Начисление и выплата больничных в конфигурациях BAS

Рассмотрим учет больничных писем сотрудников в конфигурациях BAS КУП или Бухгалтерия Корп. В конфигурации BAS Бухгалтерия профессиональный учет больничных не автоматизирован и начисляется вручную в документе начисления зарплаты.

В типовых конфигурациях BAS КУП или Бухгалтерия Корп порядок отражения начисления и выплаты больничных соответствует действующему законодательству. Поэтому сейчас хотим уделить внимание правилам корректного заполнения документов и вообще правильной последовательности создания документов.

Примечание

Все картинки в данной статье сделаны в украинском интерфейсе программы. При желании пользователей работать с русскоязычным интерфейсом такая возможность есть. Язык интерфейса настраивается для каждого отдельного пользователя базы данных. Эта настройка выполняется в настройке пользователя (главное меню «НИИ и администрирование» - «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав» - «Пользователи» - «Язык интерфейса программы» - украинский/ русский)

Настройка

В программе все необходимые настройки созданы разработчиком, и обычно не требуются дополнительные настройки. Единственное, что нужно ввести для корректного расчета больничных, это страховой стаж сотрудника.

Раздел «Кадры», справочник «Сотрудники».

В карточке сотрудника, в шапке, переходим по ссылке «Трудовая деятельность», и по гиперссылке вносим стаж для расчета больничных (на дату приема сотрудника в текущую организацию)

Последовательность документов

Рассмотрим общую схему начисления и выплаты больничных:

1. 1 Документ «Неявка»

Если сотрудник не вышел на работу и не известно, когда будет больничное письмо, для корректного учета рабочего времени необходимо создать документ «Неявка».

1. 2 Документ «Больничное письмо»

Когда сотрудник предоставил информацию по больничному листу, создаем документ «Больничное письмо».

1. 3 Документ «Заявление расчет в ФСС»

Если сотрудник был на больничном более 5 дней и больничный насчитал больничные за счет в ФСС, необходимо создать документ «Заявление-расчет в ФСС».

1. 4 Документ «Табель»

Документ «Табель» заполняется автоматически согласно кадровым документам.

1. 5 Документ «Начисление зарплаты»

С начисленного больничного за счет предприятия будут удержаны НДФЛ и Военный сбор.

1. 6 Документ «Ведомость в банк»

Создаем ведомость на выплату больничных или зарплаты вместе с больничными за счет предприятия.

1. 7 Документ «Поступление безналичных средств», операция «другое поступление»

Получение денежных средств от ФСС на отдельный расчетный счет предприятия.

1. 8 Документ «Подтверждение оплаты заявления-расчета в ФСС»
2. 9 Документ «Ведомость в банк»

После получения средств от ФСС создаем ведомость в банк на выплату больничных за счет ФСС сотруднику.

1. 10 Документ «Списание безналичных средств», вид операции «Выплата зарплаты»

Перечисляем сумму больничных за счет ФСС сотруднику по ведомости, созданной в п.9.

1. 11 Документ «Списание безналичных средств», вид операции «Перечисление налога»

Так как ФСС нам перечислило всю сумму больничных вместе в НДФЛ и Военным сбором, кроме выплаты больничного создаем платеж на перечисление налогов с больничного.

1. 12 Документ «Подтверждение выплат».

Теперь рассмотрим внимательнее заполнение каждого документа.

Документ «Неявка»

Раздел «Кадры» - «Все кадровые документы»

При создании нового выбираем тип документ «Неявка»

В документе нужно указать:

Месяц, организацию, сотрудника, выбрать отсутствие по невыясненным причинам, выбрать вид начислений «Отсутствие по невыясненной причине», дату начала и конца.

Если в предыдущем периоде на этот период были какие-либо начисления (например, отпуск или оклад), то они будут автоматически сторнированы и отобразятся на вкладке «Пересчет прошлого периода».

Если в этом месяце больничный не будет представлен, то при расчете зарплаты сотруднику будет назначено начисление Отсутствие по невыясненной причине с Нулевой суммой.

В табеле неявка отобразится с типом времени ЧП.

Документ «Больничное письмо»

Документ «Больничное письмо» предназначен для начислений различных видов заболеваний, их перечень на фото ниже:

Документ этот единственный и для сотрудников кадровой службы, так и для бухгалтера, рассчитывающего зарплату. Доступ к документу может быть разделен на уровне прав доступа.

Итак, что нужно заполнить в больничном:

• «Месяц» – месяц, в котором насчитывается больничный сотруднику
• «Организация» - указать организацию, в которой оформлен сотрудник
• «Сотрудник»
• «Электронный больничный» - установить флажок и указать номер
• «Является продолжением письма нетрудоспособности». Если этот больничный является продолжением прошлого больничного, нужно установить отметку «Продолжение» и выбрать документ прошлый больничный лист.
• «Причина нетрудоспособности» - выбрать причину из предложенного списка. В зависимости от выбранной причины система автоматически рассчитает сумму и порядок начисления больничных (т.е. сколько за счет предприятия, сколько за счет ФСС)
• «Освобождение от работы С – ПО» - указать период освобождения от работы в соответствии с письмом нетрудоспособности. При заполнении даты окончания автоматически рассчитается количество дней больничного и, соответственно, суммы начислений.
• В реквизитах «Начислено», «Удержано», «Вклады ФЛП», «Средний заработок» отражаются результаты расчета пособия.

Суммы «Удержано» и «Взносы ФЛП» заполняются только для варианта «Выплата» больничного в расчетный период. Если выплата указана с зарплатой, содержание взносов и начисление ФЛП будут выполнены в документе расчета зарплаты.

«Средний заработок». Данные для расчета средней зарплаты могут быть просмотрены/редактированы с помощью кнопки «Изменить данные для расчета среднего заработка».

Важно! Если в информационной базе есть учитываемые данные при расчете средней зарплаты, они автоматически заполнятся в форме редактирования расчета средней. И при исправлении их вручную, они будут выделены жирным шрифтом и будут влиять только на расчет текущего документа.

Корректировкой расчета средней з/п следует пользоваться, когда программа используется для расчета зарплаты меньше года, и соответственно расчет средней не может быть корректным. В таком случае можно вводить данные за более ранние периоды и эти данные должны сохраниться для последующего расчета данного сотрудника.

• «Выплата» - нужно указать, когда планируется выплата пособия – «С зарплатой», «С авансом» или «В межрасчетный период». «Дата выплаты» - плановая, по умолчанию устанавливается равная текущей и может быть установлена требуемая.

Важно! Если установить тип выплаты с зарплатой, все больничные начисления должны выплачиваться в зарплату (данные по больничным просто не заполнятся в ведомости). Так что если в компании больничные за счет ФСС выплачиваются, когда пришли средства, то способ нужно указать «В межрасчетный период».

Закладка «Оплата» заполняется автоматически

• - «Назначить помощь» установлено автоматически на период больничного. При отключении этой опции помощь будет рассчитана с нулевой суммой.
• - «Дата начала нетрудоспособности» указывается дата начала временной нетрудоспособности. В данном реквизите автоматически указывается дата, указанная ранее в реквизите «Освобождение от работы с» на закладке «Главное». Если больничный лист является продолжением (установленный флаг «Является продолжением больничного листа:»), то по умолчанию указывается дата начала нетрудоспособности с первичного больничного листа и данное поле становится недоступным;
• - «Нарушение режима с» - при стандартном больничном - пусто. Но при нарушении режима без уважительной причины является основанием для снижения размера пособия. Если указана дата нарушения режима, то с этой даты оплата дней нетрудоспособности не производится.
• - «Страховой стаж» - автоматически заполняется стажем сотрудника на дату начала больничного.
• - «Процент оплаты» - заполняется автоматически в соответствии со стажем сотрудника и причинами нетрудоспособности.
• - «Стаж в месяцах для ФСС» в реквизите «Стаж в месяцах» рассчитывается общий страховой стаж, а в реквизите «Стаж за 12 месяцев в месяцах» – страховой стаж за последние 12 месяцев. Для корректного расчета страхового стажа следует ввести документ «Введение сведений для расчета страхового стажа». Можно распечатать подробный расчет стажа по данным ПФУ с помощью кнопки «Печать»;
• - «Ограничение помощи» также заполняется автоматически в соответствии с законодательством в зависимости от причины нетрудоспособности и страхового стажа сотрудника.
• - «Учитывать заработок предыдущих страхователей» - можно установить, когда необходимо при расчете учесть заработок, который сотрудник получил у других работодателей. Сумму заработка, полученную у других работодателей, необходимо ввести документом «Справка для расчета пособия (входная)» (раздел «Зарплата» – «Справки для расчета пособия»).

• - «Применять льготы» - необходимо установить, если сотрудник имеет право на помощь в повышенных размерах. При установке флажка необходимо выбрать из предложенного перечня основание для предоставления льготы. При этом становятся доступны дополнительные настройки размеров помощи.

Закладка «Начислено (подробно)»

На данной вкладке можно проверить подробный расчет пособия.

Суммы пособия за счет работодателя и за счет ФСС отражаются отдельными строками.

Расчет можно распечатать (кнопка «Печать – Подробный расчет»).

Документ «Заявление расчет в ФСС»

аздел «Зарплата» - «Расчеты с ФФ по пособиям».

После проведения всех больничных необходимо создать документ «Заявление расчет в ФСС».

Заявку можно заполнить автоматически по введенным в текущем месяце документам.

После того, как заявление будет передано в ФСС, в документе необходимо изменить статус на «Передан в ФСС».

Пользователи сервиса Fredo Отчет могут выгрузить документ для отправки в электронном виде.

Документ «Табель»

Документ «Табель» заполняется автоматически согласно кадровым документам.

Документ «Начисление зарплаты»

В документе Начисление зарплаты по больничным начислениям будут удержаны НДФЛ и Военный сбор отдельными суммами по больничному за счет ФСС и больничный за счет предприятия.

Документ «Ведомость на выплату зарплаты через банк» / «Ведомость перечислений на счета»

Внимание.

В продуктах линейки BAS ведомость в банке реализована двумя типами документов.

Если сотруднику зарплата начисляется по зарплатному проекту, то для выплат ему используется документ «Ведомость в банк».

А если сотруднику зарплата перечисляется на его личный счет в банке, то должны использовать документ «Ведомость перечислений на счета».

Итак, для выплаты больничного создаем документ «ведомость соответствующего типа».

Если больничные за счет предприятия необходимо выплатить отдельно от зарплаты, в ведомости необходимо выбрать тип выплаты «Больничные листы за счет предприятия» и выбрать документы «больничное письмо». После этого заполнить документ с помощью кнопки Заполнить.

На основе ведомости - создать платежный документ «Списание безналичных средств», с видом операции «Выплата зарплаты по зарплатному проекту» или «Выплата зарплаты на лицевые счета» в зависимости от параметров выплат сотрудников.

Документ «Поступление безналичных средств», операция «другое поступление»

При импорте выписки из банка, при поступлении средств на специализированный счет для расчетов по выплатам за счет ФСС, создаем документ «Поступление средств» с видом операции «другое поступление».

Документ «Подтверждение оплаты заявления расчета в ФСС»

После получения денежных средств от ФСС на отдельный расчетный счет предприятия, вводом на основании заявления-расчета, необходимо создать документ «Подтверждение оплаты заявления-расчета в ФСС». Документ будет заполнен автоматически. Если заявление в ФСС отклонено для одного или нескольких работников, необходимо создать документ Подтверждение, и по соответствующим сотрудникам установить отметку «Отклонено».

Важно! Пока не создан документ подтверждения оплаты заявления-расчета, зумы больничных не будут попадать в сведения в рассрочку.

Документ «Ведомость в банк»

После получения средств от ФСС создаем ведомость в банк соответствующего типа (в банк/или на счет сотрудника) на выплату больничных за счет ФСС сотруднику.

В документе нужно выбрать вид выплаты Больничные за счет ФСС, и выбрать больничные листы, за которые хотим перечислить средства сотрудникам.

Документ «Списание безналичных средств», вид операции «Выплата зарплаты»

Перечисляем сумму больничных за счет ФСС сотруднику по сведению созданной в предыдущем пункте с помощью документа «Списание безналичных средств» вид операции «Выплата зарплаты» и указываем ведомость на выплату.

Так как ФСС нам перечислило всю сумму больничных вместе в НДФЛ и Военным сбором, кроме выплаты больничного создаем еще платежи на перечисление налогов с больничного.

Документ «Подтверждение выплат за счет ФСС».

После всех выплат, в разделе «Расчеты по ФСС по пособиям», необходимо создать документ «Подтверждение выплат за счет ФСС».

После выгрузки документа в ФСС установите ему статус = «Передан в ФСС».

Для выгрузки, пользователи FREDO Отчет могут сделать это из формы документа.

На этом цепочка документов по начислению и выплате больничных выполнена.

Если у вас возникли сложности с учетом больничных, наши специалисты с радостью помогут вам.

Преимущества BAS Бухгалтерия КОРП

BAS Бухгалтерия КОРП – это современный программный продукт европейского уровня от европейской компании разработчиков, созданный специально под украинские бизнес-правовые реалии. Лицензированный продукт был создан и регулярно обновляется для того, чтобы быть эффективным помощником для бухгалтерской службы любого типа предприятия, учреждения или организации.

Приобретение лицензионной версии БАС Бухгалтерия КОРП у таких официальных дистрибьюторов как компания Форт Би-Ту-Би станет гарантией того, что уже за считанные дни или недели вы почувствуете описанные ниже и некоторые другие улучшения:

1. Ускорение выполнения поставленных перед бухгалтерской службой задач.
2. Оптимизация ресурсов бухгалтерской службы и передача большинства рутинных задач в руки автоматизированного механизма.
3. Высвобождение рабочего времени специалистов под другие необходимые задачи.
4. Возможность сократить бухгалтерский штат до минимально возможного количества работников без необходимости держать лишних специалистов и без потери производительности.
5. Получение легкого и простого в использовании технологического инструмента, который будет радовать работников бухгалтерии оптимизированным интерфейсом, возможностью удаленной работы, легкостью настроек «под себя».

Лицензионная программа BAS Бухгалтерия КОРП от Форт Би-Ту-Би настроена так, чтобы автоматизированный учет был доступен как узкопрофильным компаниям, так и тем предприятиям, которые заняты в нескольких разных сферах с разными видами деятельности, типами налогообложения и т.д. У программы есть единая технологическая база, которая регулярно обновляется, а также гибкая конфигурационная часть, которую каждый бизнес может видоизменять в соответствии с задачами и целями.

Почему стоит приобрести лицензию BAS Бухгалтерия КОРП и заказать внедрение программного продукта у компании Форт

Компания Форт – это интегратор и команда профессионалов по внедрению линейки программных продуктов для бизнеса под названием BAS в Украине. Купить БАС Бухгалтерия КОРП на официальном сайте данной компании, означает:

• получить полную уверенность в достоверности лицензии;
• иметь гарантию на регулярные и постоянные обновления;
• получать компетентную помощь, ответы на вопросы и даже поддержку в процессе настроек в случае тех или иных проблем;
• иметь возможность льготного заказа обучающих услуг по освоению программного продукта с нуля или по переходу на него из технологического предшественника в лице программ типа 1C.

Покупка BAS Бухгалтерия КОРП через компанию Форт – это первый шаг на пути построения действительно современного (во всех смыслах этого слова) бизнеса, который работает быстро, эффективно и безошибочно.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Как поступать в случае, когда имеющихся в программе сведений не хватает для расчета среднего заработка сотрудника (или тогда, когда данный параметр необходимо отредактировать)?

Пошагово действовать нужно следующим образом:

• перейти на вкладку «Главное»;
• найти поле с параметром «Средний заработок» и кликнуть на карандаше справа от него для редактирования;
• во вновь открывшемся окне будет возможность вручную внести финансовые данные о заработке за периоды времени, которых до этого не хватало (также там будет возможность изменить параметр среднего заработка просто вручную).

Что нужно сделать для того чтобы отобразить продолжение письма нетрудоспособности по сотруднику?

Для того чтобы отобразить необходимое продление письма нетрудоспособности, нужно:

• открыть больничное письмо;
• создать продолжение письма через пункт «Создать на основании».

Если продолжение письма нетрудоспособности по сотруднику уже создано (его нужно просто добавить), делаем следующее:

• находим вкладку «Главное» на странице Больничного листа;
• ставим галочку напротив «Является продолжением письма нетрудоспособности»;
• указываем соответствующий документ.

Что делать в случае появления сообщения «Не заполнен стаж, пособия могут быть рассчитаны неверно»?

Для этого действуем следующим образом:

• переходим в документ «Больничное письмо»;
• во вкладке «Главное» находим выделенный синим пункт соответствующей проблемы;
• во вновь открытой вкладке редактируем сведения о стаже работника.

Выполненные действия и внесенные данные будут влиять как на текущие расчеты, так и на начисление больничных в 1С по этому же сотруднику в будущем.

Что делать для того, чтобы зафиксировать в программе изоляцию сотрудника по COVID-19?

Для этого необходимо:

• перейти к вкладке «Главное» в больничном листе;
• кликнуть по «причине нетрудоспособности»;
• в раскрывающемся меню выбрать «Изоляцию от Covid-19».

Если нужно выбрать любую другую причину, действия идентичны. Придется только выбрать что-нибудь другое из доступных вариантов в выпадающем списке.

Как активировать применение льготы в процессе расчета больничного для донора, обладающего соответствующим правом?

Для этого нужно:

• перейти к вкладке «Оплата» в больничном листе (правее вкладки «Главное»);
• опуститься немного вниз и найти пункт «Применить льготы», после чего поставить там галочку;
• немного правее кликнуть по строке возможных типов льгот и выбрать в выпадающем списке нужную.