращает фото, сканы, PDF- или Excel-файлы от поставщиков в готовые строки товаров в накладной.
Разработала его одесская команда «Брейн Групп» при поддержке Союза автоматизаторов бизнеса, а распространяется сервис через сеть партнёров BAS по стране. В основе – распознавание текста и автоматическая сверка цифр, поэтому ошибки в суммах и ставках НДС система отлавливает ещё до проведения документа.
То есть это не отдельная программа для установки с нуля, а модуль внутри привычной рабочей среды. Открываете документ оприходования – и сервис уже там, рядом.
Какие возможности имеет AIRDoc?
Функционал сервиса сосредоточен на одной задаче – превратить документ поставщика в структурированные данные для учёта. Вот что конкретно он умеет:
- получает текст из фото, сканов и файлов PDF, JPG, PNG, а также листов Excel;
- определяет ИНН контрагента, дату, сумму, ставку НДС и номенклатуру;
- проверяет каждую строку по формуле цена × количество = сумма;
- считает итоговый НДС и автоматически подставляет ставку в каждую позицию;
- формирует готовую приходную накладную без выхода за пределы базы.
Каждая операция, от считывания цифр до проверки итогов, происходит в одном окне обработки. Вам остаётся лишь взглянуть на результат.
Как работает AIRDoc?
Логика работы построена на восьми последовательных шагах – от загрузки файла до переноса готовых строк в учёт. Разберём их, а заодно и индикаторы качества, по которым удобно контролировать результат:
- 1Открываете обработку распознавания из документа оприходования.
- 2Загружаете файл поставщика – фото, скан или электронный документ.
- 3При необходимости выбираете страницы для распознавания (Excel обрабатывается сразу целиком).
- 4Запускаете распознавание товарных позиций.
- 5Проверяете сформированную таблицу номенклатуры.
- 6Уточняете найденные товары или создаёте новые прямо из обработки.
- 7Сверяете итоговые суммы и НДС с рассчитанными по строкам.
- 8Переносите проверенные данные в документ учёта.
Для каждой распознанной строки система ищет соответствующий товар в вашей базе и показывает степень сходства цветом:
| Индикатор | Что означает |
| Зелёный | значительное сходство номенклатуры |
| Жёлтый | умеренное сходство, нужно проверить |
| Красный | незначительное сходство или совпадений не найдено |
Ненайденную позицию можно создать прямо из обработки, без перехода в другие разделы программы. А если исправить название товара вручную, система сначала ищет точное совпадение в базе и лишь потом обращается к модулю распознавания документов BAS.
После проверки распознанных данных их можно перенести в документ учёта.
Преимущества использования AIRDoc
Одно из преимуществ сервиса — автоматизация распознавания и переноса данных из документов поставщиков. Но это далеко не всё. Есть и другие:
- точность – автоматическая сверка сумм и ставок НДС снижает риск ошибок;
- масштабируемость – одинаково качественно обрабатывает как единичные документы, так и большие пакеты данных;
- поддержка всех популярных форматов файлов – PDF, JPG, PNG, XLS, XLSX;
- встроенность и предварительная настройка под программы BAS без дополнительных внешних настроек.
Время обработки зависит от типа и сложности загруженных документов. Бухгалтер сохраняет полный контроль над результатом – система предлагает вариант, а решение принимает человек. AIRDoc BAS не устаёт после сотой однотипной операции и сохраняет производительность независимо от нагрузки.
Сервис помогает сократить объём ручного ввода данных и дополнительно контролировать их перед переносом в документ учёта.
Для кого подойдёт AIRDoc?
Сервис пригодится компаниям, которые регулярно получают документы от поставщиков и ведут учёт в BAS:
- 1Бухгалтериям с большим потоком приходных накладных.
- 2Розничным и оптовым компаниям с частыми поставками товара.
- 3Логистическим и дистрибьюторским фирмам, где номенклатура постоянно обновляется.
- 4Частным предпринимателям, которые самостоятельно ведут первичную документацию.
Особенно ощутима польза там, где поставщик ежедневно присылает документы в разном виде – то фото с телефона, то Excel-файл, то скан. AIRDoc поддерживает работу с документами в разных форматах, в частности с фото, сканами и Excel-файлами. Для владельца бизнеса это меньше зависимости от того, успеет ли бухгалтер обработать всё вручную до конца дня.
Если документы поступают единично, эффект будет заметным, но не критичным. При регулярном потоке накладных автоматизация распознавания документов может быть особенно полезной для бухгалтерии.
Какие форматы документов поддерживает?
Сервис принимает как изображения, так и электронные таблицы, поэтому подходит под разные источники документов от поставщиков:
- PDF;
- JPG;
- PNG;
- XLS;
- XLSX.
Фото и сканы обрабатываются через распознавание изображений, а для Excel-файлов применяется другая логика – считывание структуры листа. Если в файле несколько страниц, для картинок их выбираете вручную, а Excel распознаётся полностью автоматически. Именно так и реализовано распознавание первичных документов в ежедневной работе бухгалтерии.
Главное – это реальные рабочие документы, с которыми компании сталкиваются каждый день, а не идеальные образцы для тестов.
В каких программах BAS работает?
На данный момент AIRDoc интегрирован в BAS Бухгалтерия (Базовая, ПРОФ, КОРП), начиная с версии 2.1.34.
Разработчики не скрывают намерений расширять перечень программ, которые поддерживают сервис. Если сегодня вы работаете не в BAS Бухгалтерии, стоит следить за обновлениями.
Обновления выходят вместе с новыми версиями программ BAS, поэтому отдельно устанавливать ничего не нужно.
Тарифы AIRDoc
Доступ к AIRDoc оформляется по трём тарифам, разница между которыми – в длительности работы и объёме документов, с которыми можно будет работать.
| Тариф | Срок действия | Лимит документов | Цена, грн с НДС 20% |
| AIRDoc Lite | 3 месяца | 100 листов + 50 фото/сканов | 1 800 |
| AIRDoc Plus | 6 месяцев | 400 листов + 100 фото/сканов | 3 300 |
| AIRDoc Premium | 12 месяцев | 800 листов + 200 фото/сканов | 7 200 |
Тариф действует до наступления первого из двух событий – заканчивается срок или исчерпывается лимит распознанных документов. Ведётся отдельный баланс для картинок и листов электронных файлов, поэтому пакет расходуется пропорционально загруженному. Оформить доступ можно на неограниченное количество юрлиц, ФЛП или физлиц в пределах одной основной поставки BAS.
Выбирайте тариф под реальный объём документооборота, а не «про запас». Так расходы на сервис остаются предсказуемыми.
Как подключить AIRDoc?
Чтобы подключить AIRDoc, нужна действующая лицензия на основную поставку BAS и обращение в обслуживающую компанию.
Условие одно – иметь лицензионный программный продукт BAS из перечня программ, где реализован сервис. Оформить подписку можно через официальный сайт «Форт БиТуБи» 24/7. После регистрации доступа тариф активируется сразу, а счётчик распознанных документов стартует с нуля. Техническую поддержку сервиса осуществляет разработчик в рабочие дни с 9:00 до 17:00.
Обратитесь к команде «Форт БиТуБи», чтобы рутинный ввод накладных остался в прошлом. Попробовать можно и даже стоит уже в этом квартале.
