Пачка накладних від постачальника, дедлайн по звітності вже горить, а кожен рядок номенклатури доводиться вбивати руками. Знайома картина, чи не так? Компанія «Форт БіТуБі» розповідає про рішення, яке знімає цю рутину з плечей бухгалтерії – сервіс AIRDoc для програм BAS. Він читає скани, фото та електронні файли постачальників і сам формує прибуткову накладну.
Що таке сервіс AIRDoc?
AIRDoc – це хмарний інструмент розпізнавання документів, вбудований у програми BAS. Він перетворює фото, скани, PDF- чи Excel-файли від постачальників на готові рядки товарів у накладній.
Розробила його одеська команда «Брейн Групп» за підтримки Спілки автоматизаторів бізнесу, а поширюється сервіс через мережу партнерів BAS по країні. В основі – розпізнавання тексту та автоматична звірка цифр, тож помилки в сумах і ставках ПДВ система відловлює ще до проведення документа.
Тобто це не окрема програма для встановлення з нуля, а модуль всередині звичного робочого середовища. Відкриваєте документ оприбуткування – і сервіс уже там, поруч.
Які можливості має AIRDoc?
Функціонал сервісу зосереджений на одному завданні – перетворити документ постачальника у структуровані дані для обліку. Ось що конкретно він уміє:
- отримує текст із фото, сканів та файлів PDF, JPG, PNG, а також аркушів Excel;
- визначає ІПН контрагента, дату, суму, ставку ПДВ та номенклатуру;
- перевіряє кожен рядок за формулою ціна × кількість = сума;
- рахує підсумковий ПДВ і автоматично підставляє ставку в кожну позицію;
- формує готову прибуткову накладну без виходу за межі бази.
Кожна операція, від зчитування цифр до перевірки підсумків, відбувається в одному вікні обробки. Вам залишається лише поглянути на результат.
Як працює AIRDoc?
Логіка роботи побудована на восьми послідовних кроках – від завантаження файлу до перенесення готових рядків в облік. Розберемо їх, а заразом і індикатори якості, за якими зручно контролювати результат:
- 1Відкриваєте обробку розпізнавання з документа оприбуткування.
- 2Завантажуєте файл постачальника – фото, скан або електронний документ.
- 3За потреби обираєте сторінки для розпізнавання (опрацьовується весь Excel одразу).
- 4Запускаєте розпізнавання товарних позицій.
- 5Перевіряєте сформовану таблицю номенклатури.
- 6Уточнюєте знайдені товари або створюєте нові прямо з обробки.
- 7Звіряєте підсумкові суми та ПДВ із розрахованими за рядками.
- 8Переносите перевірені дані в документ обліку.
Для кожного розпізнаного рядка система шукає відповідний товар у вашій базі і показує ступінь схожості кольором:
| Індикатор | Що означає |
| Зелений | значна схожість номенклатури |
| Жовтий | помірна схожість, треба перевірити |
| Червоний | незначна схожість або збігів не знайдено |
Незнайдену позицію можна створити прямо з обробки, без переходу в інші розділи програми. А якщо виправити назву товару вручну, система спершу шукає точний збіг у базі і лише потім звертається до модуля розпізнавання документів BAS.
Після перевірки розпізнаних даних їх можна перенести в документ обліку.
Переваги використання AIRDoc
Одна з переваг сервісу — автоматизація розпізнавання та перенесення даних із документів постачальників. Але це далеко не все. Ще є:
- точність – автоматична звірка сум і ставок ПДВ знижує ризик помилок;
- масштабованість – однаково якісно обробляє як поодинокі документи, так і великі пакети даних;
- підтримка всіх популярних форматів файлів – PDF, JPG, PNG, XLS, XLSX;
- вбудованість і передналаштованість під програми BAS без додаткових зовнішніх налаштувань.
Час обробки залежить від типу та складності завантажених документів. Бухгалтер зберігає повний контроль над результатом – система пропонує варіант, а рішення ухвалює людина. AIRDoc BAS не втомлюється після сотої однотипної операції і зберігає продуктивність незалежно від навантаження.
Сервіс допомагає скоротити обсяг ручного введення даних та додатково контролювати їх перед перенесенням у документ обліку.
Для кого підійде AIRDoc?
Сервіс стане в пригоді компаніям, які регулярно отримують документи від постачальників і ведуть облік у BAS:
- 1Бухгалтеріям із великим потоком прибуткових накладних.
- 2Роздрібним та оптовим компаніям із частими поставками товару.
- 3Логістичним і дистриб'юторським фірмам, де номенклатура постійно оновлюється.
- 4Приватним підприємцям, які самостійно ведуть первинну документацію.
Особливо відчутна користь там, де постачальник щодня надсилає документи в різному вигляді – то фото з телефону, то Excel-файл, то скан. AIRDoc підтримує роботу з документами у різних форматах, зокрема фото, сканами та Excel-файлами. Для власника бізнесу це менше залежності від того, чи встигне бухгалтер обробити все вручну до кінця дня.
Якщо документи надходять поодиноко, ефект буде помітним, але не критичним. При регулярному потоці накладних автоматизація розпізнавання документів може бути особливо корисною для бухгалтерії.
Які формати документів підтримує?
Сервіс приймає як зображення, так і електронні таблиці, тому підходить під різні джерела документів від постачальників:
- PDF;
- JPG;
- PNG;
- XLS;
- XLSX.
Фото і скани обробляються через розпізнавання зображень, а для Excel-файлів застосовується інша логіка – зчитування структури аркуша. Якщо у файлі кілька сторінок, для картинок їх обираєте вручну, а Excel розпізнається повністю автоматично. Саме так і реалізовано розпізнавання первинних документів у щоденній роботі бухгалтерії.
Головне – це реальні робочі документи, з якими компанії стикаються щодня, а не ідеальні зразки для тестів.
У яких програмах BAS працює?
Наразі AIRDoc інтегровано в BAS Бухгалтерія (Базова, ПРОФ, КОРП), починаючи з версії 2.1.34.
Розробники не приховують намірів розширювати перелік програм, які підтримують сервіс. Якщо сьогодні ви працюєте не в BAS Бухгалтерії, варто стежити за оновленнями.
Оновлення виходять разом із новими версіями програм BAS, тому окремо встановлювати нічого не потрібно.
Тарифи AIRDoc
Доступ до AIRDoc оформлюється за трьома тарифами, різниця між якими – у тривалості роботи та обсязі документів, з якими можна буде працювати.
| Тариф | Термін дії | Ліміт документів | Ціна, грн з ПДВ 20% |
| AIRDoc Lite | 3 місяці | 100 аркушів + 50 фото/сканів | 1 800 |
| AIRDoc Plus | 6 місяців | 400 аркушів + 100 фото/сканів | 3 300 |
| AIRDoc Premium | 12 місяців | 800 аркушів + 200 фото/сканів | 7 200 |
Тариф діє до настання першої з двох подій – закінчується термін або вичерпується ліміт розпізнаних документів. Ведеться окремий баланс для картинок і аркушів електронних файлів, тож пакет витрачається пропорційно завантаженому. Оформити доступ можна на необмежену кількість юросіб, ФОП чи фізосіб у межах однієї основної поставки BAS.
Обирайте тариф під реальний обсяг документообігу, а не «про запас». Так витрати на сервіс залишаються передбачуваними.
Як підключити AIRDoc?
Щоб підключити AIRDoc, потрібна діюча ліцензія на основну поставку BAS та звернення до обслуговуючої компанії.
Умова одна – мати ліцензійний програмний продукт BAS із переліку програм, де реалізовано сервіс. Оформити підписку можна через офіційний сайт «Форт БіТуБі» 24/7. Після реєстрації доступу тариф активується одразу, а лічильник розпізнаних документів стартує з нуля. Технічну підтримку сервісу здійснює розробник у робочі дні з 9:00 до 17:00.
Зверніться до команди «Форт БіТуБі» для того, щоб рутинне введення накладних залишилося в минулому. Спробувати можна і навіть варто вже цього кварталу.
